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L'analisi

Digitalizzare i processi aziendali, come la tecnologia cambia i problemi gestionali

La digitalizzazione dei processi aziendali è un obbligo derivato dal contesto sociale ed economico in cui si opera attualmente: non sono solo le norme a spingere verso questo obiettivo, ma anche le esigenze di business e di gestione corretta dei documenti digitali. Ecco come tecnologie come la blockchain possono intervenire

10 Ott 2019

Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali


Non esisterà, da qui a cinque anni, nessuna azienda che non avrà digitalizzato i suoi processi aziendali. Non è infatti una scelta, è un obbligo. Non un obbligo normativo, ma dettato dal contesto socio economico che sta cambiando e dai mercati. Non si può pensare di restare fermi al palo. Vediamo gli scenari che si presentano.

La digitalizzazione nella quotidianità

La Trasformazione Digitale porterà con sé innumerevoli cambiamenti, che dovranno essere gestiti in modo corretto. Al di la delle considerazioni riguardanti le eventuali problematiche privacy, in questo caso voglio focalizzarmi su un aspetto molto importante, che non è secondario ad altri argomenti annessi al mondo della Trasformazione Digitale della Digitalizzazione e della famosa Industria 4.0. Parliamo dell’importanza di rendere opponibili a terzi e rendere sicuri secondo le norme e le best practices, i nostri dati informatici e digitali. Quel dato o anche informazione digitale che viaggerà nei prossimi anni tra i nostri sistemi informativi aziendali e tra gli Enti e tra i blocchi di una o più Blockchain e tra i nostri smartphone e le nostre scrivanie digitali.

La trasformazione digitale è una piattaforma, un contenitore di metodologie e procedure che riguardano tante tematiche e tanti settori diversi e tantissime tecnologie, compresa ad esempio la blockchain, che esplicitarle o elencarle tutte, sarebbe impossibile in questo spazio. Partiamo quindi dalla trasformazione digitale più semplice, quella che usiamo ogni giorno e che incredibilmente abbiamo usato e continuiamo ad utilizzare in modo errato, creando problemi e causando sanzioni.

La comunicazione in azienda

Una recente ricerca di McKinsey, secondo cui i lavoratori aziendali passano il 28% del loro tempo in attività di scrittura e lettura delle email interne aziendali. Si parla quindi di comunicazioni che i collaboratori si scambiano tra loro; direttive, autorizzazioni, informazioni sullo stato di avanzamento lavori dei progetti e sulle fatture da emettere ai clienti. Il senso di questa ricerca, è dare un quadro delle infinite comunicazioni e quindi dati ed informazioni digitali, che rimangono intrappolate in caselle email, visibili solo ai rispettivi proprietari. Informazioni che si perdono per sempre, mano a mano che i dipendenti si alternano negli anni, rendendo impossibile la ricostruzione di determinati eventi, che possono avere per protagonisti anche soggetti di terze parti e che rappresenterebbero un immenso patrimonio di conoscenza aziendale, destinato a rimanere sommerso nelle pieghe di processi digitali su cui il management non ha controllo.

Pensiamo ad esempio come la blockchain o anche un comunissimo sistema di Enterprice Content Management System potrebbero invece catalogare, archiviare e conservare a norma tutte queste mole di dati e informazioni digitali. Ancora una volta, devo evidenziare che i processi documentali devono essere un know how dell’azienda e non dei dipendenti che ci lavorano, in questo caso. Dal momento che la legge ci impone la chiusura degli account email quando un dipendente lascia l’azienda, tutte le comunicazioni interne in essi contenuti dovrebbero essere depositate, attraverso opportune policy, in un sistema capace di raccogliere tutti dati gestiti fino a quel momento.

Digitalizzare i processi aziendali

Dal momento che i documenti prodotti in azienda, sono parte consistente del patrimonio aziendale – a maggior ragione ora che il Dato diventa il Petrolio del prossimo ventennio – è fondamentale che l’organizzazione abbia pieno possesso di tutti i documenti e di tutta la loro “storia” che viene prodotta giornalmente. La risposta a questo problema, è un processo digitale, dettato dalle best practices della trasformazione digitale, che permetta ai tuoi utenti di accreditarsi al sistema aziendale a inizio rapporto, venendo immediatamente in possesso di identità digitale, con cui prendere parte ai vari processi di lavoro, secondo i privilegi previsti per il proprio ruolo e per le proprie mansioni.

Attenzione, perché per identità digitali non si intende semplicemente la login e la password, ma un sistema di identità molto più evoluto che consenta all’utente di gestire tutte le attività e le informazioni che gestisce in azienda. Una volta che il rapporto cessa, la documentazione prodotta da quell’utente – e i vari processi decisionali e autorizzativi ai quali ha preso parte – devono rimanere patrimonio della società, mentre l’account – solo quello – del dipendente viene distrutto, insieme ai suoi dati sensibili ed eventualmente biologici/biometrici. La documentazione digitale dell’azienda non rappresenta soltanto la storia dell’azienda. Ma ha un valore ancora più alto. Diventa fondamentale, infatti, perché tutti i documenti digitali dell’azienda hanno un valore e sono oggetto di contenziosi legali o semplicemente per dimostrare che è esistita un’attività o un affare e che è stato gestito in questo modo, con queste risorse e questi asset. Si può avere anche il sistema documentale migliore del mondo, tutti i dati sulla blockchian, etc, ma se non si hanno le metodologie e le procedure per digitalizzare in modo corretto i processi aziendali, allora è una digitalizzazione che porterà errori e danni.

L’esempio dei Chat Bot

Facciamo un altro esempio. Questa volta riferito ad una tecnologia recente. Parliamo di Chat Bot. Quegli strumenti che permettono di implementare una chat all’interno dei canali digitali, che “dialoga” con gli utenti senza che ci sia un operatore dietro. I Chat Bot vengono istruiti attraverso algoritmi per gestire delle variabili ricavate dalle risposte che gli utenti forniscono a domande con scelta multipla o anche a testo libero.

Questi algoritmi analizzano ciò che gli utenti scrivono e rispondono per guidarli verso una vendita, un supporto tecnico o per mille altre finalità. Partiamo subito da un presupposto. Si tratta di una tecnologia eccezionale, ma che non serve assolutamente a nulla senza una “scatola nera” che registra le conversazioni digitali e le invia in una “cassaforte virtuale”, dove le registrazioni rimangono impresse per sempre e NON possono essere fisicamente modificate. Senza la conservazione dei log, ciò che avviene all’interno della Chat semplicemente non è mai avvenuto, una volta chiusa la sessione.

La Everywhere di Milano, ad esempio, ha realizzato Chat Bot capaci di gestire processi estremamente articolati, che vanno dagli allarmi di pubblica utilità (come messaggi che avvisano i cittadini di possibili imminenti catastrofi naturali), fino alle prenotazioni ospedaliere. Ma nulla di tutto questo sarebbe valido, senza un sistema che registra la conversazione utente/chat bot e la conserva a norma di legge, perché in caso di verifiche o controlli da parte degli enti regionali, responsabili dei servizi sanitari, nulla sarebbe dimostrabile! Lo stesso principio lo si può applicare a tutti gli altri settori ed asset della Trasformazione Digitale. Tutti i processi digitali devono e dovranno essere a norma, altrimenti sarà una digitalizzazione maligna.

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