Processo civile telematico, come gestire formato e firma dei documenti: le regole

I formati dei documenti informatici e la loro firma nell’ambito del processo civile telematico sono aspetti regolamentati da una normativa complessa, che è bene approfondire per evitare errori che potrebbero compromettere l’iter processuale. Analizziamo il framework normativo di riferimento per capire come gestire in pratica questi temi.

Le regole del Processo civile telematico

Il quadro normativo è complesso ed è composto da normativa primaria, secondaria e regolamentare. Inoltre, la realizzazione pratica del p.c.t. è demandata alla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati o “DGSIA” del Ministero della Giustizia. L’art. 2 co. 6 CAD (d.lgs n. 82/2005 e successive modificazioni e integrazioni) espressamente dispone che le disposizioni del CAD si applicano al p.c.t. “in quanto compatibili e salvo che sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”. Per quanto concerne le disposizioni in materia di p.c.t. concernenti il formato degli atti e dei documenti informatici, è utile ricordare:

• gli artt. 11, 12 e 34 del Decreto Ministero della Giustizia n. 44/2011 (recante il Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24);
• l’art. 16 bis co. 9 octies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. in l. n. 221/2012, e successive modificazioni e integrazioni);
• il Provvedimento DGSIA 16.4.2014 (recante Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della Giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei princìpi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24) e successivi aggiornamenti (la versione consolidata è disponibile sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia).

In sintesi, il p.c.t. viene regolamentato, dettagliatamente, dalle specifiche tecniche dettate dal suddetto Provv. DGSIA 16.4.2014 (e successive modifiche) e le disposizioni del CAD trovano un’applicazione residuale in questa materia.

 Il formato dell’atto del Processo civile telematico

L’art. 11 (rubricato Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico) d.m. n. 44/2011 disciplina il formato dell’atto del processo in forma di documento informatico e prevede che l’atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all’art. 34 d.m. n. 44/2011. Le informazioni strutturate sono in formato XML, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011, pubblicate sul Portale dei Servizi telematici. La nota di iscrizione a ruolo può essere trasmessa per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale; le relative informazioni sono contenute nelle informazioni strutturate di cui al comma1 dell’art. 11 d.m. n. 44/2011, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011.

Processo civile telematico, come si fanno le notifiche: guida alle norme

L’art. 34 (rubricato Specifiche tecniche) d.m. n. 44/2011 dispone che le specifiche tecniche sono stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla protezione dei dati personali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

L’art. 12 (rubricato Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico – art. 11 del regolamento) Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone che l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

1. è in formato PDF;

2. è privo di elementi attivi;

3. è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;

4. è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna.

Nel p.c.t. non vi sono limitazioni relative ai singoli file ma al loro insieme posto che la “busta telematica” non può avere un peso superiore ai 30 MB. Un successivo articolo che verrà pubblicato su questa Rivista online si occuperà del deposito e della “busta telematica”. In questa sede, si precisa soltanto che l’atto processuale deve essere redatto con software di video scrittura e trasformato in pdf nativo (non è ammessa la copia per immagine), senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti, privo di elementi attivi, è corredato da un file in formato XML denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Il formato dei documenti informatici allegati

L’art. 12 (rubricato Formato dei documenti informatici allegati) d.m. n. 44/2011 disciplina il formato dei documenti informatici allegati, prevedendo che gli stessi sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011. È consentito l’utilizzo dei formati compressi, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011, purché contenenti solo file nei formati previsti dal comma precedente.

L’art. 13 (rubricato Formato dei documenti informatici allegati – art. 12 del regolamento) Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone che i documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

• 1. .pdf
  2. .rtf
  3. .txt
  4. .jpg
  5. .gif
  6. .tiff
  7. .xml
  8. .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.
  9. .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) ad h).

2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente:

• 1. .zip
  2. .rar
  3. .arj

Nel p.c.t., non è obbligatorio sottoscrivere con firma digitale o firma elettronica qualificata gli allegati ma possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.

La firma digitale o firma elettronica qualificata nel Processo civile telematico

Nel p.c.t. è possibile sottoscrivere digitalmente l’atto sia con la modalità CADES che con quella PADES. Infatti, l’art. 12 Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone, fra l’altro, che l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna. La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CA-dES-BES; il certificato di firma è inserito nella busta crittografica; è fatto divieto di inserire nella busta crittografica le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario.

La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m.

Le applicazioni di generazione della firma digitale o qualificata per la sottoscrizione dei documenti informatici devono utilizzare la funzione di hash di cui all’art 4, c. 2, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22.2.2013. Il certificato di firma è inserito nella busta crittografica.