Office automation

L’IA in ufficio semplifica il lavoro? Come usarla senza fare danni



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Quando l’IA entra in ufficio, tutto diventa automaticamente più semplice? Forse, ma prima si devono fare delle attente valutazioni su diversi aspetti. Ecco qualche spunto per unuso consapevole

Pubblicato il 15 nov 2023

Edoardo Facchini

privacy and training consultant



CISO, Cyber,Security,And,Network,Protection.,Cybersecurity,Expert,Working,With,Secure
CISO

Quotidianamente sentiamo parlare dell’intelligenza artificiale che entra in ufficio per velocizzare i processi. Ma è davvero così? E quali sono gli strumenti da utilizzare e le valutazioni da fare prima di intridurli?

Google Bard potenziato: cosa può fare

Recentemente Google ha dichiarato di aver potenziato il suo Bard con le “extension” che permettono al sistema, tra l’altro, di:

  • analizzare le mail per rispondere a domande (es: ultima mail da una persona e suo contenuto). Esso permette d’avere la sintesi di una lettera, comprenderne i punti salienti, verificare i contenuti degli allegati, tenere sotto controllo una conversazione per facilitare la scrittura della risposta o, semplicemente, aggiornare il responsabile o il collega su quanto una determinata persona ha dichiarato
  • cercare un file contenuto nel suo cloud ‘Drive’ e/o farne la sintesi, modificarlo o aggiornarlo. In un mondo dove la velocità e’ fondamentale, avere un aiuto nella ricerca, catalogazione e modifica eventuale può sicuramente dare un grande vantaggio.
  • analizzare i fogli elettronici molto utili per chi fa analisi dei dati e/o lavora nelle  come:
    • individuare trend emergenti o presenti in un determinato periodo esaminato;
    • inviarti una mail quando certe condizioni sono verificate nei dati analizzati. Sicuramente un ottimo supporto per poter verificare strategie e agire tempestivamente a seconda della situazione.
  • trovare il valore medio di un cliente per nazione. Altrettanto di valore per chi lavora in azienda per elaborare azioni e reazioni a quanto accade
  • identificare i punti principali di un testo scritto oppure sintetizzarlo. Può essere una vera manna,  soprattutto ora che è possibile ottenere la trascrizione dei meeting e delle conversazioni per fare reportistica ma anche solo per comprendere dove la discussione è arrivata e cosa ha detto chi (es: avvocati o professionisti in ambito legal piuttosto che chi opera in funzioni di supporto al business)

Operazioni analoghe possono essere fatte con Office da solo (usando il chatbot Copilot) o collegandoci ChatGPT.

Le valutazioni da fare prima di introdurre l’IA in una realtà produttiva

Tutto bellissimo, la produttività aumenta sicuramente ma, come accade per  ogni soluzione informatica, prima di introdurle in una realtà produttiva bisogna fare delle valutazioni preliminari in particolare relative a diversi aspetti.

Efficacia della soluzione

Microsoft stessa, discutendo circa le capacità di Copilot, dichiara che il risultato non è sempre perfetto o, almeno, valido da solo per cui è caldamente consigliato (da qui, a loro dire, il nome del chatbot) l’intervento dell’uomo per migliorarlo. Dunque può essere utile per superare la “sindrome del foglio bianco”, fare sintesi ma non certo creare un business plan con cui giocarsi un finanziamento da una banca o da venture capitalist o fare una presentazione in situazioni in cui c’è in ballo un nuovo cliente o un posto di lavoro. La tecnologia, ancora una volta, si conferma a supporto dell’uomo facendogli risparmiare tempo e evitandogli operazioni, magari, ripetitive, può supportare operazioni che prima erano ritenute troppo onerose, ma è pur sempre una stampella non il protagonista che deve essere la persona.

Privacy ed etica

Sempre Microsoft dichiara che su questi ambiti, sulla limitazione delle “allucinazioni” e delle derive sessiste o comunque contrarie al comune sentire sta lavorando un team sempre più grande, per cui il problema è sentito. Ancora, dunque, il problema del trattamento dei dati è tutt’altro che risolto. Immaginiamo cosa potrebbe succedere in un dipartimento risorse umane dove i dati personali, sanitari, dati sensibili su iscrizioni a associazioni, disabilità e simili sono trattati quotidianamente. Visto che le garanzie richieste dalla normativa non possono essere ancora fornite, come ci si comporterà? D’altro canto sto cedendo a un estraneo dei dati personali, magari dichiarando il licenziamento di un dipendente per scarso rendimento o peggio. Tutto a posto? Il DPO è stato consultato?

Valore dei dati e loro destinazione d’uso

Microsoft ha dichiarato che quanto viene acquisito dai nuovi strumenti è utilizzato per l’apprendimento e il miglioramento dei chatbot di casa.

Volendo semplificare si può dunque dire che, con queste nuove opzioni, si può arrivare a dare in pasto all’IA i bilanci della propria azienda, gli andamenti delle sue finanze, i piani di miglioramento e le eventuali strategie per farle capire  meglio come rispondere al prossimo utente che chiede di realizzare un modello di bilancio o di fare un’analisi delle vendite o una delle altre operazioni appena citate. È un’ipotesi realistica, una situazione che potrebbe realizzarsi, ci si è pensato?

    Come sempre la tecnologia è al servizio dell’uomo ed è utile se usata ‘cum grano salis’. Dunque cosa fare? Di seguito indico alcuni spunti che vanno nella direzione di un uso consapevole dei nuovi ritrovati.

    Spunti per un uso consapevole dell’IA in ufficio

    • Valutare con il DPO aziendale cosa è scritto nelle privacy policy di tutti gli strumenti come chatbot e derivati per conoscere cosa viene trattenuto, da chi, come viene trattato e per quali finalità. Il Data Protection Officer sarà sempre punto di riferimento a cui chiedere come fare con eventuali dati sensibili trattati e potenzialmente utilizzati con l’IA, come creare la policy di utilizzo per poter gestire questi e gli altri che possono essere trattate con il chatbot.
    • Valutare, assieme ai propri legali, come gestire dati sensibili per aziende, magari quotate, contratti, corrispondenze con clienti e fornitori, eventuali documenti relativi a prodotti coperti da proprietà intellettuale
    • Creare delle politiche aziendali chiare che dicano cosa si può usare e con quali limitazioni. Questo è un punto particolarmente importante: il management decide come utilizzare tutti gli strumenti che entrano in azienda, cosa si può fare e cosa no e poi lo comunica in modo chiaro a tutto il personale
    • Formazione e informazione: per evitare che ognuno faccia come ritiene, che qualcuno possa rendersi protagonista di un uso improprio di cui risponde l’azienda, formare il personale dal vertice fino all’ultimo anello della catena aziendale su queste soluzioni, sul loro uso consapevole, sulle policy aziendali e sui rischi per sè e per la realtà produttiva.

    Se poi si è liberi professionisti il discorso vale con la ovvia differenza che bisogna fare tutto con un DPO esterno e tanta formazione e aggiornamento su queste soluzioni e su cosa significa (non solo lato produttività) introdurle nella propria pratica quotidiana.

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