Nell’ampia categoria dei “permessi e dei documenti” rientrano tutte quelle azioni (che i cittadini spesso chiamano “burocrazia” o “pratiche burocratiche”) che mettono un Comune nelle condizioni di poter rilasciare un documento, un’autorizzazione, una concessione di cui un utente ha bisogno. In questa tipologia rientrano – come descritto nella documentazione del modello per i servizi digitali dei Comuni italiani – ”le richieste di documenti, anche d’identità, o di certificati che attestano un permesso, come la richiesta di permesso ZTL”.
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Permessi e documenti: quali servizi offrono i Comuni
Nella lista dei servizi che possono essere digitalizzati in modo moderno (cioè rispettando specifici requisiti di conformità) dai Comuni italiani usando finanziamenti PNRR ci sono 7 servizi che rientrano in questa tipologia (vedi tabella 1): la richiesta delle pubblicazioni di matrimonio, passaggio indispensabile per chiunque intenda sposarsi; la richiesta di accesso agli atti, procedura che favorisce la consultazione, da parte di cittadini e imprese, di documenti pubblici non presenti nel sito web del Comune; la richiesta di occupazione di suolo pubblico, che regola diverse tipologie di occupazione da parte di privati, enti, aziende, tra cui i più noti sono forse la realizzazione di eventi o i tavoli all’esterno di bar e ristoranti; tre servizi che interessano la viabilità stradale: parcheggio per residenti, accesso ad aree ZTL, contrassegno di parcheggio invalidi; e infine la richiesta di permesso per passo carrabile che interessa la viabilità (il passo carrabile istituisce un divieto di sosta per i veicoli, compresi quelli del titolare del permesso) e contemporaneamente è un forma di occupazione di suolo pubblico (in particolare quando richiede interventi sulla pavimentazione stradale, come la realizzazione di uno scivolo per consentire l’ingresso e l’uscita dell’auto da un garage).
| Tab. 1 Lista dei servizi digitali previsti dall’allegato 2 dell’avviso 1.4.1 che rientrano nella tipologia (archetipo) denominata “Permessi e documenti”. | |
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| Richiedere permesso di parcheggio per residenti | Servizio relativo al rilascio di un’autorizzazione per posteggiare nelle aree di parcheggio pubblico a pagamento |
| Richiedere permesso di accesso ad area ZTL | Servizio di richiesta di autorizzazioni in deroga a divieti di circolazione |
| Richiedere permesso per parcheggio invalidi | Servizio di autorizzazione a fruire dei Parcheggi per gli invalidi tramite rilascio di contrassegno in favore dei soggetti diversamente abili, in materia di circolazione stradale |
| Richiedere permesso per passo carrabile | Servizio di richiesta di autorizzazione a imporre il divieto di parcheggio presso l’ingresso della propria abitazione |
| Richiedere una pubblicazione di matrimonio | Servizio per la richiesta di autorizzazione previa celebrazione dei matrimoni civili |
| Richiedere l’accesso agli atti | Servizio per esercitare il proprio diritto a richiedere, prendere visione ed, eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi. |
| Richiedere permesso di occupazione suolo pubblico | Servizio per richiedere la concessione a fruire degli spazi comunali |
Fig. 1: Dettaglio di uno dei prototipi dell’archetipo “Permessi e documenti” presente nel modello per i siti e i servizi dei Comuni
Una nuova generazione di servizi digitali
I modelli (linee guida, regole tecniche, prototipi) messi a disposizione dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale rappresentano un punto di riferimento per tutti i Comuni che intendono rendere più semplici queste procedure grazie ad un uso intelligente del digitale; rappresentano inoltre un requisito per poter ottenere i finanziamenti PNRR per lo sviluppo di queste attività.
| Con questo articolo, vengono messi a disposizione tutti i materiali di progettazione realizzati dal team di OpenCity Italia per un servizio digitale che rientra nell’archetipo “Permessi e documenti”, utilizzando i KIT di Designers Italia. |
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Descrivendo il servizio “Richiedere la pubblicazione di matrimonio” (cos’è, come funziona, come diventerà nella sua più evoluta versione digitale) forniamo ora un esempio concreto che ci permette di mostrare quali vantaggi avranno cittadini, imprese e funzionari dall’introduzione di servizi digitali basati sui modelli del Dipartimento e sulle piattaforme abilitanti (SPID, IO e PagoPA).
Pubblicazioni di matrimonio, come funziona il servizio
Secondo quanto previsto dal Codice civile, chiunque intenda sposarsi in Italia deve procedere alla pubblicazione di matrimonio.
