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Direttore responsabile Alessandro Longo

Dedagroup ICT Network

Dematerializzare per semplificare: è questo il cuore della riforma PA

di Stefania Pompili, Vice Direttore Generale DDway - Dedagroup ICT Network

14 Set 2015

14 settembre 2015

Il fine ultimo del digitale è far operare e cooperare le PA centrali e locali in modo più snello. Riducendo così i tempi e i costi di gestione delle pratiche, semplificando la modalità di accesso e di scambio dei documenti, razionalizzando gli spazi d’archivio grazie alla riduzione del cartaceo e facilitando, infine, la tracciabilità dei documenti.

La digitalizzazione dei procedimenti e dei servizi della Pubblica Amministrazione è uno degli aspetti cruciali evidenziati dal disegno di Legge 1577, la cosiddetta riforma della PA, da poco approvato dal Senato.

Si tratta di un cambiamento importante, con cui il digital at first è finalmente diventato l’obiettivo prioritario del percorso di semplificazione delle attività delle PA, anche in adempimento agli obblighi previsti dall’Agenda Digitale Europea. Come sottolineato fin dall’articolo 1 del Disegno di Legge, dove si parla di carta della cittadinanza digitale, la nuova riforma della PA indica come necessaria la garanzia, per tutti i cittadini e le imprese del Paese, di poter accedere, anche attraverso l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, a “tutti i dati, i documenti e i servizi di loro interesse in modalità digitale”. E’ un segnale forte che testimonia, a mio avviso, una forte presa di coscienza del Governo su questi temi, e dunque un ulteriore passo in avanti nell’itinerario di conversione al digitale. Non tanto per quelle che, ad un osservatore smaliziato, potrebbero ancora sembrare delle mere “dichiarazioni d’intenti” ma per il rovesciamento della logica che ha fin qui guidato la penna del legislatore. Mi pare che, finalmente, la Legge 1577 metta da parte il focus sulle regole tecniche per concentrarsi, invece, sulla necessità di pensare ed usare l’ICT come uno strumento con cui migliorare i servizi offerti ai cittadini e alle imprese.

Tale cambiamento legislativo rappresenta senz’altro una svolta cruciale per dare consistenza alla digitalizzazione delle PA e del Paese, e dovrebbe conseguentemente implicare anche un percorso chiaro e serrato che ne concretizzi la sostanza.

Detto questo, tale evoluzione implica, prima di tutto, un cambiamento culturale e organizzativo profondo delle PA. Credo, infatti, che si debba ormai definitivamente superare la logica del “rendiamo digitali i documenti”, per abituarsi invece a ragionare in termini di un sistema di gestione nativamente digitale. Considerandolo da una prospettiva più ampia rispetto alla concreta ripercussione sulla quotidianità dei cittadini e delle aziende italiane, un simile passaggio potrebbe diventare il fattore abilitante della tanto annunciata rivoluzione della PA e il vero motore della digitalizzazione del Paese, rendendo finalmente concreto il focus sul ridisegno, in ottica digitale, delle modalità con cui la Pubblica Amministrazione interagisce con i cittadini e le imprese. Non a caso anche Gartner ha recentemente individuato tra i 10 trend evolutivi della PA l’avvento del digital workplace e l’utilizzo pervasivo degli open data e delle carte d’identità digitali. Tutto ciò, sempre nella visione di Gartner, garantirà la capacità di analizzare i dati e i processi delle PA, nonché quella di garantire una crescente interoperabilità tra le agenzie governative di diversi paesi. Una bella prospettiva questa che implica, però, la necessità  propedeutica di far dialogare digitalmente le nostre Pubbliche Amministrazioni.

