Il Facility management è un processo aziendale che si occupa di mettere in condizione un’impresa di lavorare al meglio, creando gli spazi e i luoghi di lavoro propriamente detti e curando tutti quei servizi che consentono l’operatività: forniture di energie e di tecnologie, gestione della ristorazione, del parcheggio e della manutenzione di impianti e macchinari, oltre alla gestione dei budget e alla revisione dell’efficacia tra costi – benefici e altri ancora.
Essendo multidisciplinare per propria natura, i compiti del Facility management si adeguano alle necessità delle imprese sempre mantenendo un’importanza centrale nel metterle in condizione di dedicarsi ai rispettivi core business.
I principali vantaggi del Facility management in azienda
Partendo dal presupposto secondo cui il Facility management deve mettere in condizione un’azienda di concentrarsi al meglio sulle proprie attività di business, possiamo dedurre che si tratta di un processo mirato anche a incentivare la produttività facendo attenzione alla ratio tra costi e benefici, riducendo per quanto è possibile i costi. Da qui possiamo stilare un elenco dei vantaggi che offre alle imprese:
- fornire ambienti di lavoro stimolanti, affinché i lavoratori possano svolgere le proprie mansioni in luoghi comodi, riscaldati o freschi a seconda della stagione, organizzati, puliti, correttamente mantenuti e riforniti di tutto ciò che è necessario,
- verificare e migliorare la sicurezza, la manutenzione degli impianti di sicurezza di macchinari, dei sistemi antincendio, del filtraggio dell’aria e di tutto ciò che garantisce l’incolumità dei lavoratori,
- controllo e riduzione dei costi, che non riguarda soltanto il prezzo a cui vengono acquistati i servizi necessari al corretto funzionamento dell’impresa, ma che si estende anche ai sistemi di contenimento dei costi energetici e alla corretta pianificazione di revisioni di impianti e sistemi, affinché il loro ciclo di vita sia il più lungo possibile.
Quando le aziende hanno bisogno del Facility management
La risposta più immediata è: sempre. Giacché il compito del Facility management è quello di ridurre i costi e aumentare la produttività, non c’è un solo motivo per non ricorrervi. La domanda va riformulata al fine di comprendere quando è opportuno averlo in-house e quando invece ha senso averlo all’esterno dell’azienda, al pari di un altro fornitore di servizi.
Le logiche, in questo caso, sono prettamente contabili e finanziarie e non possono rispondere soltanto alla grandezza di un’impresa, perché un buon servizio di Facility management si occupa, per esempio, anche delle ricadute che la produzione di un’azienda ha sull’ambiente e ciò ci riconduce tanto alla trasversalità dei compiti che assolve, quanto alla necessità, per qualsiasi impresa, di assumere una responsabilità nei confronti dei propri stakeholder tra dipendenti, fornitori, utenti-clienti e collettività.
Quando integrare i software di Facility management in azienda
Le aziende che fanno leva sul Facility management dovrebbero sempre integrare dei software che ne coadiuvino le attività, perché va inteso come un processo aziendale e non vi è un singolo processo che non abbia un software di riferimento. L’efficienza dipende anche dagli strumenti di lavoro disponibili e, tanto più un’azienda è grande, tanto più il Facility management avrà bisogno di una piattaforma per gestire tutte le attività che deve svolgere.
Sul mercato sono disponibili numerose soluzioni: per un aiuto nella scelta, rimandiamo a questo articolo.
Quali sono le migliori tecnologie di Facility management
Pensare al Facility management come a un processo statico, facilmente gestibile con qualche app e dei fogli di calcolo è fuorviante. Si tratta di un mondo in continua evoluzione proprio perché si adatta ai modelli di business e ai modi di lavorare di imprese e organizzazioni.
Oggi, per avere il controllo dei servizi che il Facility management deve erogare, occorrono tecnologie dedicate. Spiccano quelle che permettono:
- la gestione dei sensori IoT,
- l’analisi dei dati (Data analytics).
- la gestione e il polling dei dati in Cloud (Data collection),
- il monitoraggio remoto,
- la gestione degli spazi di lavoro (anche quelli remoti).
Migliorare l’uso degli strumenti di Facility management
Il Facility management è in continua evoluzione ed è entrato con entrambi i piedi nel mondo della sensoristica. Smart building, Smart metering, sensori dedicati all’industria (Industrial Internet of Things, IIoT) che permettono di monitorare in tempo reale il livello di funzionamento di sistemi e macchine, permettendo la manutenzione predittiva e altre tipologie di sensori.
Lo Smart building consente la gestione ottimale dei costi e dei consumi, con ricadute apprezzabili anche sull’ambiente e sulla sostenibilità, aspetto che rientra a pieno titolo nella Smart metering mediante la quale l’industria – tipicamente quella energivora – riesce ad avere un controllo e un efficientamento degli approvvigionamenti di energie, del consumo e delle emissioni.
Cosa distingue il Facility management dagli altri servizi
La differenza è concettuale: si può affidare a diversi fornitori specializzati la gestione dei differenti aspetti demandati al Facility management in sé. Va considerato però che le imprese sono un sistema aperto, i diversi comparti agiscono di concerto e, parallelamente, il Facility management fa grande uso dei dati per l’ottimizzazione e la manutenzione dei flussi di lavoro quindi ha senso avere un solo servizio collettivo il quale, mediante l’uso di un software specifico, abbia visione sull’intero quadro da gestire senza dovere creare sinergie con altri partner o concorrenti per svolgere il proprio compito.
Facility management, migliora anche la produttività
Uno degli aspetti focali del Facility management è quello di migliorare la produttività. Non si tratta soltanto di creare spazi di lavoro confortevoli, di curare l’aera esterne all’azienda (per esempio il parcheggio o gli spazi verdi) e neppure soltanto di fornire la mensa di cibi che possano stuzzicare ogni palato.
La produttività può essere migliorata reingegnerizzando i processi, eliminando o demandando a terzi, oppure ad automatismi, i compiti ripetitivi. Tutto ciò faciliterà l’esecuzione di alcuni compiti, snellendo procedure e rendendole così più semplici da seguire e attuare.
Il futuro del Facility management: come evolverà
Un elemento di rottura è stato lo Smart working che ha reso necessaria la reingegnerizzazione di processi – soprattutto comunicativi – di ogni organizzazione.
Il Facility management si è trovato così confrontato non più con la gestione di una o più sedi aziendali che erano punto di riferimento di decine o centinaia di lavoratori, ma con tante e diverse sedi che sono diventate cellule formate da uno o pochi collaboratori. Sarà sempre più centrale l’ottimizzazione dei carichi di lavoro e la loro flessibilità ormai inconfutabile, perché i collaboratori in remoto hanno creato assetti quotidiani che bilanciano le necessità della vita professionale a quelle della sfera privata.
Non da ultimo, le cellule dell’azienda devono comunicare tra loro in modo fluido. Non si tratta soltanto dello scambio di dati, tipicamente affidato a risorse Cloud, quanto alla necessità di confrontarsi come un collega con la stessa facilità con cui lo si sarebbe fatto in ufficio.
