Il Decreto Semplificazioni ha previsto una notevole spinta all’adozione di SPID, CIE e CNS prevedendo espressamente non solo che a partire dal 28 febbraio 2021 le pubbliche amministrazioni non potranno più rilasciare o rinnovare credenziali per l’accesso dei cittadini, ma anche l’obbligo di cessare l’utilizzo di credenziali esistenti al 30 settembre 2021. Tutto ciò vale per tutti i servizi erogati ai cittadini da amministrazioni pubbliche: Agenzia delle Entrate (inclusa Riscossione), Inps, Inail, aziende sanitarie, portale dell’automobilista. Se le motivazioni che hanno spinto verso l’adozione di un simile provvedimento sono assolutamente condivisibili, ci sono ambiti in cui questa mossa può portare a reali problemi per l’utenza, in particolare quella professionale.
Dismissione credenziali Entratel, cosa cambia
In effetti, non solo i cittadini e le aziende accedono spesso ai servizi forniti dall’Agenzia delle Entrate e dagli altri enti pubblici, ma soprattutto i commercialisti ed i professionisti del settore fiscale fruiscono abitualmente delle fonti informative che fanno capo all’Amministrazione Finanziaria utilizzando un apposito servizio denominato “Entratel”, mediante il quale essi possono accedere ai dati della posizione fiscale dei loro clienti da cui siano stati preventivamente delegati.
È quindi del tutto normale che in uno studio commerciale si trovino dipendenti e collaboratori che quotidianamente utilizzano i servizi del cassetto fiscale e del portale Fatture e Corrispettivi (in via diretta o mediata da SW che a questi servizi si interfacciano) per svolgere attività contabili e fiscali nell’interesse di clienti che hanno opportunamente delegato lo studio. Oggi, nella grande maggioranza degli studi, ciò avviene utilizzando normalmente le credenziali del titolare dello studio che vengono fornite a dipendenti e collaboratori per l’espletamento delle attività ordinarie; questa diffusa prassi però non rispetta la privacy del professionista (costretto a dare ai propri dipendenti pieno accesso ai propri dati in anagrafe tributaria), e soprattutto non garantisce il tracciamento degli accessi e potrebbe in teoria permettere a dipendenti infedeli abusi non verificabili sui dati dei clienti; inoltre, per quanto esistano in commercio sistemi software che accentrando le modalità di accesso dei collaboratori migliorano la sicurezza e la tracciabilità delle attività svolte, anch’essi si basano per l’accesso sulle credenziali del professionista titolare.
Di conseguenza, per tutti questi casi, l’abolizione delle credenziali emesse dai singoli enti (e quindi anche quelle degli intermediari fiscali Entratel) renderà a tutti gli effetti impossibile, a partire dal mese di ottobre, l’utilizzo da parte dei dipendenti delle credenziali del professionista.
La possibile soluzione per società e studi associati
In verità sin dal 2009 l’Agenzia dell’Entrate aveva dovuto, su pressione del Garante Privacy, modificare le preesistenti credenziali Entratel generiche per associazioni tra professionisti, enti o società realizzando un sistema di deleghe e soggetti “incaricati” che permettesse di abilitare i singoli dipendenti e collaboratori degli studi ad un accesso modulabile ai servizi fiscali dell’Agenzia mediante utilizzo delle proprie credenziali personali SPID, CIE o CNS, permettendo loro di accedere ai servizi dello studio e quindi anche alle posizioni dei clienti, sia per quanto riguarda il cassetto fiscale delegato che i servizi di fatturazione elettronica.
Questa, in assenza di novità o rinvii, sarà presumibilmente l’unica modalità di accesso e consultazione a Cassetto fiscale delegato ed a Fatture & Corrispettivi per studi associati o società da ottobre 2021 ed è, a parere di chi scrive, una soluzione perfettamente accettabile per la consultazione del sistema da parte di dipendenti e collaboratori che dovranno semplicemente utilizzare un loro metodo di accesso personale (SPID, CIE o CNS) selezionando subito dopo l’accesso la posizione dello studio incaricante. A titolo di mera opinione personale, chi scrive vuol spezzare una lancia a favore dell’utilizzo della CNS come sistema di autenticazione per l’accesso ai siti della PA in quanto strumento economico, collaudato dai commercialisti per molte pratiche telematiche e, soprattutto per la velocità di funzionamento nell’accesso ai siti.
