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Formazione a distanza: metodi, strumenti e “trucchi del mestiere” per docenti e allievi

L’esperienza di questi mesi determinerà senza dubbio una rivoluzione/evoluzione nel settore della formazione per adulti. Indubbi sono i vantaggi di svolgerla a distanza, ma occorrono metodo e accortezze che, seppur banali, non vanno trascurate. Ecco tutto quello che c’è da sapere

08 Giu 2020
Monica Perego

Ingegnere

Chiara Ponti

Avvocato, Privacy Specialist


Il prolungarsi del lock down da Covid-19 ha spinto all’utilizzo di strumenti tecnologici nella formazione online, meglio nota come FAD— acronimo di formazione a distanza.

Tralasciando l’ambiente scolastico, ci soffermeremo su quella per adulti, ripercorrendo l’intero processo di formazione dalla progettazione alla valutazione e suggerendo metodi e “trucchi del mestiere”.

Il ciclo di vita di un corso

L’esperienza di questi mesi determinerà senza dubbio una rivoluzione/evoluzione nel settore della formazione. Evidenti sono i risparmi di tempi e di costi sia per l’ente/società di formazione che organizza, sia per gli utenti docenti/discenti che ne usufruiscono.

Partiamo sottolineando che il processo di formazione si compone degli elementi che, ciclicamente ogni corso deve tener conto.

Discorreremo prevalentemente di formazione in ambito interaziendale, tenendo però presente che molte delle considerazioni valgono anche per la formazione aziendale.

Progettazione della formazione a distanza

La prima fase è data dalla progettazione, nella quale la scelta della piattaforma è momento di fondamentale importanza. Circa i limiti ed i vantaggi delle piattaforme proprietarie rimandiamo anche a quanto già scritto.

Diversa è l’ipotesi delle piattaforme proprietarie le quali presentano, di norma, una minore flessibilità, spesso pensate per una fruizione in assenza del docente, da adoperarsi con numeri elevati di discenti (come ad esempio in campo assicurativo o bancario) al punto tale da formare prevalentemente, ma non in via esclusiva, personale ottemperando all’obbligo di formazione continua, in materia di sicurezza e protezione dei dati. Ma questo apre, di fatto, ad un altro scenario che ci limitiamo solo ad accennare, per completezza.

Dal punto di vista operativo, le slide ed il materiale didattico in generale devono essere organizzati sia nei colori che nel format. Le scelte grafiche non sono affatto trascurabili; infatti occorre che queste non affatichino la vista né del docente né dei discenti.

Salvo che l’ente non abbia già un proprio format (di slide) tale da essere imposto secondo l’adottato Manuale di stile il quale impone colori, caratteri e formati specifici, occorrerà sceglierne uno che presenti soluzioni grafiche come ad esempio slide a sfondo scuro con caratteri chiari al fine di massimizzare il contrasto e ridurre l’affaticamento.

Meglio sarebbe realizzare un numero assai limitato di effetti “speciali” se non eliminarli del tutto.

L’attenzione agli aspetti grafici non è affatto secondaria, anzi è molto importante in quanto sia al docente che agli allievi è richiesto di osservare lo schermo a distanza molto ravvicinata per un periodo di tempo medio-lungo.

Nella progettazione dell’attività formativa deve essere poi valutata attentamente la questione relativa a eventuali momenti di esercitazione di “gruppo”, assai complessa da organizzare dal momento che alcune piattaforme non presentano funzioni tali da gestire in modo ottimale questo aspetto.

Conseguentemente, per ovviare a ciò, è preferibile organizzare esercitazioni singole, decisamente più efficaci, come ad esempio assegnare — qualora la formazione preveda più giornate vieppiù se distaccate tra loro — letture o casi tra un incontro e l’altro.

Inoltre, per quando possibile, sarebbe bene oltre che opportuno, soprattutto nei corsi lunghi (più di 16 ore), la predisposizione di simulazioni per vivacizzare l’attività di aula.

