Nell’anno in cui festeggia i centocinquant’anni dalla fondazione, Konica Minolta ha nuovamente vinto l’appalto per la Convenzione denominata “Print & Copy Management”, organizzata da CONSIP a livello nazionale.
Konica Minolta, che aveva già vinto la convenzione negli anni precedenti, ha ottenuto la vittoria anche quest’anno per le zone geografiche del Nord e del Centro Italia: tutte le Amministrazioni Pubbliche presenti in Lombardia, Liguria, Piemonte, Valle D’Aosta, Trentino-Alto Adige, Veneto, Friuli-Venezia Giulia, Emilia-Romagna, Toscana, Marche, Abruzzo, Umbria, Molise e Sardegna potranno dunque acquistare i sistemi di stampa multifunzione Konica Minolta, insieme ai relativi servizi e assistenza, a costi ridotti.
Una grande soddisfazione e un impegno particolarmente coinvolgente, quello con le PA, che Konica Minolta affronta con attenzione ed esperienza grazie anche a una divisione Sales specificamente dedicata alla pubblica amministrazione.
Un risultato che fornisce all’azienda un riconoscimento strategico oltre che economico e le consente, come nella sua tradizione, di porsi in qualità di partner e consulente prima che di fornitore, partecipando in modo attivo alla realizzazione di progetti su misura, ritagliati sulle esigenze di ciascuna pubblica amministrazione – da quella locale a quella centrale.
Vediamo allora in che modo le amministrazioni pubbliche hanno la possibilità di migliorare l’efficienza e le prestazioni dei loro uffici.
Convenzione Print & Copy Management, i vantaggi di un approccio consulenziale alle esigenze delle PA
Partiamo col sottolineare che, a differenza delle convenzioni di noleggio o acquisto di beni, la Convenzione P&CM è una convenzione di “Servizio” specificamente dedicata al “Servizio di Stampa Gestita”.
La Convenzione, in vigore dal primo giugno 2023 per 18 mesi, offre quindi alle PA aderenti la possibilità di beneficiare di un approccio consulenziale simile a quello utilizzato da anni nel mercato privato, che parte da un assessment della situazione esistente.
Si parte quindi da un momento di ascolto e interazione, per definire le necessità del cliente-partner prima di fornire soluzioni e servizi in base ai bisogni riscontrati, che non si limitano tout court alla stampa o alla scansione dei documenti, ma riguardano tutto ciò che gravita attorno alla gestione documentale, con un’attenzione particolare a concetti importantissimi quali la razionalizzazione e controllo centralizzato dei dispositivi, l’applicazione di regole di stampa e la gestione centralizzata dei materiali di consumo e dell’assistenza tecnica. Il focus, tra le altre cose, è anche sull’adesione degli enti alle politiche ambientali, la riduzione del carico di lavoro dei sistemi informatici e il controllo dei costi.
Governance e sicurezza della stampa: i benefici per le PA
Attraverso l’offerta di soluzioni innovative e flessibili come quelle offerte da Konica Minolta, è possibile innanzitutto avere uno sguardo a 360 gradi su tutte le attività di stampa effettuate nell’intero parco stampanti. Per avere un’idea della complessità insita nella gestione, pensiamo a un presidio ospedaliero con centinaia di macchine dislocate nei diversi uffici dei diversi padiglioni.
Grazie a un approccio basato sulla supervisione e sulla documentazione è possibile però ottenere dati esatti basati sull’utilizzo effettivo, insieme a resoconti esecutivi che offrono una panoramica analitica e informazioni precise riguardanti la sostenibilità.
Per quanto attiene alla sicurezza, Konica Minolta offre soluzioni in grado di accelerare e rendere immediato il processo di autenticazione preliminare alla stampa: gli utenti devono semplicemente inserire le loro credenziali di accesso, il codice PIN o il documento d’identità per garantire una stampa sicura e un accesso affidabile ai dispositivi.
Questo protegge da accessi non autorizzati ai dispositivi di stampa – una garanzia importante se pensiamo, restando in un contesto ospedaliero, a un documento contenente dati sensibili di un paziente, mandato in stampa e poi dimenticato in stampante oppure non ripreso immediatamente. Ma si tratta anche di una opportunità che semplifica l’amministrazione IT e permette di razionalizzare i costi e di ottenere quindi importanti risparmi legati ai fogli stampati e rimasti inutilizzati.
Sostenibilità ambientale, come migliorano i processi documentali della PA
Risparmiare fogli stampati non è un bene solo per quanto attiene ai costi, ma anche per l’ambiente. Proprio sui temi dell’impatto ambientale Konica Minolta sta concentrando in modo particolare, realizzando soluzioni che permettono di sprecare meno carta e ottenere importanti risparmi in termini di consumi elettrici. Nel report trimestrale rilasciato ai clienti vengono infatti forniti anche documenti sull’impronta carbon: quindi quanta carta viene consumata e quanta CO2 viene immessa nell’ambiente dalle macchine.
La possibilità di misurare esattamente la quantità di carta utilizzata per la stampa consente quindi a ogni organizzazione di valutare i risparmi che la flotta di stampanti potrebbe potenzialmente ottenere, riducendo, di conseguenza l’impatto ambientale.
I dispositivi inoltre possono essere programmati per un utilizzo responsabile delle risorse che consente generalmente un risparmio a due cifre sia nelle spese per l’acquisto di carta sia nel numero di macchine da installare. Un aspetto particolarmente importante soprattutto quando si tratta di pubbliche amministrazioni in un’ottica di spending review. Si compra quello che serve realmente, si stampa quando serve, evitando sprechi, in un’ottica di razionalizzazione di parchi stampa anche di PA molto grandi e complesse.
Digitalizzazione dei processi, come governarla
Guidare l’innovazione è anche saper guardare a un percorso che potrebbe portarci lontani dal nostro punto di partenza, senza paura di affrontare il cammino che verrà. Lo dimostra la strada intrapresa ormai da tempo da a Konica Minolta, un’azienda partita dalle macchine fotocopiatrici e fax, passata anche attraverso la storia della fotografia, che oggi è in grado di offrire soluzioni per la conservazione documentale e l’archiviazione digitale dei documenti – fatture elettroniche, contratti digitali, dichiarazioni fiscali, modelli di pagamento – a norma di legge.
Queste soluzioni per una gestione documentale più efficiente consentono alle PA di organizzare, archiviare e recuperare facilmente i documenti, riducendo il tempo e lo spazio necessari per la loro gestione.
Un’azienda innovativa, quindi, sa trasmettere l’importanza di guardare a soluzioni anche distanti da quello che è il core business iniziale, in un’ottica che Konica Minolta ama definire “di eterna startup”.
Contributo editoriale in collaborazione con Konica Minolta
