L'analisi

Digitalizzare i processi aziendali, come la tecnologia cambia i problemi gestionali

La digitalizzazione dei processi aziendali è un obbligo derivato dal contesto sociale ed economico in cui si opera attualmente: non sono solo le norme a spingere verso questo obiettivo, ma anche le esigenze di business e di gestione corretta dei documenti digitali. Ecco come tecnologie come la blockchain possono intervenire

10 Ott 2019
Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali

documenti_171425060

Non esisterà, da qui a cinque anni, nessuna azienda che non avrà digitalizzato i suoi processi aziendali. Non è infatti una scelta, è un obbligo. Non un obbligo normativo, ma dettato dal contesto socio economico che sta cambiando e dai mercati. Non si può pensare di restare fermi al palo. Vediamo gli scenari che si presentano.

La digitalizzazione nella quotidianità

La Trasformazione Digitale porterà con sé innumerevoli cambiamenti, che dovranno essere gestiti in modo corretto. Al di la delle considerazioni riguardanti le eventuali problematiche privacy, in questo caso voglio focalizzarmi su un aspetto molto importante, che non è secondario ad altri argomenti annessi al mondo della Trasformazione Digitale della Digitalizzazione e della famosa Industria 4.0. Parliamo dell’importanza di rendere opponibili a terzi e rendere sicuri secondo le norme e le best practices, i nostri dati informatici e digitali. Quel dato o anche informazione digitale che viaggerà nei prossimi anni tra i nostri sistemi informativi aziendali e tra gli Enti e tra i blocchi di una o più Blockchain e tra i nostri smartphone e le nostre scrivanie digitali.

WHITEPAPER
Robot intelligenti: i vantaggi nei progetti di automazione nell'Industry4.0
Industria 4.0
Realtà virtuale

La trasformazione digitale è una piattaforma, un contenitore di metodologie e procedure che riguardano tante tematiche e tanti settori diversi e tantissime tecnologie, compresa ad esempio la blockchain, che esplicitarle o elencarle tutte, sarebbe impossibile in questo spazio. Partiamo quindi dalla trasformazione digitale più semplice, quella che usiamo ogni giorno e che incredibilmente abbiamo usato e continuiamo ad utilizzare in modo errato, creando problemi e causando sanzioni.

New call-to-action

La comunicazione in azienda

Una recente ricerca di McKinsey, secondo cui i lavoratori aziendali passano il 28% del loro tempo in attività di scrittura e lettura delle email interne aziendali. Si parla quindi di comunicazioni che i collaboratori si scambiano tra loro; direttive, autorizzazioni, informazioni sullo stato di avanzamento lavori dei progetti e sulle fatture da emettere ai clienti. Il senso di questa ricerca, è dare un quadro delle infinite comunicazioni e quindi dati ed informazioni digitali, che rimangono intrappolate in caselle email, visibili solo ai rispettivi proprietari. Informazioni che si perdono per sempre, mano a mano che i dipendenti si alternano negli anni, rendendo impossibile la ricostruzione di determinati eventi, che possono avere per protagonisti anche soggetti di terze parti e che rappresenterebbero un immenso patrimonio di conoscenza aziendale, destinato a rimanere sommerso nelle pieghe di processi digitali su cui il management non ha controllo.

Pensiamo ad esempio come la blockchain o anche un comunissimo sistema di Enterprice Content Management System potrebbero invece catalogare, archiviare e conservare a norma tutte queste mole di dati e informazioni digitali. Ancora una volta, devo evidenziare che i processi documentali devono essere un know how dell’azienda e non dei dipendenti che ci lavorano, in questo caso. Dal momento che la legge ci impone la chiusura degli account email quando un dipendente lascia l’azienda, tutte le comunicazioni interne in essi contenuti dovrebbero essere depositate, attraverso opportune policy, in un sistema capace di raccogliere tutti dati gestiti fino a quel momento.

Digitalizzare i processi aziendali

Dal momento che i documenti prodotti in azienda, sono parte consistente del patrimonio aziendale – a maggior ragione ora che il Dato diventa il Petrolio del prossimo ventennio – è fondamentale che l’organizzazione abbia pieno possesso di tutti i documenti e di tutta la loro “storia” che viene prodotta giornalmente. La risposta a questo problema, è un processo digitale, dettato dalle best practices della trasformazione digitale, che permetta ai tuoi utenti di accreditarsi al sistema aziendale a inizio rapporto, venendo immediatamente in possesso di identità digitale, con cui prendere parte ai vari processi di lavoro, secondo i privilegi previsti per il proprio ruolo e per le proprie mansioni.

Attenzione, perché per identità digitali non si intende semplicemente la login e la password, ma un sistema di identità molto più evoluto che consenta all’utente di gestire tutte le attività e le informazioni che gestisce in azienda. Una volta che il rapporto cessa, la documentazione prodotta da quell’utente – e i vari processi decisionali e autorizzativi ai quali ha preso parte – devono rimanere patrimonio della società, mentre l’account – solo quello – del dipendente viene distrutto, insieme ai suoi dati sensibili ed eventualmente biologici/biometrici. La documentazione digitale dell’azienda non rappresenta soltanto la storia dell’azienda. Ma ha un valore ancora più alto. Diventa fondamentale, infatti, perché tutti i documenti digitali dell’azienda hanno un valore e sono oggetto di contenziosi legali o semplicemente per dimostrare che è esistita un’attività o un affare e che è stato gestito in questo modo, con queste risorse e questi asset. Si può avere anche il sistema documentale migliore del mondo, tutti i dati sulla blockchian, etc, ma se non si hanno le metodologie e le procedure per digitalizzare in modo corretto i processi aziendali, allora è una digitalizzazione che porterà errori e danni.

L’esempio dei Chat Bot

Facciamo un altro esempio. Questa volta riferito ad una tecnologia recente. Parliamo di Chat Bot. Quegli strumenti che permettono di implementare una chat all’interno dei canali digitali, che “dialoga” con gli utenti senza che ci sia un operatore dietro. I Chat Bot vengono istruiti attraverso algoritmi per gestire delle variabili ricavate dalle risposte che gli utenti forniscono a domande con scelta multipla o anche a testo libero.

Questi algoritmi analizzano ciò che gli utenti scrivono e rispondono per guidarli verso una vendita, un supporto tecnico o per mille altre finalità. Partiamo subito da un presupposto. Si tratta di una tecnologia eccezionale, ma che non serve assolutamente a nulla senza una “scatola nera” che registra le conversazioni digitali e le invia in una “cassaforte virtuale”, dove le registrazioni rimangono impresse per sempre e NON possono essere fisicamente modificate. Senza la conservazione dei log, ciò che avviene all’interno della Chat semplicemente non è mai avvenuto, una volta chiusa la sessione.

La Everywhere di Milano, ad esempio, ha realizzato Chat Bot capaci di gestire processi estremamente articolati, che vanno dagli allarmi di pubblica utilità (come messaggi che avvisano i cittadini di possibili imminenti catastrofi naturali), fino alle prenotazioni ospedaliere. Ma nulla di tutto questo sarebbe valido, senza un sistema che registra la conversazione utente/chat bot e la conserva a norma di legge, perché in caso di verifiche o controlli da parte degli enti regionali, responsabili dei servizi sanitari, nulla sarebbe dimostrabile! Lo stesso principio lo si può applicare a tutti gli altri settori ed asset della Trasformazione Digitale. Tutti i processi digitali devono e dovranno essere a norma, altrimenti sarà una digitalizzazione maligna.

New call-to-action

@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati