L’emergenza sanitaria a causa del coronavirus ha impattato pesantemente anche sull’attività giudiziaria. La necessità di mantenere il distanziamento sociale anche nel settore legale, almeno con riguardo alle attività giudiziali ha, così, necessitato di un tempestivo intervento che consentisse, sulla base degli strumenti a disposizione di tribunali e avvocati, la normale prosecuzione dell’attività d’udienza. Vediamo come si deve svolgere nella Fase 2 dell’emergenza il processo telematico amministrativo.
Indicazioni per il processo telematico amministrativo
Prima del lockdown, il processo telematico amministrativo consentiva ai professionisti lo svolgimento di numerose attività di cancelleria direttamente da remoto, tramite l’utilizzo combinato di modelli appositamente creati per il deposito di atti e documenti e per le iscrizioni a ruolo. Tale modalità di interazione con le cancellerie consentiva di operare in modo molto più agile, sull’intero territorio nazionale. La necessità, tuttavia, di limitare gli accessi ai tribunali per contenere il contagio, sulla base del disposto normativo di cui all’art. 4 c. 1 del D.l. n. 28/2020 (“Disposizioni integrative e di coordinamento in materia di giustizia amministrativa) ha reso necessario l’adattamento e lo sviluppo, in via del tutto sperimentale, del processo telematico amministrativo, con l’introduzione della possibilità di svolgere le udienze da remoto, ove la discussione non possa essere sviluppata tramite il deposito di memorie scritte. La norma, infatti, prevede che “In alternativa alla discussione possono essere depositate note di udienza fino alle ore 9 antimeridiane del giorno dell’udienza stesso o richiesta di passaggio in decisione e il difensore che deposita tali note o tale richiesta è considerato presente a ogni effetto in udienza”. Le note, tuttavia, ai sensi delle Linee Guida emanate il 25 maggio 2020 dal Consiglio di Stato, devono rispettare alcuni requisiti:
- essere sintetiche, per rispettare i principi di brevità propri della discussione orale;
- essere depositate con anticipo rispetto al giorno dell’udienza, per consentire alle controparti una replica informata;
Qualora le note siano depositate il giorno stesso dell’udienza, entro le ore 9:00, il presidente potrà accordare una postergazione dell’orario di trattazione, per consentire l’esame alle controparti, o disporre un breve rinvio. All’interno delle linee guida elaborate dal Consiglio di Stato si trovano anche le regole di svolgimento del processo tramite modalità telematiche, in via del tutto eccezionale e alternativa al contraddittorio orale, al fine di garantire, anche nel corso dell’emergenza sanitaria e nella vigenza del d.l. 28/2020, il rispetto del diritto al contradditorio e della partecipazione attiva all’udienza.
A tal fine, è necessario, per le parti, avanzare specifica richiesta al Tribunale, singolarmente o congiuntamente, tramite il deposito di un’istanza entro il termine normativamente previsto per il deposito delle memorie di replica, o, qualora si tratti di udienze cautelari, fino a cinque giorni liberi prima dell’udienza. L’istanza è accolta automaticamente se presentata congiuntamente da tutte le pari costituite nel processo; qualora, invece, sia solo una delle parti a richiedere lo svolgimento da remoto dell’udienza di discussione, l’accoglimento della stessa è subordinato alla discrezionalità del presidente del collegio. Al presidente del collegio è data facoltà, altresì, di disporre con decreto lo svolgimento dell’udienza di discussione anche d’ufficio.
All’accoglimento dell’istanza o alla disposizione d’ufficio della discussione da remoto, seguirà la comunicazione da parte della ai difensori, tramite PEC, almeno un giorno libero prima della trattazione, del giorno e dell’ora in cui avverrà l’udienza in videoconferenza, sulla base di un programma previamente stabilito dal Tribunale che riduca i tempi di attesa fra una discussione e l’altra. Sarà premura della cancelleria comunicare, oltre a quanto indicato sopra, anche il link della piattaforma cui collegarsi per poter partecipare l’udienza e dell’informativa privacy, disponibile presso il sito della Giustizia Amministrativa. Attualmente, il sistema prescelto è Microsoft Teams, sebbene con alcune modifiche e limitazioni.
Lo svolgimento dell’udienza
L’udienza sarà svolta come segue:
- Prima della discussione, il presidente del collegio e il segretario verificheranno la funzionalità e la stabilità del collegamento e le presenze delle parti, dando atto nel verbale delle modalità con le quali si è accertata l’identità dei partecipanti, nonché dell’avvenuta dichiarazione, da parte degli stessi, della volontà di partecipare all’udienza da remoto. I difensori, i loro delegati e le parti che agiscono in proprio dovranno, altresì, dichiarare di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali. Nulla dice il d.l. 28/2020 in merito all’eventuale impossibilità di trattare l’udienza a causa di inconvenienti tecnici o della insufficienza delle apparecchiature utilizzate, lasciando al Collegio l’apprezzamento di tali evenienze, ai sensi del combinato disposto dell’art. 127 c.p.c., 39 c.p.a. e 11 delle disposizioni attuative del c.pa., che consente al presidente di “fare o prescrivere quanto occorre affinché la trattazione delle cause avvenga in modo ordinato e proficuo».
- L’identificazione delle parti potrà avvenire tramite riconoscimento video o produzione di un documento di identità, i cui estremi, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati di cui all’art. 5 GDPR non saranno annotati;
- All’atto del collegamento, prima di procedere alla discussione, i difensori e le parti che agiscono in proprio hanno l’obbligo di dichiarare, sotto la propria responsabilità, che quanto accade nel corso dell’udienza o nella camera di consiglio non è visto né ascoltato da soggetti non legittimati ad assistere all’udienza o alla camera di consiglio e si impegnano a non effettuare alcuna registrazione della stessa, ai sensi di quanto imposto dall’art. 2 c. 11 del D.P.C.S. n. 134/2020 (“È vietata la registrazione, con ogni strumento e da parte di chiunque, delle udienze pubbliche e camerali, nonché della camera di consiglio da remoto tenuta dai soli magistrati per la decisione degli affari. È in ogni caso vietato l’uso della messaggistica istantanea interna agli applicativi utilizzati per la videoconferenza e, comunque, di altri strumenti o funzioni idonei a conservare nella memoria del sistema traccia delle dichiarazioni e delle opinioni espresse dai partecipanti all’udienza o alla camera di consiglio”). Tale dichiarazione è inserita nel verbale d’udienza.
- L’udienza di discussione si volgerà secondo i principi di brevità e sinteticità, con concessione alle parti di un tempo massimo per la trattazione della causa di sette minuti per le istanze cautelari, nei riti dell’accesso, del silenzio, del decreto ingiuntivo e dell’ottemperanza; dieci minuti nel rito ordinario, nel rito abbreviato comune ex art. 119 c.p.a., nel rito sui contratti pubblici ex artt. 120 e ss. c.p.a., nonché nei riti elettorali.
- Si lascia al presidente la facoltà di dichiarare la chiusura della discussione nel momento in cui sia ritenuta sufficiente, di concedere repliche e, qualora il tempo concesso da regolamento non sia sufficiente all’esaustiva trattazione della causa, disporre un rinvio della stessa in relazione ai punti che non è stato possibile discutere.
Durante l’udienza, le parti potranno richiedere anche il passaggio in decisione. Tale adempimento, tuttavia, contrariamente a quanto avviene nel regime ordinario di svolgimento delle udienze, è concesso anche in forma scritta, per mezzo delle note di cui sopra. La parte non risulterà presente all’udienza qualora non presenti alcuna richiesta di passaggi in decisione, non aderisca alla richiesta altrui, o decida di non presenziare all’udienza condotta tramite videoconferenza da remoto.
Le limitazioni nell’utilizzo della piattaforma Teams
In assenza di un applicativo per lo svolgimento delle udienze da remoto proprietario, si è deciso di fare affidamento all’applicativo fornito da Microsoft, Teams. Secondo quanto indicato nell’informativa fornita sul sito di Giustizia Amministrativa, Microsoft assumerebbe la qualifica di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, “in forza dell’acquisto da parte della Giustizia Amministrative, tramite adesione e Convenzione Consip, delle licenze relative all’utilizzo del pacchetto MICROSOFT Office 365” in utilizzo al personale della stessa. La piattaforma di Microsoft, oltre a garantire il rispetto dei requisiti tecnici per le udienze da remoto e la sicurezza dei dati trattati, risulta conforme anche alle specifiche Agid[1], divenendo così un utile strumento per consentire ai Tribunali di operare senza eccessivi rallentamenti, nel rispetto dei citati principi del contraddittorio.
L’accesso alla piattaforma potrà avvenire sia tramite la propria piattaforma web, senza l’utilizzo di credenziali Microsoft, sia tramite l’applicativo fornito da quest’ultima, da installarsi sia sul proprio computer che su dispositivi mobili, fornendo, in questa seconda ipotesi, le proprie credenziali di accesso. Tuttavia, al fine di prevenire eventuali fenomeni di rischio connessi all’adozione di un sistema non controllato e gestito dalla Giustizia Amministrativa, in mancanza di una disciplina tecnica specifica che stabilisca le modalità di collegamento, di partecipazione dei difensori e dei magistrati, lo svolgimento da remoto delle camere di consiglio, nonché le garanzie di sicurezza del sistema informativo, sono state previste alcune limitazioni nell’utilizzo di Teams:
- Non è consentito al provider che offre il servizio di videoconferenza di acquisire alcun dato personale al di fuori dei “metadati” necessari al corretto svolgimento video da remoto (id di autenticazione, indirizzi e-mail, indirizzi IP, dati di connessione);
- Non è consentito al provider registrare le udienze;
- Le camere di consiglio decisorie saranno svolte prevalentemente in audioconferenza.
Il parere del Garante privacy
Le limitazioni enunciate sono state accolte con favore dal Garante Privacy nel provvedimento n. 88/2020, sebbene lo stesso auspichi che, una volta cessata l’emergenza sanitaria, la Giustizia Amministrativa provveda a dotarsi di una piattaforma propria, o comunque di sistemi e infrastrutture condivise con altre Pubbliche Amministrazioni, al fine di evitare i rischi connessi al flusso transfrontaliero di dati. Particolare enfasi viene posta dal Garante anche sulla necessità di formare in modo adeguato il personale addetto all’uso dei sistemi, per evitare che gli stessi ascoltino le udienze e le camere di consiglio senza esservi autorizzati.
Conclusioni
La svolta digitale che l’emergenza sanitaria ha avviato, ferma restando la necessità di implementare i sistemi informatici dei tribunali troppo spesso ritenuti inadeguati dagli addetti ai lavori, è da accogliersi sicuramente con favore, in particolare, al fine di digitalizzare e modernizzare anche il sistema giudiziario, sotto ogni profilo, non soltanto quello connesso agli adempimenti di cancelleria.
