Dieci consigli

MePA, tiriamo le somme: che cosa abbiamo imparato dal 2018?

Il mercato elettronico, veloce e potente, richiede grande esperienza per essere gestito in modo ottimale. L’approccio vincente oggi non è più quello che si limita a ridurre i tempi delle procedure di acquisto, bisogna infatti puntare ad aumentare la qualità dei beni e ottimizzare le spese

23 Gen 2019
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Con l’inizio del 2019 si è conclusa la corsa che a dicembre ha visto lanciare sul MePA le ultime gare in tempi da record: numeri mai visti che mettono in luce tutte le potenzialità degli acquisti telematici. Alle 13:10 del 21 dicembre si è conclusa la gara più veloce di sempre tra quelle di valore maggiore di 40.000 euro, con 24 ore di scadenza per presentare le offerte. Nello stesso mese si è anche conclusa la gara più veloce dell’anno durata 17 ore e 19 minuti, iniziata alle 16:41 e conclusa all’inizio del mattino successivo.

Tempi da brivido, ma poca cosa rispetto alla gara più veloce di sempre durata 40 minuti netti con cui due anni fa, a ridosso della sera di San Silvestro, lo Stato acquistò una fornitura di arredi. Senza uno strumento telematico, in quelle poche ore in cui la competizione è iniziata e si è conclusa, i partecipanti non avrebbero neanche fatto in tempo ad acquisire la documentazione di gara. Questi numeri fanno riflettere su quanto sia potente il mercato elettronico e su quanto sia importante gestirlo in modo esperto.

L’approccio vincente

Ma che cosa significa essere esperti? Se tutto è consentito sul mercato elettronico, che cosa è legittimo? L’approccio di Consip è il più conservativo “si può fare solo ciò che è previsto dal Codice“, ma gli enti sanno che invece “si può fare tutto ciò che non è vietato dal Codice”. Chi segue l’approccio conservativo fa sul MePA esattamente ciò che faceva fuori da esso, limitandosi nel caso migliore se tutto va bene a ridurre i tempi di esecuzione delle gare.

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Si tratta di un approccio tattico che porta benefici modesti, ma li porta nel breve e con costi e rischi minimi. Ha senso in alcuni casi, forse ormai superati. Era certamente l’approccio vincente nel 2012 quando il MePA fu reso obbligatorio e l’obiettivo di tutti era non annegare nella furibonda tempesta degli acquisti telematici in cui si era involontariamente finiti.

Ma oggi, dopo 17 anni, l’approccio vincente è non accontentarsi di ridurre i tempi delle procedure di acquisto ma innovare i processi di acquisto per aumentare la competitività delle gare ovvero aumentare la qualità di beni, servizi e lavori acquistati e ottimizzare la spesa. E oggi più che mai la pubblica amministrazione ne ha bisogno. E allora smettiamo di recitare la poesia che il MePA sia “un luogo virtuale di incontro tra domanda e offerta che garantisce trasparenza e diminuzione di tempi e costi di vendita”, e iniziamo finalmente a dire che il MePA è uno strumento per innovare i processi di acquisto.

Non ci sono mezze misure sui mercati elettronici. O cerchiamo i massimi vantaggi cambiando il modo con
cui si fanno gli acquisti o veniamo travolti dalle inefficienze se cerchiamo di fare sulla piattaforma telematica quello che prima facevamo con la carta. L’utente sul MePA è la gazzella inseguita dal leone: correre o morire!

Dieci consigli per trarre vantaggio dal MePA

Riassumiamo le esperienze positive e negative maturate nell’anno che si è concluso in un insieme di raccomandazioni per trarre i massimi vantaggi dal MePA.

  • Rendiamoci conto che nel MePA l’ente appaltante è l’unico che comanda e che ha la responsabilità delle procedure. Consip non ha alcun ruolo né responsabilità nelle procedure di acquisto.
  • Identifichiamo le poche regole che devono essere rispettate nel MePA, ossia le regole delle procedure
    aperte, negoziate e affidamenti diretti definite nel Codice degli appalti.
  • Accettiamo (seppur malvolentieri) che una operazione non è necessariamente legittima solo perché è
    consentita dalla piattaforma MePA, ma è legittima solo se non viola il Codice dei contratti. Sul MePA vi sono anche strumenti e funzionalità illegittime (ad esempio l’invito delle imprese per sede legale, il sorteggio delle imprese da invitare che non è un sorteggio).
  • Rendiamoci conto che ogni vincolo tecnico, nome, didascalia, intenzione, suggerimento, anche a firma di Consip non è legge e pertanto può essere disatteso. Un esempio tra tutti, la richiesta di offerta può essere usata benissimo anche per gli affidamenti diretti nonostante nelle intenzioni della Consip che l’ha progettata ci fosse la procedura negoziata, come confermato dalla ricchezza di opzioni previste nella stessa RdO.
  • Analizziamo criticamente il modo con cui oggi si effettuano gli acquisti fuori dal mercato elettronico, ossia il tipo di procedura, la numerosità di fornitori coinvolti, i criteri di rotazione, i criteri di aggiudicazione.
  • Cerchiamo le aree di miglioramento delle procedure di acquisto già eseguite da noi e da altri, esaminando ciò che non è andato come auspicato (gare deserte, qualità inadeguata, contenzioso in gara, prezzi non competitivi, fenomeni di lock-in, inadempimenti, contenzioso contrattuale).
  • Proviamo a ridisegnare le procedure di acquisto interpretando il Codice dei contratti per fare spazio a modalità più competitive per disciplinare l’affidamento diretto e le procedure negoziate nel MePA. Ad esempio, il confronto concorrenziale delle offerte nel catalogo, l’indagine di mercato esterna al MePA per invitare le Imprese alle gare nel MePA, l’indagine di mercato consultando il catalogo del MePA, la richiesta di offerta aperta a tutte le imprese, i criteri di valutazione tabellari.
  • Riscriviamo il nostro regolamento sugli acquisti sotto soglia per disciplinare le nuove procedure innovative.
  • Riscriviamo una volta per tutte gli schemi di documentazione di gara adeguandoli al mercato elettronico, da impiegare per ogni procedura aperta, negoziata e affidamento diretto che si eseguiranno sulla piattaforma.
  • Fare formazione, giuridica, tecnica e operativa, a tutti i soggetti coinvolti nel processo di acquisto. Chi scrive la documentazione di gara, i soggetti istruttori, i Rup, il dirigente che firma il contratto, il direttore, gli organi di controllo, e così via.
@RIPRODUZIONE RISERVATA

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