Durante l’esame finale, occorre essere consapevoli — e quindi valutare soluzioni alternative o quanto meno efficaci — che la FAD rende molto difficile il controllo dell’attività, in particolare la possibilità di una eventuale consultazione del materiale didattico; cosa che in aula ed in presenza, non costituirebbe un problema.

Le possibili soluzioni sono:

  • ripensare ai test permettendo la consultazione del materiale, ma aumentando il livello di difficoltà degli stessi;
  • ridurre i tempi per la formulazione delle risposte ai quesiti, di modo da rendere pressoché impossibile/impraticabile materialmente la consultazione del materiale durante la sessione d’esame.

Naturalmente, per entrambe le soluzioni debbono essere ripensati i criteri di attribuzione del punteggio.

In ogni caso, il test finale è uno dei punti critici e cruciali, non facile da superare nella modalità in FAD, per quanto esistano piattaforme performanti al punto tale di riuscire a calibrare, per ogni domanda, i tempi obbligando i discenti ad una risposta rapida.

Scelta del docente per la FAD

La scelta del docente è un altro di quegli step fondamentali in ogni tipo di attività formativa; nella FAD la sua scelta presenta ulteriori criticità.

Il docente di alta formazione oltre ad essere selezionato per la propria elevata competenza, indipendentemente dalle modalità di erogazione, sulla base delle procedure interne dell’Ente, dovrebbe avere esperienza di formazione specifica cioè in FAD, oltre ad una conoscenza profonda, in termini di dimestichezza, nell’uso della piattaforma.

É evidente che l’esperienza sulla modalità in FAD potrebbe essere anche molto recente pensando contesto in cui si sta operando il quale rende tale fruizione una modalità particolarmente innovativa.

Ne consegue pertanto che, oltre a considerare quanto indicheremo di seguito nell’aspetto relativo alla “fase di erogazione”, la possibilità di recuperare i gap di competenza, possa essere effettuata tramite la scelta di docenti che possiedono una rilevante conoscenza della materia superiore a quella richiesta per l’aula tradizionale.

L’obiettivo sarà quello di erogare una formazione qualificata e qualificante con la consapevolezza nell’uso di tecniche volte al coinvolgimento dei discenti affinché questi superino le barriere, di varia natura, imposte dalla piattaforma.

Da ultimo, per questa specifica sezione, occorre suggerire che il docente deve avere una notevole “dose di sangue freddo” per poter gestire eventuali situazioni critiche che potrebbero presentarsi, come ad esempio la disconnessione del docente stesso dalla piattaforma e/o dei discenti, durante la sessione di formazione. Ancora critica la fase di un’eventuale discussione da gestire che possa contrapporre il docente agli allievi e che deve essere assolutamente evitata.

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Un docente che fa ricorso abitualmente, come metodo a quello della “provocazione”, deve essere si consapevole dei rischi nel ricorrere a tale metodologia, durante una sessione formativa FAD nel cui contesto — proprio perché svolto a distanza — le criticità (di tale modus operandi), per quanto possa in taluni casi vivacizzare la docenza, potrebbero crescere in modo esponenziale.

Infine, il docente deve garantire la possibilità di due modalità (attraverso fornitori diversi di connettività) e modalità (es. fibra ottica e rete cellulare) per connettersi alla rete in modo tale da risolvere eventuali problematiche connesse alla disponibilità della linea.

  • Iscrizione

Nella fase di iscrizione, l’Ente di formazione deve comunicare ai discenti quali sono i requisiti di hardware ed eventualmente di software (compresa la piattaforma che sarà utilizzata) e gli apparati attraverso i quali usufruiranno dell’attività formativa.

Nei casi in cui sia previsto che gli allievi debbano scaricare dei software, dovranno essere fornite, in largo anticipo, istruzioni chiare e precise, indicando limitazioni possibili per alcuni sistemi operativi o apparati hardware.

