La PEC semplifica gli adempimenti in ambito bancario. Con la posta elettronica certificata infatti è più facile provvedere ai numerosi obblighi di comunicazione alle autorità cui gli istituti di credito sono per legge sottoposti. La PEC permette di avere uno strumento immediato, digitale e dal valore legale garantito. Vediamo nello specifico in che modo questo messo è d’aiuto nel settore.
Il contesto normativo
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è stata introdotta nel nostro ordinamento con il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3).
In base a tale normativa la PEC è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. La certificazione dell’invio e della ricezione – i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici – viene svolta tramite fornitura al mittente, da parte del suo gestore di posta elettronica certificata, di un documento informatico costituente una ricevuta idonea a documentare l’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione; nel momento in cui il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente un ulteriore documento informatico costituente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
In sintesi, quindi, la PEC rappresenta un’alternativa valida a tutti gli effetti di legge alla spedizione tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento di comunicazioni o lettere, così come anche riconosciuto espressamente dalla sentenza della Corte di Appello di Brescia n. 4/2019. Lo strumento, quindi, consente di trasmettere messaggi di posta elettronica con la stessa valenza di una raccomandata con avviso di ricevimento.
PEC e intermediari finanziari
L’interesse del legislatore italiano verso la posta elettronica certificata è accresciuto nel corso degli anni, inducendo lo stesso ad ampliare le ipotesi di utilizzo.
In materie specifiche, sono stati così previsti adempimenti particolari di utilizzo della posta elettronica certificata. Si ricorda che l’Agenzia delle Entrate ha imposto l’obbligo di comunicare alla medesima l’indirizzo di Posta elettronica certificata a cui l’Agenzia provvede ad inviare le richieste di indagini finanziarie e dalla quale devono essere trasmesse le risposte secondo lo schema predisposto dalla stessa Agenzia. Destinatari di tale obbligo sono: istituti bancari e Poste Italiane, Società di gestione del risparmio (Sgr), Società di intermediazione mobiliare (Sim), società fiduciarie, Istituti di moneta elettronica (Imel), intermediari finanziari, compresi i soggetti che non operano nei confronti del pubblico e iscritti nell’elenco previsto dal Testo Unico Bancario.
L’art. 153, comma 2 del Regolamento Consob sugli intermediari finanziari ed il protocollo intercorso tra la Consob e l’Organismo di Vigilanza, indicano in maniera puntuale i dati che devono essere comunicati ai fini dell’iscrizione nell’albo dei consulenti finanziari tra cui, appunto, la necessità che il professionista indichi “un indirizzo attivo di posta elettronica certificata”. Anche tutti i consulenti finanziari, pertanto, dovranno procedere all’attivazione di una casella di posta elettronica certificata che provvederanno poi a comunicare all’Organismo affinché venga pubblicata all’interno dell’albo.
Le comunicazioni con le autorità
Nell’ambito dei processi degli intermediari bancari e finanziari sono molte le comunicazioni previste dalla normativa sia verso le Autorità di controllo sia verso i clienti che potrebbero essere effettuate tramite la posta elettronica certificata. Tanto ciò è vero che la Banca d’Italia sul proprio sito internet chiarisce che la corrispondenza ufficiale ad essa destinata può essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, attraverso documenti informatici secondo i formati più comuni, sia da parte di pubbliche amministrazioni sia da parte di soggetti privati tramite casella PEC (o anche tramite casella convenzionale purché il documento sia sottoscritto con una firma elettronica qualificata o digitale). L’Autorità di controllo precisa anche che “i documenti informatici provenienti da caselle di PEC equivalgono alle comunicazioni trasmesse mediante raccomandata con avviso di ricevimento”.
Esaminando il Testo Unico Bancario (TUB) si può agevolmente rilevare che a carico delle banche e dei vari soggetti che devono interloquire con Banca d’Italia sono previste numerose comunicazioni, le quali il più delle volte si riferiscono a procedimenti autorizzativi e a comunicazioni relative alla vigilanza: l’autorizzazione all’esercizio dell’attività bancaria (art. 14), l’autorizzazione all’apertura di succursali (art. 15), la procedura di autorizzazione/comunicazione per la prestazione di servizi senza succursali (art. 16), l’autorizzazione per l’acquisto di partecipazioni (art. 19), le richieste di informazioni (art. 21), le procedure relative a trasformazioni e fusioni (artt. 31, 36, 57), l’autorizzazione all’emissione di assegni circolari (art 49), le comunicazioni che devono essere svolte dalla capogruppo in caso di gruppo bancario (art. 61), le comunicazioni relative alla liquidazione o scioglimento (art. 92, 93, 96 quinquies, 98), le comunicazioni relative alla vigilanza informativa (art. 66) e regolamentare (art. 67).