Proprio per questo, e nonostante l’analisi di Gartner possa sembrare molto ottimista, sono convinta che si debba, invece, cominciare a cambiare. Lo snodo fondamentale di tale evoluzione è la dematerializzazione dei procedimenti e dei documenti della PA, un aspetto che consente agli Enti di semplificare enormemente la gestione della mole di informazioni con cui operano quotidianamente. Non si tratta della mera digitalizzazione dei documenti e dell’informatizzazione dei relativi procedimenti: è un modo diverso di pensare, e di ripensare, i procedimenti delle Pubbliche Amministrazioni. Condizione, questa, necessaria per cogliere le reali opportunità di cambiamento del digitale nel settore pubblico, e non solo.

Da dove iniziare, però? La dematerializzazione dei documenti è il fattore abilitante per un cambio di passo più profondo, dunque, laddove offre la possibilità di immaginare un grande contenitore, digitale per l’appunto, all’interno del quale sono condivise informazioni trasversali a tutte le PA. L’unico tassello che le accomuna sono, in tale visione, i cittadini e le imprese. E’ così che le PA possono ridisegnare il quadro attraverso cui operano al loro interno e erogano servizi all’esterno, superando la logica del procedimento “fine a se stesso” per abbracciare, invece, un approccio in cui è il servizio, e non il mezzo con cui è erogato, a guidare le modalità della sua creazione e erogazione.

E’ così che le PA, ma anche le aziende del settore IT che lavorano per rendere possibile tale trasformazione, dovrebbero intendere l’opportunità del digitale: far operare, e cooperare, le PA centrali e locali in modo più snello, riducendo così i tempi e i costi di gestione delle pratiche, semplificando la modalità di accesso e di scambio dei documenti sia all’interno che all’esterno, razionalizzando gli spazi d’archivio grazie alla riduzione del cartaceo e facilitando, infine, la tracciabilità dei documenti. Uno strumento con cui unire, per davvero, il centro e la periferia, mettendo in comunicazione efficace le radici della PA centrale con il tronco delle Regioni, per arrivare fino alle foglie degli oltre 8.000 “Campanili” italiani. Un flusso unico di informazioni e servizi il cui nodo cruciale diventano, solo e soltanto attraverso tale condivisione, i cittadini e le aziende del Paese.

Dedagroup ICT Network ha ampia esperienza, e un set di soluzioni proprietario, nella dematerializzazione dei documenti e nella gestione, anche ibrida, degli archivi fisici. E’ con tale bagaglio, ma soprattutto con le nostre forti competenze nel ridisegno dei processi e dei procedimenti amministrativi, che abbiamo creato un framework di cambiamento con cui accompagniamo le PA e gli Enti nel loro percorso di ripensamento di processi e procedimenti in ottica digitale. Un approccio attraverso il quale li aiutiamo dapprima ad analizzare il proprio contesto istituzionale, organizzativo e procedurale, per poi disegnare e costruire un nuovo modello organizzativo basato sulla digitalizzazione nativa dei procedimenti e dei documenti e su dati aperti e processi trasparenti. Con questo metodo proponiamo una digitalizzazione sana dei procedimenti e dei flussi informativi della PA. Credo, infatti, che questo tassello sia essenziale affinché la Pubblica Amministrazione riesca a operare davvero in un contesto interamente digitale e a coglierne, conseguentemente, tutti i vantaggi: il monitoraggio dei costi e delle politiche ma soprattutto la capacità di essere trasparente e di dare accesso ai propri servizi in modo più veloce ed efficiente.

In fondo la possibilità di migliorare i servizi offerti ai cittadini e alle imprese, elemento chiave del DDL 1577, non può prescindere da una riorganizzazione profonda delle PA e da un cambiamento culturale delle persone che le animano tutti i giorni. Per questo intendiamo continuare a operare nel solco della promozione di una cultura e di un set di strumenti con cui liberarla a tutti i livelli dell’Amministrazione Pubblica, basata su dati aperti e processi ottimizzati e dematerializzati, per supportare la creazione di una macchina amministrativa snella, efficiente, intelligente, che sia davvero motore della tanto attesa ripresa del sistema Paese.

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