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Documenti

Guercio. “Nuovo Cad, che fare perché sia una ‘buona riforma’”

di Mariella Guercio, università Sapienza di Roma

02 Mag 2017

2 maggio 2017

Sta per venire alla luce una nuova versione del Cad, senza trasparenza del processo in corso. Ma fra le priorità che bisognerebbe tener presenti per rivedere il Codice dell’amministrazione digitale c’è la qualità dei documenti e delle informazioni. Il ruolo del responsabile della gestione documentale

A poche settimane dalla conclusione dell’annunciato processo di revisione del Codice dell’amministrazione digitale e della regolamentazione correlata, non sono ancora chiari i principi che dovrebbero guidarla, come ho già avuto modo di sottolineare in un precedente intervento. Non mancano le osservazioni di molti commentatori su aspetti di natura strettamente organizzativa che peraltro non dovrebbero essere oggetto di modifica in questa fase. Molti insistono sulla necessità di ridefinire i profili professionali e i relativi percorsi formativi, anche se su questo aspetto cruciale – e lungamente disatteso –, i tavoli intorno a cui discutere sono altri e non riguardano certo chi cura la revisione delle norme tecniche. Al legislatore, oggi, si chiede di aggiornare (là dove è necessario) e confermare (se opportuno) quell’insieme di obblighi, condizioni e strumenti che consentano alle pp.aa. e ai cittadini di sfruttare le potenzialità che la tecnologia ci offre per migliorare i servizi e assicurare livelli di trasparenza ed efficienza adeguati a un paese europeo.

Pur concordando sul fatto che il complesso di disposizioni che regolano il settore manchi talvolta di organicità e si sia sviluppato in modo contraddittorio determinando lentezze e resistenze, non vi è dubbio che il processo di trasformazione digitale avviato da tempo non manchi a questo punto di qualità e risponda a un disegno sufficientemente ordinato e coerente con la normativa europea grazie a un lungo e continuo lavoro di revisione e aggiornamento che risale alla metà degli anni Novanta.
Non è inutile ricordare che il percorso realizzato, pur con tante incertezze, ha consentito al nostro paese – molto più e molto meglio di quanto sia avvenuto e stia avvenendo sia nel resto d’Europa che negli stessi Stati Uniti – di avviare un significativo, anche se non ancora completo, processo di trasformazione nel modo in cui la PA gestisce i suoi processi, assume e documenta le sue decisioni, comunica con i cittadini e con le imprese, in forme sempre più chiaramente se non esclusivamente digitali.

Il compito affidato a un nucleo di esperti di alleggerire tale sistema di norme in nome della loro fruibilità può essere svolto in forme diverse e può, quindi, portare a risultati anche divergenti rispetto alle aspettative di miglioramento che sono all’origine di quell’incarico e come tali avvertite dall’opinione pubblica. Innanzitutto, preoccupa l’assenza di informazioni sulla strada che prenderà questa ‘deregulation’ dai tempi pericolosamente stretti e, quindi inevitabilmente, sottratta al confronto con gli interlocutori principali di questa trasformazione: la PA, i professionisti che operano in questo campo, le aziende e, soprattutto, le strutture di tutela (Agid e la Direzione generale degli archivi) che dovrebbero gestire le fonti documentarie digitali destinate a garantire trasparenza e accesso e a garantire che la memoria storica sia affidabile, accurata e autentica, ma anche, finalmente, i media e settori della politica nazionale che cominciano a percepire i rischi di un uso distorto del web e la facilità con cui si manipolano le informazioni trasformandole in documenti e fonti solo apparentemente accurate e affidabili. Una parte almeno dell’opinione pubblica comincia a rendersi conto di quanto sia urgente e indispensabile presidiare la qualità delle informazioni, almeno di quelle prodotte e rese disponibili in ambito pubblico, ovvero quelle che senza paura di essere smentiti possiamo identificare come le informazioni di natura documentaria.