Sarebbe, poi da specificare che le (eventuali) installazioni devono essere effettuate con anticipo rispetto all’erogazione dell’evento di formazione per non trovarsi in difficoltà, a pochi minuti dall’inizio della sessione formativa, avendo ad esempio problemi con il download. Analoghe indicazioni debbono essere fornite se ai discenti sarà richiesto di scaricare il materiale didattico; e talora per facilitarne la consultazione, si rende pure opportuno la stampa dello stesso.

Ancora, ai discenti è bene specificare requisiti e condizioni dell’ambiente per ridurre al minimo le interferenze che potrebbero influire sull’apprendimento e sul livello di concentrazione/attenzione.

Erogazione

Nella fase di erogazione risiede il novanta per cento della complessità della la FAD. Questa fase si può scomporre in due momenti: uno che vede la “dettatura” di regole iniziali; l’altro di regole propedeutiche alla didattica.

Circa le regole iniziali, quello che potremmo definire come il “galateo” del momento di formazione, occorre immaginare di organizzare un corso/gruppo pilota strutturato su più giorni, due nel caso di specie.

Fondamentali saranno, dunque, le regole iniziali.

I saluti dopo i saluti, occorre esortare la collaborazione di tutti al fine di raggiungere il massimo dell’efficienza, anche a distanza.

Tra un giorno e l’altro è bene avere feedback.

L’appello volto a verificare non solo le effettive presenze, ma funge anche da “prova tecnica” per comprendere se tutti i partecipanti connessi riescono a sentire e a utilizzare la funzionalità del microfono.

Dalla regia è bene che sia anche presente un membro dello staff dell’ente che organizza, sempre in linea con il precipuo scopo di verificare e monitorare l’andamento del corso sia dal punto di vista didattico, che da quello tecnico; sia per accogliere eventuali richieste dei discenti e/o del docente. É opportuno, inoltre, fornire un recapito telefonico nel caso in cui i discenti fossero impossibilitati a connettersi, per qualche motivo, con la piattaforma.

Gli “attrezzi del mestiere”, lato discenti

  • Occorre, anzitutto, essere in possesso di una connessione internet (possibilmente ad alta velocità per consentire una migliore performance). Avere a disposizione uno dei seguenti browser: Chrome, Internet Explorer, Firefox.

In presenza di difficoltà di connessione, è bene non interrompere l’attività, ma scrivere in chat o al numero di telefono fornito dall’Ente di formazione.

Fornire anche le indicazioni nel caso di interruzione/disconnessione dalla piattaforma (ad esempio per ripristinare il collegamento e quindi tornare in “presenza virtuale” si deve suggerire di ri-cliccare sul link della riunione). Se le difficoltà tecniche dovessero persistere sarà, comunque, possibile comunicare a mezzo whatsapp o sms con il tutor, presente in aula virtuale.

  • Seguire il corso da una postazione che garantisca il giusto setting per la concentrazione: lontano da rumori e dalla
  • possibilità di non essere interrotto.
  • Chiudere sul PC tutti i programmi eventualmente attivi che possono creare distrazioni (mail, chat o altri programmi).
  • Il materiale didattico (slide) già a disposizione e condiviso dal docente, è molto importante averlo anche sotto mano, in particolare le norme e le dispense, oltre al blocco appunti.
  • Organizzarsi per prendere appunti; ci sono allievi che preferiscono prendere appunti tramite il PC (soluzione difficile da organizzare se si dispone di un solo PC in quanto è necessario utilizzarlo per vedere il materiale presentato dal docente a meno che non si disponga di uno schermo piuttosto ampio da poterlo suddividere a metà) piuttosto che ricorrere a prendere appunti con modalità tradizionali.
  • É consigliabile tenere il microfono in modalità “mute” e aprirlo nel caso in cui il docente rivolge una domanda, o origini un confronto su un tema poco prima trattato, ovvero qualora si desiderasse intervenire rivolgendo una domanda, o si necessitasse di aver chiarimenti. Al riguardo, è possibile segnalare al docente tale necessità tramite la funzione “chat” disponibile in piattaforma.
  • A discrezione del docente potranno essere organizzate esercitazioni/simulazioni casi, per quanto possibile, come vedremo nel seguito.
  • Le pause “…caffè” saranno gestite dal docente indicativamente di 5/10 minuti con una cadenza di un’ora e mezza circa, sia a metà mattina che a metà pomeriggio. La pausa pranzo è, come in aula tradizionale, di un’ora.
  • Le presenze verranno registrate dal Tutor virtuale e dal docente verificando all’inizio dell’attività le persone presenti nella virtual room.

