Lo smart working ha portato allo scoperto più di un nervo e ha mostrato anche lacune nelle capacità di comunicazione aziendale quando i confini della sede fisica hanno cominciato a smaterializzarsi.
Gli strumenti di collaborazione online sono diventati in modo repentino un salvagente e oggi sono per lo più imprescindibili perché, una volta imboccata una nuova forma di comunicazione (ma anche di organizzazione aziendale) che si è rivelata pratica, funzionale e financo salvifica, non ha senso riguadagnare la vecchia strada.
Cosa è la collaborazione online
La parola “collaborazione” ha diverse accezioni. Collaborare vuole dire sia lavorare insieme ma anche, in senso più generico, scambiarsi informazioni in tempo utile (quando non in tempo reale) e questo può essere fatto in diversi modi, come:
- Lavorare sul medesimo file
- Condividere informazioni
- Comunicare in tempo reale
- Organizzare riunioni a distanza
Sono tutte facce della stessa medaglia e oggi il mercato offre un plateau di soluzioni che coprono qualsiasi necessità, fermo restando che le grandi organizzazioni possono contare su tali soluzioni e integrarle nelle rispettive intranet e alle proprie politiche di accesso alle informazioni e alle risorse aziendali.
Detto questo, va anche considerato che gli strumenti disponibili sul mercato sono usati da imprese di qualsiasi dimensione e attive in qualsiasi comparto.
I vantaggi della collaborazione online
Tra i vantaggi immediatamente spendibili ci sono quelli prettamente comunicativi ma le capacità di interazione sono parte integrante dell’organizzazione aziendale. Dialogare in tempo reale è solo uno dei vantaggi, spalleggiato dalla possibilità di collaborare ovunque i soggetti coinvolti si trovino, senza limiti di distanza o di tempo e – almeno in linea di massima – a prescindere dal dispositivo che usano.
Non di meno – e questo è un atout senza uguali – più persone possono lavorare contemporaneamente allo stesso file, rendendo più fruttuosa, lineare e fluida la collaborazione stessa.
Quindi, riassumendo, i vantaggi della collaborazione online sono:
- condivisione di file e applicazioni: ciò significa, segnatamente, lavorare sul medesimo documento, condividere calendari e organizzare riunioni o video riunioni
- accesso: poiché informazioni e file sono disponibili in Cloud, i referenti possono lavorare da qualsiasi posto si trovino e tramite qualsivoglia dispositivo
- produttività migliorata: fluidità di esecuzione, minori tempi morti e maggiore creatività fanno della collaborazione online un modus operandi positivo e propositivo
- minori costi per la comunicazione e relazioni più significative.
A godere di tutti questi vantaggi sono anche le attività di organizzazione del lavoro e della suddivisione dei compiti tra i gruppi o tra i singoli dipendenti. Assegnazione, gestione e controllo dei task diventano più lineari, a patto che gli strumenti di collaborazione vengano utilizzati nel modo più consono.
Sicurezza, privacy e compliance
Il fatto che diverse persone si colleghino a una risorsa (tipicamente in Cloud) da posizioni remote impone di mettere l’accento sugli aspetti della cybersecurity, della privacy e, più in generale su tutto ciò che riguarda la compliance.
Interviene, ancora una volta, il sempiterno discorso che contempla le responsabilità e le capacità del provider scelto, ovvero della soluzione per la collaborazione online adottata da un’azienda, che si impegna a garantire la massima sicurezza e alti standard di privacy e di conformità normativa.
Ciò non toglie che le aziende devono avere policy chiare, definendo tanto i diritti di accesso alle risorse online (non tutti gli utenti hanno accesso a qualsiasi file) quanto i dispositivi autorizzati all’accesso.
Demandare la questione cybersecurity solo al provider di tool per la collaborazione online è un atteggiamento che non paga perché, nel migliore dei casi, il provider garantisce la sicurezza del flusso di dati e dei file a riposo (archiviati in cloud), tutto il resto è responsabilità specifica dell’azienda, ovvero: protezione delle credenziali degli utenti, gestione dei livelli di accesso, gestione e protezione dei terminali dati in dotazione ai dipendenti, eccetera.