La pubblicazione di matrimonio è una comunicazione pubblica dell’intenzione di sposarsi. A seguito di richiesta dei futuri sposi (che verrà verbalizzata dall’ufficiale di stato civile), la pubblicazione viene fatta dal Comune sul proprio sito web per la durata di otto giorni. Dopo 11 giorni dalla pubblicazione della notizia e in assenza di opposizioni (evitiamo per brevità di approfondire questo tema, che richiama il celebre “chi ha qualcosa da dire lo faccia ora, o taccia per sempre!) il Comune invia ai futuri sposi il certificato di avvenuta pubblicazione che è un documento valido 180 giorni, periodo entro il quale i futuri sposi avranno facoltà di sposarsi.
Per quanto le realtà dei Comuni italiani siano diversificate, semplificando un po’ possiamo provare a riassumere come segue l’organizzazione tipica di questo servizio (vedi scheda 1).
Scheda 1: Una descrizione (semplificata) di come funziona oggi questo servizio comunale in Italia
I futuri sposi cercano su Google informazioni sul matrimonio e trovano su un blog alcune informazioni sulle procedure necessarie alla pubblicazione di matrimonio. Vanno sul sito del Comune e trovano alcune informazioni più approfondite, scritte però con linguaggio burocratico e piene di riferimenti normativi. In genere trovano sul sito un modulo da leggere e compilare (di solito molto complesso, perché deve tener conto di diverse casistiche, comprese quelle che non riguardano la loro situazione). Nella maggior parte dei casi lo stampano, lo compilano, lo firmano.
Se sono fortunati, trovano sul sito indicazioni e orari dell’ufficio in cui dovranno presentare la richiesta, altrimenti telefonano in Comune e prendono accordi. Vanno in tabaccheria, comprano una marca da bollo da mettere nel modulo. Vanno a questo punto in Comune, si mettono in fila allo sportello e incontrano l’ufficiale dell’anagrafe che verbalizza la richiesta. L’ufficiale consegna loro un biglietto cartaceo che li informa che troveranno la notizia (la pubblicazione dell’intenzione di sposarsi) pubblicata sull’albo pretorio del sito del Comune. Chiedono informazioni sulla possibilità di prenotare una sala per il rito civile e apprendono che si tratta di un altro servizio (di un altro modulo da compilare e di un altra fila allo sportello!).
Tornano a casa, cercano la notizia sul sito ma non la trovano. Ripetono la ricerca il giorno seguente e trovano l’annuncio. Segnano sul calendario la data in cui dovrebbe arrivare il certificato di pubblicazione (a partire dall’undicesimo giorno dalla pubblicazione). Attendono l’arrivo della raccomandata (sperando in questo caso che ci sia qualcuno a casa per il ritiro o la firma) oppure, nei casi più fortunati, di una email con il certificato in allegato.
Pubblicazioni di matrimonio, la progettazione del servizio on-line
Passiamo ora a descrivere la versione del servizio on line “Pubblicazione di matrimonio” implementato con la soluzione open source ed a riuso La Stanza del Cittadino – OpenCity Italia , seguendo il modello “Permessi e documenti” e cercando di utilizzare nel modo migliore tutti gli strumenti previsti dal Modello per i siti e servizi digitali dei comuni italiani. Nelle figure 2 e 3 sono rappresentati due momenti del processo di progettazione realizzato seguendo la metodologia prevista da Designers Italia. In particolare, l’analisi del servizio (sintetizzata nella mappa dell’ecosistema) è la base per avviare la fase di progettazione basata sulla creazione di personas (profili di utenti che useranno il servizio) e scenari d’uso (descrizione dettagliata dell’esperienza d’uso del servizio).
Fig. 2 La mappa dell’ecosistema del servizio “richiesta pubblicazione di matrimonio” riporta i principali attori e le principali interazioni.
Fig. 3 Fase di codesign del servizio di pubblicazione di matrimonio basato sui kit di Designers Italia per l’analisi e il miglioramento dell’esperienza d’uso del servizio. Il processo prevede di definire in modo dettagliato le varie fasi del servizio ed è la base per la successiva prototipazione dello stesso.
Pubblicazioni di matrimonio, il nuovo servizio on line
Gli scenari d’uso di cui abbiamo visto un esempio poco fa rappresentano la base per la definizione dei flussi e poi del prototipo del servizio. La Stanza del Cittadino – OpenCity Italia ha un ambiente di prototipazione rapida che permette di creare una versione beta del servizio completamente funzionante, comprese le fasi di autenticazione e di pagamento (dettagli del prototipo nelle figure 4 e 5).