I “trucchi del mestiere”: lato docente

Con riferimento alle regole per la didattica, affinché il docente possa fornire la migliore delle prestazioni possibili, ferme restando le inevitabili barriere caratterizzanti la formazione continua online, occorre considerare almeno gli aspetti di seguito indicati.

Aspetti organizzativiprima di iniziare la sessione formativa occorre prevedere che il docente si attivi sulla piattaforma circa 20/30 minuti prima dell’inizio della lezione per la preparazione del materiale che potrebbe servirgli, da quello didattico a quello fisico come: una bottiglia d’acqua; un eventuale secondo pc per la consultazione diretta di altri materiali che necessitano di interazione sul web; oscurare lo sfondo in cui si trova evitando la presenza di tutto quanto possa palesarsi non professionale (disordine, cibo, ecc) risaltando invece quanto di altro avesse a disposizione (come un quadro o un oggetto di design). Curare anche i cavi che non devono intralciare la postazione di lavoro o peggio arrotolarsi. Spegnere o silenziare il cellulare. Oltre ad aver fatto un clean desk il più pulito possibile privo di file o materiali che niente afferiscono all’attività formativa.

Gestione dello schermo – il docente deve alternare, come già indicato, il proprio volto alle slide nonché ad altri materiali didattici, come file di word, excel, che presenta durante la lezione.

Alcune piattaforme hanno la funzione “lavagna”, talvolta complessa da utilizzare; spesso dunque una soluzione alternativa come un foglio di word o una nota dione notessono più semplici ed efficaci. In ogni caso è richiesta al docente grande dimestichezza.

Allorquando i discenti dovessero fare una domanda o rispondessero a un quesito, il docente dovrebbe chiedere di palesarsi in video. Di norma, anche per risparmiare banda, è meglio che video e microfoni dei discenti siano disattivati anche per evitare rumori di sottofondo mentre il docente spiega o il ritorno della voce del docente. Infine da segnalare che il docente deve disporre di un HW dotato una telecamera e di un apparato sonoro di qualità eccellente.

Interagire con gli allievi – ad inizio corso, è bene fare un “giro di tavolo” di presentazione come in aula tradizionale donde dare l’impressione che il docente guardi i discenti occorre guardare la telecamera anziché il video, come sarebbe naturale. L’alternanza video volto-slide sarebbe efficace.

Parimenti, il docente dovrebbe giocare sui registri vocali di comunicazione e sulla gestualità degli arti superiori, in particolare delle mani, per mantenere alta l’attenzione e incuriosire i partecipanti.

È necessario che il docente, infine consulti regolarmente la chat; molti discenti infatti trovano difficoltoso interrompere il docente e preferiscono porre delle domande tramite questa modalità interattiva. Questo implica che il docente riponga un’attenzione costante ad eventuali nuovi messaggi /domande. La tecnica è quella di rileggere, a beneficio di tutti i presenti, la domanda posta nella chat e rispondere ringraziando, sempre il discente che l’ha posta. Infine un’altra modalità per interagire con gli allievi risiede nel condividere, in fase di correzione di una esercitazione/presentazione di un elaborato lo schermo degli allievi (operazione piuttosto facile e rapida con la gran parte delle piattaforme) per poter effettuare la correzione in plenaria. La condivisione dell’elaborato dei discenti è molto facilitata da questa soluzione rispetto alla formazione tradizionale laddove si deve ricorrere a complessi scambi di file (scambio di chiavette) considerando che non sempre tutti i pc sono abilitati, di default.