Professionista singolo con dipendenti: come fare
La circolare 30/E del 25 giugno 2009 e la modulistica che la accompagnava, tutt’ora valida ed in vigore, prevedeva in realtà anche per il singolo commercialista la possibilità di nominare incaricati: “Si fa presente che anche le persone fisiche, titolari di abilitazione al canale Entratel, possono avvalersi del nuovo sistema se, in ragione del particolare assetto organizzativo adottato dall’utente nell’esercizio della propria attività professionale (es. professionisti che si avvalgono di collaboratori), si rende opportuna o necessaria l’individuazione del soggetto effettivo della transazione telematica. Dette persone fisiche procedono alla comunicazione dei “gestori incaricati” rivolgendosi all’ufficio competente; anche per essi, tuttavia, sarà resa disponibile, quanto prima, una funzione online che permetta di effettuare la suddetta comunicazione”.
In verità, nonostante il “quanto prima”, tuttora non esiste alcuna funzione online che permetta al singolo commercialista non associato di abilitare i propri dipendenti ai servizi telematici del fisco. E, almeno secondo quanto ci è stato riferito dai funzionari interpellati, nemmeno gli uffici locali dell’Agenzia delle Entrate possono procedere alle abilitazioni per intermediari persone fisiche che la circolare 30 aveva espressamente previsto. Insomma, oggi un commercialista che eserciti come libero professionista non associato è necessariamente costretto a fornire le proprie credenziali ai collaboratori perdendo ogni ragionevole possibilità di controllo sul loro corretto utilizzo. In oltre 11 anni l’Agenzia non ha fornito gli strumenti promessi ed agli intermediari fiscali persone fisiche è tutt’oggi reso pressoché impossibile operare nel rispetto della normativa sulla privacy.
Dismissione credenziali Entratel, i problemi dei software
Abbiamo citato all’inizio dell’articolo l’esistenza di sistemi software che automatizzano lo scambio di dati e documenti con i servizi telematici del fisco e che possono quindi meglio assicurare un corretto tracciamento degli accessi e dell’uso dei dati dei clienti da parte dei collaboratori del professionista. In verità questi oggi per l’accesso sfruttano proprio le credenziali Entratel del titolare dello studio e quindi necessitano di importanti aggiornamenti architetturali per continuare a funzionare in quanto anch’essi sarebbero bloccati dalla dismissione del sistema di credenziali.
Nell’indisponibilità di tali strumenti, una volta cessato il funzionamento delle credenziali sarà sicuramente complesso per il professionista mantenere l’operatività dei collaboratori sui servizi telematici del fisco: se è concettualmente impensabile utilizzare il proprio SPID (o la CIE) per far accedere i dipendenti viste le caratteristiche di personalità tipiche dello strumento, è anche difficile ipotizzare un massiccio uso di smart card CNS del professionista, già presenti negli studi per la necessità frequente di firma digitale di pratiche di vario genere.
Da un lato, il codice dell’amministrazione digitale (DLgs. 82/2005) all’ultimo comma dell’art. 32 recita: “Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma… …e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma”; dall’altro l’utilizzo di più CNS intestate alla stessa persona richiederebbe una preventiva fase di abilitazione della CNS in uso sul sito dell’Agenzia delle Entrate, allungando i tempi di accesso: in sostanza, ogni volta che si accede ad Entratel con una CNS diversa, questa va abilitata eliminando quella utilizzata precedentemente. Una modalità incompatibile con le esigenze di uno studio contabile strutturato.
Conclusione
Insomma, in un mondo di contabilità dematerializzata per obbligo di legge è letteralmente impossibile per il professionista persona fisica permettere ai propri collaboratori di accedere a servizi fiscali essenziali e non duplicabili che sono necessariamente forniti dall’Amministrazione Finanziaria senza che sia necessario violare alcune norme di legge. È altresì evidente che se in oltre undici anni l’Agenzia delle Entrate non è riuscita ad implementare un sistema di gestione incaricati per gli intermediari persone fisiche è perché esistono motivazioni tecnologiche non facilmente superabili, quantomeno non in 8 mesi di prevedibile emergenza sanitaria e fiscale (quest’ultima che peraltro dura ormai da oltre 10 anni).
In quest’ottica appare chiaro che lasciare attive le credenziali Entratel degli intermediari fiscali almeno fino a che non vengano trovate adeguate risposte tecnologiche e procedurali, sia l’unica soluzione ragionevole. Resta una non perfetto trattamento dei dati, che però può trovare almeno parziali mitigazioni tecnologiche ed organizzative che probabilmente non potrebbero essere altrettanto efficaci se basate su molteplici abilitazioni SPID o CNS intestate al singolo professionista.
