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Un modello di conservazione elettronica per le università

L’articolo 44 del CAD prevede i requisiti obbligatori dei sistemi di gestione informatica e conservazione dei documenti informatici delle PA: processo di conservazione (in house o in outsourcing), soggetti coinvolti e modello organizzativo, un manuale per università e centri di ricerca

21 Mar 2017
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Mentre ancora si discute di modifiche al già fin troppo modificato CAD, Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – CAD), si è conclusa in questi giorni la redazione di un modello di Manuale di conservazione per le università e per gli enti di ricerca. Tale modello è il prodotto di un gruppo di lavoro di oltre cinquanta professionisti provenienti da tutta l’Italia universitaria e da rappresentanti di enti di ricerca oltre che di altre amministrazioni pubbliche, attivato nell’ambito del progetto di formazione-intervento Procedamus (www.procedamus.it) nel corso del 2016.

Riteniamo, infatti, che – invece che di novelle giuridiche – l’amministrazione digitale italiana abbia bisogno di strumenti operativi condivisi e mutuabili. Analizzando le fonti del diritto, le regole oggi vigenti risultano chiare. Esse sono contenute prima di tutto nel Codice civile, raccordato con il CAD e con il Regolamento UE 910/2014 eIDAS. Non servono ulteriori modifiche, basta applicare le norme e, in particolare, la regolamentazione tecnica. Il diritto può attendere la sperimentazione concreta e non continuare ad avvolgersi in un giro infinito su di sé. Alcuni dicono loop, altri implosione, altri ancora “riflessione interna aperion” (tendente all’infinito). Come che sia, è tempo di agire in maniera concreta, cercando e creando interrelazioni fra diritto e informatica in un confronto proattivo privo di gerarchie.

Torniamo a noi. L’articolo 44 del CAD, così come modificato dal D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179, ha riunito i requisiti obbligatori di un sistema di gestione informatica e conservazione dei documenti informatici delle amministrazione pubbliche. Evidenziando l’unitarietà di processo (art. 44, comma 1-bis), il legislatore ha stabilito che il sistema sia gestito non più da una triade, ma da quattro figure professionali, cioè “da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.”

Unitarietà del processo e compartecipazione di una pluralità di ruoli, figure e competenze necessarie al suo governo efficace: la comprensione e condivisione di questo assunto è il paradigma ispiratore dell’attività di Procedamus per la redazione di un modello di Manuale di conservazione per le Università e per gli Enti di ricerca. Tale modello, infatti, è il risultato della compartecipazione di competenze e di prospettive differenti, sintesi dell’esperienza professionale di archivisti, informatici, giuristi, data protection officer, manager e scienziati dell’organizzazione, messe a fattor comune nella redazione di uno strumento operativo che, contemperando l’assolvimento dell’obbligo normativo con le esigenze concrete di atenei e di enti di ricerca, descrive e disciplina il modello organizzativo della conservazione adottato.

Frutto di scelte condivise, il manuale illustra nel dettaglio lo svolgersi del processo di conservazione (indipendentemente dalla scelta in house o in outsourcing), definendo i soggetti coinvolti e i ruoli esercitati dagli stessi nel modello organizzativo di funzionamento dell’attività di conservazione dall’ente. Quest’ultimo è inteso come soggetto produttore che intende sottoporre a conservazione digitale fascicoli, serie e aggregazioni documentali, affidando il processo a un Conservatore accreditato.

Si tratta dunque di un modello di manuale di conservazione del produttore, scritto in piena conformità con lo schema predisposto da AgID e da quanto prescritto dal DPCM 3 dicembre 20132. Esso, inoltre, è redatto integrando per le parti specifiche di competenza del soggetto produttore e, per quanto riguarda i rapporti tra questi e il Conservatore, il manuale di quest’ultimo che viene allegato integralmente insieme ai documenti che definiscono le procedure, le specifiche operative e le modalità di descrizione e di versamento nel Sistema di conservazione digitale dei documenti e delle aggregazioni documentali informatiche oggetto di conservazione. Tutto ciò ha come base il modello concettuale Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) — Reference model (ISO 14721:2012), integrato con le personalizzazioni delle regole tecniche nel DPCM 3 dicembre 2013.

Da ultimo una nota riguardo alle modalità operative adottate da un gruppo di lavoro. Esso ha goduto della collaborazione della Direzione Generale Archivi del MiBACT, di Cineca, di ANORC, di FPA, di LineATENEI e anche della formazione professionale di AgID. Le operazioni, infatti, si sono avviate a conclusione di un seminario sulla conservazione, pianificato nel programma annuale di Procedamus, tenuto da Dario Biani, Enrica Massella e Maria Pia Giovannini presso la sede dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Fatto proprio il principio di cui all’art. 15 del CAD (la riorganizzazione strutturale e gestionale delle pubbliche amministrazioni “avviene anche attraverso il migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’ambito di una coordinata strategia che garantisca il coerente sviluppo del processo di digitalizzazione”),  il gruppo ha lavorato alla redazione del Modello di manuale attraverso una piattaforma di condivisione dei documenti in cloud e ha tenuto le proprie riunioni di lavoro in videoconferenza. Il Manuale è liberamente copiabile a patto di citare la fonte.

*Gli autori sono, rispettivamente: Dirigente sistemi informatici dell’Università degli Studi dell’Insubria, Direttore Generale dell’Università degli Studi dell’Insubria e responsabile scientifico di Procedamus, Responsabile del sistema di conservazione digitale di Cineca

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