Stimolare gli allievi – nel corso della formazione FAD i discenti tendono a fare poche domande, ed a porle sono quasi sempre i medesimi. Ciò avviene anche nell’aula tradizionale, tuttavia è indubbio che, in FAD, questo aspetto sia molto più marcato. Al fine di coinvolgere maggiormente gli allievi il docente rivolga domande con frequenza, chiamandoli personalmente per nome. Inoltre, con maggior frequenza rispetto alla formazione tradizionale, proprio perché al docente manca il contatto visivo, sarà opportuno che egli chieda ripetutamente se gli argomenti sono chiari e susciti eventuali domande allievi; allorché fosse possibile il docente dovrebbe fare le cd “domande punteruolo”. Si tratta di domande molto mirate tali da obbligare gli allievi ad una concentrazione maggiore di quella normalmente richiesta, anche con la finalità di far percepire una sorta di continua “tensione”.

Ancora, per coinvolgere i discenti riteniamo essere utile ipotizzare esercitazioni anche tramite ricerche sul web, dando per presupposto che ogni discente disponga di un PC. Ne risulterà una modalità di lavoro decisamente facilitata, rispetto alla formazione tradizionale.

Valutazione finale

Ultimo aspetto concerne il “come” raccogliere, elaborare e trarre conclusioni.

Occorre considerare che:

  • nel caso in cui sia previsto il test finale questo verrà inviato dal docente o dal supporto di segreteria didattica, preferibilmente in formato pdf editabile, tramite la piattaforma scelta, prima del termine della lezione stabilendo tempi e modi, da rispettare.
  • Al termine del corso sarà necessario e fondamentale compilare il “questionario di gradimento” richiesto via e-mail, con la richiesta di accedere a un link, al fine di mantenere la forma anonima dello stesso; senza la compilazione non si potrà ricevere l’attestato finale.
  • È opportuno che il questionario indaghi anche gli aspetti relativi alla piattaforma (usabilità, fruibilità) ponendo ai discenti almeno una domanda sui pro e i contro della modalità FAD, rispetto a quella tradizionale.

Le piattaforme web disponibili e adatte alla formazione

Nel settore della Formazione, non è infrequente che le piattaforme dedicate siano molto rigide, spesso finanche senza la presenza del docente e quindi con voce registrata.

La personalizzazione della “offerta formativa” è, dunque, molto importante.

Per il raggiungimento di tale scopo, ci pare altrettanto fondamentale la scelta della piattaforma.

Dal punto di vista operativo, la maggior parte delle piattaforme oggi disponibili è provvista di un set di comandi facilmente comprensibili grazie all’uso di icone standardizzate, sostanzialmente simili (microfono, videocamera con i relativi simboli, generalmente noti).

La maggior parte delle piattaforme peraltro è gratuita, per tutta una serie di funzioni offrendo a costi spesso molto contenuti, prestazioni via via crescenti.

Le piattaforme dedicate ai webinar sono lo strumento principale per sopperire alle limitazioni imposte dalla condizione attuale che ha azzerato spostamenti.

Esse si prestano all’organizzazione oltre che di assemblee, riunioni, eventi anche in streaming, video, anche di formazione.

Alcune piattaforme favoriscono la gestione di situazioni che non richiedono la stessa interattività come nel caso di eventi con un elevato numero di partecipanti: è il caso, per l’appunto, dei webinar a cui partecipare anche con modalità “view-only”.

Richiamandoci a quanto già scritto in ordine alla funzionalità basiche ed avanzate delle piattaforme, nella tabella che segue, intendiamo raffigurare alcuni degli elementi/prestazioni che, sulla base della nostra esperienza, sono da considerare quando occorre scegliere una piattaforma piuttosto che un’altra, letti ovviamente con la lente di ingrandimento relativamente alla formazione.