Quelle indicate sono solo parte degli obblighi di comunicazione che ricadono sulle banche verso l’Autorità di controllo, e che, specularmente, sono previsti anche per gli intermediari finanziari nel Titolo V del TUB.
I vantaggi della PEC
Appare evidente come l’utilizzo della posta elettronica certificata nell’ambito di tali procedimenti costituisca indubbiamente un notevole vantaggio in termini sia di celerità dell’azione da parte dell’Autorità di controllo sia di efficienza operativa da parte dei soggetti obbligati ad effettuare le comunicazioni, che possono in tal modo adempiere a quanto previsto dalla normativa con uno strumento che garantisce la validità di quanto trasmesso dando certezza anche rispetto ai tempi nei quali l’obbligo deve essere attuato.
D’altra parte, dal punto di vista delle attività più “commerciali” degli operatori bancari e degli intermediari finanziari, l’implementazione di un sistema di comunicazioni tramite posta elettronica certificata potrebbe agevolare la conclusione dei contratti con la clientela e l’adempimento degli obblighi informativi verso la stessa.
Ricordando che ai sensi dell’art. 117 TUB tutti i contratti aventi ad oggetto operazioni disciplinate dal TUB stesso devono necessariamente avere forma scritta, nel momento in cui si intende digitalizzare tale attività appare anche necessario predisporre degli strumenti adeguati di comunicazione dei documenti informatici ai clienti. In particolare, la posta elettronica certificata è un valido strumento per le ipotesi in cui la legge pone obblighi precontrattuali a carico delle banche ed intermediari, come ad esempio per l’attuazione delle norme in materia di trasparenza in cui è necessario poter dimostrare di aver fornito, prima della stipulazione del contratto, determinate informazioni al cliente. Si può dimostrare di aver adempiuto a tali obblighi anche se il destinatario non dispone di una casella PEC: infatti, dal sistema viene comunque inviata al mittente una ricevuta di accettazione del messaggio, con la quale si attestano data e ora dell’invio.
Gli obblighi verso Consob
Anche nell’ambito delle comunicazioni da effettuarsi alla Consob ai sensi del Testo Unico della Finanza (TUF) il canale privilegiato indicato dall’Autorità è la posta elettronica certificata. Vengono infatti indicati gli indirizzi PEC a cui trasmettere le informazioni precisando che “I documenti informatici pervenuti tramite PEC equivalgono alle comunicazioni trasmesse tramite raccomandata con avviso di ricevimento”. Così come per la Banca d’Italia anche la Consob accetta comunicazioni con email ordinaria, ma queste devono essere comunque svolte tramite la sottoscrizione dei documenti con firma qualificata o digitale.
Il TUF prevede a sua volta un numero rilevante di comunicazioni che devono essere svolte da emittenti e soggetti sottoposti a vigilanza a cui si aggiungono quelle previste dal Regolamento di attuazione concernente la disciplina degli emittenti.
Si tratta di numerosi obblighi informativi, derivanti dall’esigenza di salvaguardia del mercato mobiliare e necessari affinché la Consob possa svolgere le sue funzioni di controllo sui soggetti emittenti. Tali obblighi si riferiscono sia ad eventi particolari (come le autorizzazioni e le comunicazioni tra i vari organi di controllo) sia a flussi informativi regolari che i soggetti vigilati devono mantenere con l’Autorità di controllo (come le richieste di informazioni provenienti dalla stessa e le comunicazioni periodiche da inviare da parte soggetti vigilati).
In tali ambiti la posta elettronica certificata costituisce lo strumento privilegiato per porre in essere le comunicazioni, la cui mancata effettuazione può dar luogo ad attività ispettive supplementari da parte della Consob o, in alcune ipotesi, all’adozione di provvedimenti nei confronti dei soggetti vigilati. E’ importante, quindi, che la PEC venga correttamente integrata nei flussi di lavoro, gestendo in maniera dinamica le comunicazioni e monitorando la casella.
Conclusione
In conclusione, si può ben affermare che la posta elettronica certificata sia oramai diventata uno strumento di lavoro essenziale per coloro che operano nel settore bancario e finanziario, garantendo velocità, sicurezza e certezza delle comunicazioni, nonché, se correttamente implementata nei processi di onboarding della clientela e di gestione della stessa, un valido mezzo per poter digitalizzare l’operatività potendo garantire al contempo la possibilità di fornire prova di aver posto in essere gli adempimenti richiesti dalla normativa di settore.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Aruba.