Meglio tardi che mai, purché l’itinerario prescelto sia in grado di sostenere le finalità di cui si è detto. Come ha in questi giorni giustamente sottolineato il presidente della Commissione d’inchiesta al Commissario straordinario per l’Agenda digitale (‘Come si può sperare di avere una PA efficiente e digitale se non c’è alcun responsabile della transizione alla modalità operativa digitale? Se le organizzazioni non vengono scalfite? Se nessuno misura i risultati? ‘), il nodo risiede nella presenza di responsabilità ben definite, competenti e consapevoli, capaci di affrontare e gestire i cambiamenti necessari. Dispiace solo che il richiamo in questione riguardi – come troppo spesso accade – alcuni ruoli (in questo caso quelli del Responsabile della trasformazione digitale e del Difensore civico digitale in quanto previsti dall’articolo 17 del vigente Codice dell’amministrazione digitale) e non si faccia in alcun modo riferimento alla presenza del Responsabile della gestione documentale, resa obbligatoria già dal testo unico sulla documentazione amministrativa del 2000 (dpr 445/2000, articolo 61) e confermata dalle regole tecniche del 2013 (dpcm 3 dicembre 2013, articolo 3) che, giustamente, prevedono la presenza in ogni amministrazione pubblica di un profilo professionale specifico, “comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica” (art. 611 c. 2).

Le figure in questione sono spesso presenti (anche se non sempre riconosciute o valorizzate all’interno della PA): sono archivisti ed esperti di gestione informatica dei documenti, opportunamente formati a livello universitario (dotati di un diploma di laurea magistrale specifica, di un diploma di specializzazione post-laurea o del diploma rilasciato da una delle 17 scuole degli archivi di Stato, finalmente oggetto di una importante riforma che ne qualifica e aggiorna i programmi e i percorsi). Si tratta di figure in grado di gestire le memorie documentarie nella fase di formazione (qualunque sia il supporto di memorizzazione), nei depositi e nei sistemi di conservazione, ma soprattutto preparate a garantire fruizione e accesso, a favorire la comunicazione e la trasparenza senza mai dimenticare il rispetto dei principi di riservatezza. Disporre in modo diffuso di figure preparate di questo livello, in grado di trattare le memorie documentarie a prescindere dal supporto, ma con piena consapevolezza dei contesti e delle funzioni svolte, è una ricchezza incredibile e invidiabile di cui pochi paesi europei dispongono.

La tutela gioca in questo ambito un ruolo cruciale, come ha giustamente riconosciuto il ministro Franceschini avviando le procedure di un concorso per 95 archivisti di Stato destinato a riempire i vuoti che si sono creati in questi anni nell’amministrazione archivistica e che hanno in parte indebolito l’azione di affiancamento assicurato dal Ministero anche in questo settore. La presenza di forze nuove e preparate accrescerà senza dubbio l’efficacia dei controlli e rafforzerà il supporto tecnico fornito alle amministrazioni non solo per rendere fruibile quanto già prodotto, ma anche per consentire che le memorie digitali del presente siano in grado di mantenere la funzione tradizionale di fonti documentarie del futuro. A tale fine non basta tuttavia l’intervento dello Stato. E’ necessario che l’intero comparto pubblico faccia la sua parte, rispettando in primo luogo il dettato normativo in materia di archivi digitali e affidando non formalmente il servizio per la gestione documentale ai responsabili tecnici previsti già nel 2000, scelti con la dovuta attenzione sulla base delle competenze realmente possedute.

Perché la trasformazione digitale che i cittadini aspettano da tempo dia frutti maturi e duraturi si devono, peraltro, sostenere le amministrazioni nella sperimentazione, nello sviluppo e nella condivisione di soluzioni adeguate. Che sia un’esigenza fortemente sentita lo dimostra da anni il successo che raccolgono tutte le iniziative formative, i seminari, i workshop, i webinar che approfondiscono i temi dedicati alla gestione documentale e le reti che favoriscono la condivisione (la rete RECAP promossa dall’Università degli studi di Roma La Sapienza e sostenuta da Anai e da decine di partner istituzionali e privati, il Forum dei conservatori coordinato da Agid, le attività di formazione dell’Anai, il master dell’Università degli studi di Macerata, il Tavolo Cantieri documenti digitali di ForumPA, solo per fare qualche esempio di iniziative recenti). Insomma, il lavoro fin qui realizzato e le esperienze accumulate testimoniano non solo la complessità dei problemi da affrontare ma anche la qualità di un percorso già avviato e condiviso e non possono essere ignorati neanche in nome delle pur rilevanti esigenze di semplificazione normativa e procedurale.

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