Aspetti fondamentali

Alcune delle caratteristiche necessarie
  • qualità dei video e del sonoro (elementi questi che sono condizionati anche dalla qualità della trasmissione e dagli apparati invianti e riceventi)
  • dimensioni dei materiali didattici, condivisibili nella piattaforma (sia come utente che come gruppo)
  • varianti mirate della piattaforma per attività formazione
  • creazione di sotto gruppi per lo svolgimento di esercitazioni
  • utilizzo della lavagna per disegnare e condividere immagini
  • possibilità di condividere una presentazione con audio attivo

Aspetti secondari

Alcune delle caratteristiche richieste
  • possibilità di salvare le sessioni dell’evento di formazione o di registrare l’evento per poter dimostrare la presenza e partecipazione degli allievi (funzione indispensabile per corsi che richiedono la presenza obbligatoria – es. riconoscimento dei crediti)
  • commutazione video a voce (ovvero la possibilità di mettere in evidenza la persona che sta parlando durante l’evento – aspetto fondamentale nel caso della docenza per individuare immediatamente il partecipante che sta ponendo una domanda)
  • possibilità di intervenire sulle esercitazioni on line, accessibile al docente ed agli allievi
  • varietà e funzionalità degli applicativi/App dedicati alla formazione e supportati dalla piattaforma

Verso nuove forme di formazione “…intelligente”, lo smart learning

Nel contesto di questa emergenza sanitaria da COVID-19, stiamo assistendo ad un cambio di approccio verso una “istruzione intelligente” vale a dire il passaggio dalle lezioni frontali tipicamente da aula tradizionale, a quelle a distanza caratterizzate da un’aula virtuale.

Tuttavia, questa nuova o meglio innovativa forma di istruzione non significa semplicemente «trasmettere una lezione “normale” via streaming» ma occorre altresì adoperare software muniti di audio e video ora per il docente ora per i discenti, con la possibilità di condividere il doppio schermo: quello del docente e quello della chat (dedicata).

Il mercato, oggi, peraltro con un sensibile incremento della digitalizzazione, sta offrendo un’ampia gamma e vasta scelta di prodotti in grado di supportare web conference, e webinar (seminari interattivi, su Internet).

In questo contesto alcuni strumenti spiccano, evidentemente, per praticità, semplicità e integrazione con le piattaforme aziendali.

Al riguardo, rammentiamo che una piattaforma on line di smart learning che si rivolga alle Aziende per essere efficace deve essere orientata ad «aumentare l’alfabetizzazione digitale dell’intera popolazione aziendale, accrescerne la consapevolezza su tutti gli aspetti della trasformazione digitale in atto (smart working, intelligenza artificiale, open innovation, blockchain, digital marketing, Gdpr, cyber security, ecc.) e contribuire a sviluppare una mentalità più orientata all’innovazione e al cambiamento».

Molte aziende si sono infatti trovate, dall’oggi al domani, a reinventarsi dovendo attivare, anche in tempi brevi, nuove modalità di lavoro al fine di non fermarsi, mettendo a disposizione diversi contenuti dedicati a consigli per affrontare l’emergenza.

Conclusioni

Vogliamo concludere esaltando gli indubbi vantaggi della FAD, tra cui la riduzione dei costi per i partecipanti in termini di tempo e di viaggio, con la possibilità per chi risiede lontano dalle grandi città di poter frequentare, oltre che riduzione dei costi del docente, e conseguente diminuzione indiretta dei costi per i partecipanti.

Da non dimenticare anche alcune funzioni delle piattaforme ben si prestano a favorire la formazione a distanza, rispetto alle soluzioni tradizionali.

Da ultimo, per chiudere il cerchio, per ovviare alla questione – pur rilevante – della socializzazione, si potrebbe allora pensare che per i corsi superiori alle 24 ore (per i quali riteniamo discriminante questo aspetto) sarà indispensabile, progettare corsi che non richiedano esercitazioni di gruppo.

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