La guida

Processo civile telematico, come gestire formato e firma dei documenti: le regole

Analizziamo il complesso framework normativo per comprendere le regole di gestione dei formati e delle firme di atti e documenti nell’ambito del processo civile telematico, al fine di capire come occuparsene in pratica

19 Nov 2021
Ione Ferranti

Studio legale Ferranti

Giustizia digitale

I formati dei documenti informatici e la loro firma nell’ambito del processo civile telematico sono aspetti regolamentati da una normativa complessa, che è bene approfondire per evitare errori che potrebbero compromettere l’iter processuale. Analizziamo il framework normativo di riferimento per capire come gestire in pratica questi temi.

Le regole del Processo civile telematico

Il quadro normativo è complesso ed è composto da normativa primaria, secondaria e regolamentare. Inoltre, la realizzazione pratica del p.c.t. è demandata alla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati o “DGSIA” del Ministero della Giustizia. L’art. 2 co. 6 CAD (d.lgs n. 82/2005 e successive modificazioni e integrazioni) espressamente dispone che le disposizioni del CAD si applicano al p.c.t. “in quanto compatibili e salvo che sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”. Per quanto concerne le disposizioni in materia di p.c.t. concernenti il formato degli atti e dei documenti informatici, è utile ricordare:

WHITEPAPER
DATI: fonte imprescindibile per le aziende! PROTEGGILI e mantienili CONFORMI alle regole
Big Data
Sicurezza
  • gli artt. 11, 12 e 34 del Decreto Ministero della Giustizia n. 44/2011 (recante il Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24);
  • l’art. 16 bis co. 9 octies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. in l. n. 221/2012, e successive modificazioni e integrazioni);
  • il Provvedimento DGSIA 16.4.2014 (recante Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della Giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei princìpi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24) e successivi aggiornamenti (la versione consolidata è disponibile sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia).

In sintesi, il p.c.t. viene regolamentato, dettagliatamente, dalle specifiche tecniche dettate dal suddetto Provv. DGSIA 16.4.2014 (e successive modifiche) e le disposizioni del CAD trovano un’applicazione residuale in questa materia.

Riferimenti normativi

Decreto Ministero Giustizia 21/02/2011 n. 44 (regolamento PCT) artt. 11, 12 e 34

Art. 16 bis comma 9 octies D.L. 179/2012

Provvedimenti DGSIA ex art. 34 d.m. n. 44/2011 c.d. specifiche tecniche (e successive modifiche e integrazioni) artt. 12 e 13

CAD in quanto compatibile e salvo che non sia diversamente disposto dalle norme sul p.c.t.

 Il formato dell’atto del Processo civile telematico

L’art. 11 (rubricato Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico) d.m. n. 44/2011 disciplina il formato dell’atto del processo in forma di documento informatico e prevede che l’atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all’art. 34 d.m. n. 44/2011. Le informazioni strutturate sono in formato XML, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011, pubblicate sul Portale dei Servizi telematici. La nota di iscrizione a ruolo può essere trasmessa per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale; le relative informazioni sono contenute nelle informazioni strutturate di cui al comma1 dell’art. 11 d.m. n. 44/2011, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011.

Processo civile telematico, come si fanno le notifiche: guida alle norme

L’art. 34 (rubricato Specifiche tecniche) d.m. n. 44/2011 dispone che le specifiche tecniche sono stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla protezione dei dati personali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

L’art. 12 (rubricato Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico – art. 11 del regolamento) Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone che l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

1. è in formato PDF;

2. è privo di elementi attivi;

3. è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;

4. è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna.

Nel p.c.t. non vi sono limitazioni relative ai singoli file ma al loro insieme posto che la “busta telematica” non può avere un peso superiore ai 30 MB. Un successivo articolo che verrà pubblicato su questa Rivista online si occuperà del deposito e della “busta telematica”. In questa sede, si precisa soltanto che l’atto processuale deve essere redatto con software di video scrittura e trasformato in pdf nativo (non è ammessa la copia per immagine), senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti, privo di elementi attivi, è corredato da un file in formato XML denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Formato consentito atto da depositare
  1. pdf nativo: è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti
  2. firmato digitalmente o firma elettronica qualificata esterna
Formato non consentito atto da depositare
  1. non deve contenere elementi attivi (es. macro e campi variabili)
  2. non deve essere una copia per immagine o scansione di atto analogico
Formato consigliabileGli atti di parte depositati con modalità telematiche sono redatti in maniera sintetica e possono contenere i link ipertestuali

Il formato dei documenti informatici allegati

L’art. 12 (rubricato Formato dei documenti informatici allegati) d.m. n. 44/2011 disciplina il formato dei documenti informatici allegati, prevedendo che gli stessi sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011. È consentito l’utilizzo dei formati compressi, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011, purché contenenti solo file nei formati previsti dal comma precedente.

L’art. 13 (rubricato Formato dei documenti informatici allegati – art. 12 del regolamento) Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone che i documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

    1. .pdf
    2. .rtf
    3. .txt
    4. .jpg
    5. .gif
    6. .tiff
    7. .xml
    8. .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.
    9. .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) ad h).

2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente:

    1. .zip
    2. .rar
    3. .arj

Nel p.c.t., non è obbligatorio sottoscrivere con firma digitale o firma elettronica qualificata gli allegati ma possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.

Formato dei documenti informatici allegatia) .pdf

b) .rtf

c) .txt

d) .jpg

e) .gif 3

f) .tiff

g) .xml

h) .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti

i) .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) ad h)

Formati compressia) .zip

b) .rar

c) .arj.

La firma digitale o firma elettronica qualificata nel Processo civile telematico

Nel p.c.t. è possibile sottoscrivere digitalmente l’atto sia con la modalità CADES che con quella PADES. Infatti, l’art. 12 Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone, fra l’altro, che l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna. La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CA-dES-BES; il certificato di firma è inserito nella busta crittografica; è fatto divieto di inserire nella busta crittografica le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario.

La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m.

Le applicazioni di generazione della firma digitale o qualificata per la sottoscrizione dei documenti informatici devono utilizzare la funzione di hash di cui all’art 4, c. 2, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22.2.2013. Il certificato di firma è inserito nella busta crittografica.

Firma digitale consentita
  1. PAdES-BES (o PAdES Part 3)
  2. CA-dES-BES
Modalità di apposizionefirme multiple indipendenti o parallele, uno o più soggetti firmano, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta)

WHITEPAPER
Perché impostare una strategia di manutenzione dei server?
Datacenter
Sicurezza
@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articolo 1 di 4