Come scegliere gli strumenti per la collaborazione online
Prima di tutto occorre un momento di confronto per comprendere di cosa l’organizzazione ha bisogno. Può darsi, per esempio, che non necessiti di spazio di archiviazione online oppure – cosa tipica delle multinazionali – disponga di un sistema di videoconferenze già rodato e il cui uso è ben noto ai dipendenti.
Sul piatto della bilancia va considerata la mole massima di lavoro necessaria. Un’impresa che allestisce progetti di medie dimensioni può appoggiarsi a strumenti di un certo tipo mentre aziende che trattano progetti vasti a cui lavorano gruppi numerosi di collaboratori possono essere obbligate a scegliere strumenti per la collaborazione online capaci di tenere il passo.
L’integrazione con altri sistemi in uso all’azienda è un elemento capitale per operare una scelta coerente. Anche la sicurezza offerta dai provider, così come gli standard di privacy e compliance, sono elementi a cui prestare particolare attenzione.
Il budget è ovviamente un altro tassello che conduce alla scelta più appropriata anche se, considerando l’importanza dei flussi collaborativi online, vale la pena non fare del costo l’elemento primario e, al contrario, è opportuno non peccare di parsimonia.
Cinque tool per la collaborazione online
Non ci soffermiamo su prodotti main stream quali OneDrive di Microsoft o gli strumenti di Google perché ne abbiamo già parlato in modo approfondito: qui un’analisi dei tool made in Redmond e qui un’analisi di quelli prodotti a Mountain View.
Gli strumenti che abbiamo selezionato guardano a ogni realtà aziendale a prescindere dal core business e dalla grandezza.
Cominciamo con Smartsheet, facile da usare e votato all’automazione dei flussi di lavoro. Uno strumento capace di gestire anche progetti di grande dimensione che consente l’allocazione dei compiti, aggiornare i flussi di lavoro e controllarne lo stato di avanzamento.
Rigorosamente in Cloud, non appesantisce l’infrastruttura hardware aziendale e offre un’ampia gamma di integrazioni con altri applicativi e piattaforme, tra le quali spiccano Microsoft 365, Teams, Google Workspace, Slack e Dropbox.
I prezzi variano a seconda del livello di servizio scelto e ognuno di questi può essere provato gratuitamente.
Altra risorsa Cloud interessante è ClickUp che ha un elevato rapporto tra servizi offerti e prezzi. La dashboard è intuitiva ed è dotata di un sistema di chat interno che favorisce il dialogo tra utenti e quindi la collaborazione.
Un sistema IA fornisce sommari dei documenti e consente alta personalizzazione nell’assegnazione e nella gestione dei compiti.
I prezzi variano a seconda delle funzionalità scelte ed è disponibile una prova gratuita.
Oltre alla gestione di progetti, Monday favorisce le attività di marketing, il coding e supporta anche i comparti Human Resource. La dashbord è completa e altamente personalizzabile e supporta un ampio numero di altre applicazioni, siano queste CRM oppure strumenti per video conferenze e messaggistica.
Interessanti gli automatismi che consentono la gestione di task ripetiti e l’invio di email al team coinvolto in un progetto. Anche in questo caso i prezzi variano a secondo del livello di servizio scelto, ognuno dei quali può essere provato gratuitamente.
I punti di forza di Teamwork sono due: integrazione e budget. Oltre alla gestione dei progetti e all’allocazione di risorse, è utile anche a gestire le voci di costo legate alle singole attività. Ciò ne fa uno strumento valido anche per i professionisti che possono comunicare ai clienti lo stato di avanzamento del lavoro, indicando loro anche il totale che dovranno pagare per i servizi resi.
La dashboard è intuitiva e altamente personalizzabile e include un sistema di chat per dialogare in tempo reale con i referenti e le persone attivamente coinvolte nel progetto. Anche in questo caso i prezzi variano dal pacchetto scelto, ognuno dei quali può essere provato gratuitamente.
Le piccole realtà aziendali dovrebbero dare un’occhiata a Zoho Projects, che ha tutto ciò che serve alla gestione dei progetti, a partire dall’automazione e dall’assegnazione di task disposti all’interno di una dashboard facile da usare. Pensato per essere integrati con altri prodotti forniti da Zoho, può essere usato anche in modo autonomo. Un tool per la collaborazione online essenziale e immediato i cui prezzi variano dai 5 euro ai 10 euro al mese per utente.
