Come accelerare sulla gestione documentale e la digitalizzazione dei processi di lavoro della PA? Per riuscirci, sono emersi tre requisiti indispensabili, largamente condivisi durante i tavoli tecnici tenuti a ForumPa 2018.
- la necessità di limitare al massimo ulteriori interventi normativi e condividere con un approccio istituzionale realmente aperto agli stakeholder i passaggi opportuni per completare il quadro regolamentare, a partire dalle linee guida previste dal dlgs 217/2017 che ha modificato il Codice dell’amministrazione digitale;
- l’esigenza di definire con maggior chiarezza i modelli organizzativi di riferimento soprattutto negli interventi che riguardano l’archiviazione o conservazione a norma su cui il piano triennale è intervenuto senza sufficiente chiarezza;
- la rilevanza di iniziative per migliorare la qualità delle piattaforme sia in termini di requisiti da definire, sia nello sviluppo intelligente di soluzioni di riuso che tengano conto del mercato.
Sono aspetti tecnici che più volte sono stati considerati e discussi su queste pagine. Necessari garantire la sostenibilità delle trasformazioni e favorire e incoraggiare gli investimenti organizzativi e tecnici in atto.
Il Forum sembra testimoniare (almeno a chi scrive) che si tratta di questioni la cui rilevanza è ormai condivisa e in grado di suscitare l’interesse degli interlocutori e la loro disponibilità a operare in una direzione unitaria. Gli interlocutori hanno raggiunto un buon grado di consapevolezza circa i percorsi da intraprendere e i rischi da considerare, nonché sull’imprescindibile utilizzo di strumenti archivistici e organizzativi adeguati (manuale di gestione, piani di classificazione, fascicolazione e conservazione).
La governance del sistema, tra Agid e Team Digitale
Il nodo della governance dell’intero sistema è invece tutto da risolvere, inclusi il ruolo dell’Agenzia per l’Italia digitale (cui tutti riconoscono una funzione centrale da rafforzare in futuro) e la necessità di chiarire le relazioni tra i diversi organismi cui compete intervenire in questo campo.
Sia pure con accenti e proposte diverse (talvolta divergenti) la gran parte degli interventi (in particolare i rappresentanti delle PA e gli esperti) hanno sottolineato l’esigenza di chiarire i ruoli tra Agid e Team per la trasformazione digitale e di delineare in futuro una linea unitaria e coordinata di governo del modello di digitalizzazione, con più trasparenza dei ruoli e delle responsabilità. Si può ritenere che una chiara distinzione tra indirizzi politici e operatività tecnica di alto livello costituisca per tutti gli interlocutori il nodo principale da sciogliere il più rapidamente possibile. Possiamo aggiungere, a Forum concluso e nell’incertezza attuale, che si tratta anche del problema più difficile.
ForumPA 2018, partecipazione e contenuti di qualità
C’è anche da dare un giudizio all’ultima manifestazione. Da un punto di vista generale, l’impressione – senza dubbio positiva – riguarda almeno due ordini di questioni: da un lato la partecipazione da parte delle amministrazioni, delle imprese e degli esperti (in sostanza degli stakeholder operativi in questo settore), dall’altro i contenuti presentati e discussi nei convegni, nei workshop e nelle attività di formazione.
Non vi è dubbio che la partecipazione è sembrata di notevole qualità, sia per quanto riguarda la capacità dei relatori presenti nei diversi tavoli e convegni del Forum di riflettere in modo organico sul lavoro fatto e sui nodi aperti, sia per l’interesse manifestato dal pubblico che non ha mai mancato di riempire le sale degli incontri dedicati al tema della gestione documentale. Nel merito si è osservato un crescente livello di accordo e di consapevolezza su quel che resta da fare e sulle criticità che nel passato recente hanno impedito al paese di procedere più speditamente e in modo più efficace lungo la strada tracciata da anni di legislazione sostanzialmente coerente.
Certo, si è trattato di un Forum diverso dagli altri soprattutto per l’assenza della politica e per l’apparente possibilità (gli eventi dei giorni successivi hanno dimostrato un ben più alto grado di incertezza) di avere un interlocutore politico non del tutto delineato, ma almeno definibile per alcuni ambiti, tanto che il mantra ricorrente del Forum con cui si sono chiusi tutti gli eventi nella forma di una lettera aperta al nuovo governo ha prodotto una serie di interessanti proposte che tuttavia rischiano ora di rimanere a bagnomaria per molti mesi, non solo senza risposte ma addirittura senza destinatari.
