La PA italiana acquista circa 135 miliardi di euro all’anno, una componente importante dell’ammontare della nostra spesa pubblica. Su questo fronte, un ruolo primario di controllo e contenimento, nell’ottica di sviluppare consapevoli modelli di Spending Review, spetta alle soluzioni di eProcurement per la digitalizzazione dei processi di acquisto.
Focalizzando l’attenzione sui benefici derivanti da un’adozione consistente dell’eProcurement a supporto dei processi di acquisto della PA – e trascurando i benefici comunque significativi direttamente legati a modelli di centralizzazione e di riduzione dei consumi –si possono osservare vantaggi decisamente rilevanti. Secondo le stime dell’Osservatorio Agenda Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, nell’ipotesi di gestire il 30% degli acquisti della PA tramite tool di eProcurement, si potrebbero generare benefici pari a circa 7 miliardi di euro all’anno, così suddivisi:
● 5 miliardi di risparmi “negoziali” sui prezzi di acquisto (risparmio del 13% su 40 miliardi di acquistato);
● 2 miliardi di risparmi derivanti dal miglioramento della “produttività del lavoro” nei processi di acquisto – e conseguenti procedure amministrative – all’interno della PA (corrispondenti alla riduzione di circa 100 milioni di ore-persona), naturalmente nell’ipotesi che il 30% dei processi di acquisto sia anche completamente “digitalizzato” (dalla negoziazione al pagamento).
La più completa valorizzazione dei benefici dell’eProcurement si ottiene estendendone l’ambito fino a coprire l’intero processo che parte dalle attività di selezione del fornitore e prosegue fino all’invio degli ordini, coprendo l’intero ciclo, incluse le fasi di consegna, fatturazione e pagamento: il cosiddetto “Procure-to-Pay”. Il processo di selezione del fornitore e stipula del contratto, infatti, dà l’avvio a una serie di attività ricorsive che prevedono la relazione continua tra la PA e i suoi fornitori, durante le quali avviene un intenso scambio documentale. È dunque evidente come l’impiego di tecnologie digitali in tutte le fasi del ciclo “Procure-to-Pay” possa garantire un processo più teso e più efficiente, aumentando contestualmente le possibilità di controllo e monitoraggio sulla spesa effettuata. In questo percorso, un elemento fondamentale è costituito dalla Fatturazione Elettronica, che chiude idealmente il ciclo e consente di evitare il ricorso ai processi tradizionali cartacei, anche in fase di archiviazione dei documenti a valore fiscale. La Fatturazione Elettronica verso la PA si è concretizzata lo scorso 22 maggio con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Decreto Attuativo che definisce le regole tecniche per fare Fatturazione Elettronica verso la PA e completa un quadro normativo che lo attendeva dal 2008.
Integrare le soluzioni di eProcurement pubblico con la Fatturazione Elettronica consente di ottenere significativi benefici legati al miglioramento della produttività del personale amministrativo, poiché vengono ridotte drasticamente le attività di riconciliazione interna tra i diversi documenti ricevuti dai fornitori, ottimizzando l’efficacia della relazione ed evitando di dedicare persone e tempo alle ricerche di informazioni non tracciate e non codificate.
Un processo elettronico “Procure to Pay” consente anche di ridurre una delle cause – certamente non l’unica – dei lunghi tempi di pagamento della PA verso i propri fornitori. La riconciliazione contabile della fattura con i documenti che ne giustificano il pagamento, (ordine e bolla di entrata merce/stato avanzamento lavori) richiede spesso numerosi passaggi all’interno dell’Ente che coinvolgono soggetti diversi che gestiscono i diversi documenti: chi ha emesso l’ordine, chi ha ricevuto la merce o verificato l’erogazione di un servizio, chi ha autorizzato l’impegno alla spesa e chi ha verificato la correttezza della fattura. In uno scenario tradizionale, tutto questo può concretizzarsi nella necessità di far circolare “fascicoli” cartacei che vengono controllati e validati dai diversi soggetti, con un evidente perdita di tempo, che in Enti molto articolati può valere anche settimane o mesi. Si tratta, quindi, di una problematica che l’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici non esita a classificare tra quelle di primaria importanza, riconoscendo che il tema dei tempi lunghi di pagamento da parte della PA diventa cruciale perché “determina rilevanti effetti negativi sull’equilibrio finanziario delle imprese e sul grado di concorrenza del mercato”, resi ancora più evidenti in un momento di congiuntura negativa come l’attuale. Con riferimento ai tempi di pagamento, la Direttiva 2011/07/UE (recepita in Italia dal Decreto Legge n.192 del 8 novembre 2012) sanziona la PA con l’8%+euribor per ogni giorno di ritardo nei pagamenti rispetto ai termini definiti nella norma stessa (30 giorni estendibili fino a un massimo di 60 giorni). L’adozione combinata della Fatturazione Elettronica strutturata verso la PA e di Workflow approvativi digitali permetterebbe di gestire gli iter autorizzativi con tempistiche ridotte fino al 70% rispetto ai tempi di attraversamento attuali. Questo comporterebbe un saving – in termini di potenziali interessi di mora risparmiati rispetto a uno scenario in cui i tempi di pagamento si confermassero quelli del 2012 – pari a circa 4,4-6,7 Miliardi di €/anno.
Presidiare e monitorare lo sviluppo dell’eProcurement e della Fatturazione Elettronica verso la PA è dunque un elemento indispensabile per recuperare efficienza e “sburocratizzare” la relazione tra PA e imprese nel nostro Paese. Sul fronte dell’eProcurement, l’obbligo di effettuare acquisti in economia sul Mercato Elettronico della PA (MEPA) di Consip – o attraverso altre soluzioni affini – sancito dal D.L. n.52/2012 ha sicuramente contribuito a sviluppare sia la cultura informatica delle PA, sia il numero dei fornitori della PA iscritti al MEPA. Lato Fatturazione Elettronica verso la PA, invece, la recente uscita del Decreto Attuativo è stata determinante ma non deve rimanere da sola. E’ infatti importante che venga emanato emesso entro il 6 dicembre 2013 anche l’ulteriore provvedimento che detta i tempi di decorrenza dell’obbligo per la PA locale. Occorre poi che le PA (Centrali e Locali) si dotino delle necessarie soluzioni per gestire le Fatture Elettroniche strutturate che riceveranno: per esempio, introducendo sistemi di gestione documentale, sistemi digitali per la gestione dei Workflow approvativi o almeno soluzioni di integrazione tra i dati delle fatture ricevute e i Sistemi Informativi interni alle PA riceventi. Senza questi tool, infatti, non si potrà realizzare la “registrazione automatica” delle Fatture. Infine, è auspicabile che l’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA si accompagni anche a meccanismi di incentivo, non necessariamente economici, per le imprese. Un incentivo potenziale potrebbe essere orientato a ridurre il numero delle comunicazioni di adempimenti che oggi gravano sulle imprese, come la Comunicazione di operazioni con Paesi Black List, lo “Spesometro”, le dichiarazioni d’intento ricevute, le dichiarazioni Intrastat (si veda a questo proposito il Box a cura di Confindustria Bergamo).