Fig. 4 – Dettaglio della scheda di presentazione del servizio “Richiedere la pubblicazione di matrimonio”.
Fig. 5 – Dettaglio di una fase del percorso per richiedere la pubblicazione di matrimonio. Il sistema controlla automaticamente che almeno uno dei futuri sposi abbia residenza in Comune, prerequisito per inoltrare la richiesta
| Partendo dalla documentazione e dal prototipo di servizio funzionante presentato, i Comuni possono adottare il servizio digitale esattamente nella forma che abbiamo definito oppure a loro volta realizzare varianti e personalizzazioni attraverso il back-office della Stanza del Cittadino – Opencity Italia. Questo consente di attivare i servizi in tempi molto rapidi e di venire incontro alle esigenze dei comuni più strutturati. |
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Nella scheda 2 è disponibile una descrizione di come funziona il nuovo servizio on line di “Pubblicazione di matrimonio”. Basta leggere per rendersi conto di quanti passi avanti è possibile compiere grazie a una buona esecuzione del modello proposto dal Dipartimento: informazioni chiare e ben organizzate, possibilità di fare tutto l’iter della richiesta sul pc o sullo smartphone, compreso il pagamento; possibilità di prendere appuntamento direttamente all’interno del flusso di richiesta, piena visibilità di tutte le fasi del processo per il cittadino e per l’operatore, chiarezza dei tempi, notifiche puntuali attraverso l’area personale del Comune e anche sull’app IO. Un passo in avanti nel percorso di semplificazione e di riduzione della burocrazia grazie a un uso intelligente delle tecnologie digitali.
Scheda 2 – Scenario d’uso “Pubblicazione di matrimonio” basata sui modelli per siti e servizi dei Comuni italiani (e sui requisiti per ottenere i finanziamenti PNRR)
Francesca e Riccardo hanno deciso di sposarsi con un matrimonio civile. Così Francesca va sul sito del comune in cui è residente, cerca con il motore di ricerca “Matrimonio” e trova facilmente la scheda del servizio “Pubblicazione di matrimonio”. Leggendo la scheda scopre di poter richiedere la pubblicazione di matrimonio tramite una procedura online e che poi, attraverso il servizio on line dedicato, potrà prenotare una sala comunale per celebrare il matrimonio.
Francesca accede al servizio tramite SPID e nota che parte dei suoi dati anagrafici è già presente. Procede rapidamente alla compilazione delle informazioni aggiuntive richieste, perché il modulo le mostra e le chiede di compilare solamente i dati strettamente necessari alla tipologia di richiesta che sta facendo (per esempio, non visualizza le informazioni e le richieste di allegati indirizzate a chi intende fare un matrimonio religioso, oppure quelle indirizzate alle richieste fatte da cittadini stranieri). Se per caso dimentica di inserire un dato il sistema la avvisa immediatamente senza inutili complicazioni.
Dopo aver compilato i dati, visualizza un calendario dove scegliere data e orario dell’appuntamento con l’ufficiale dell’anagrafe per la verbalizzazione. Se il suo Comune è particolarmente “smart”, potrebbe avere la possibilità di fare l’incontro on line in modalità video chiamata, senza dover andare in Comune. Procede a questo punto con il pagamento direttamente on line, senza dover acquistare una marca da bollo e invia la richiesta con un click. Francesca può dare un feedback immediato sulla qualità del servizio che il Comune le ha messo a disposizione.
Un funzionario del Comune controlla e approva la documentazione fornita e Francesca riceve una notifica che le ricorda la data dell’appuntamento in cui lei e Riccardo formalizzeranno la richiesta in presenza dell’ufficiale di stato civile. Dopo la verbalizzazione Francesca riceve una notifica con il link alla notizia che può immediatamente visualizzare sul suo smartphone. Siccome Francesca utilizza l’app IO, riceve tutti i messaggi non solo per email e nell’area personale del sito del Comune, ma anche sulla app IO.
Dopo 11 giorni, come previsto, riceve una notifica: il certificato di avvenuta pubblicazione è disponibile nella sua area personale riservata, dove vengono conservate anche la ricevuta di pagamento e tutte le informazioni sulla pratica appena conclusa. Qui Francesca trova anche il link al servizio “Prenotazione di una sala comunale per i matrimoni”, accede alla scheda del servizio e inizia a valutare se sposarsi nel Comune di residenza e – in tal caso – quale data e quale location potrebbero essere disponibili. Quando accede al servizio per prenotare e pagare la sala le viene richiesto il certificato di avvenuta pubblicazione di matrimonio. Lo trova già disponibile nella sua area personale riservata: basta un click per inserirlo.
