l'analisi

Documenti digitali della PA, quali priorità nel nuovo Governo per uscire dall’impasse

I ritardi della digitalizzazione PA sono legati alle difficoltà organizzative e all’assenza di personale competente, entrambi sottovalutate sia dalle amministrazioni sia da chi avrebbe dovuto guidare in questi ultimi due anni il cambiamento. Entrambe le criticità si risolvono con un buon gioco di squadra inter-istituzionale

05 Giu 2018
Mariella Guercio

Università Sapienza di Roma, Anai

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In un recente intervento ho specifico che erano tre i punti chiave per sbloccare lo scenario della gestione documentale digitale nella PA. Ora vediamo di approfondire.

  • la necessità di limitare al massimo ulteriori interventi normativi e condividere con un approccio istituzionale realmente aperto agli stakeholder i passaggi opportuni per completare il quadro regolamentare, a partire dalle linee guida previste dal dlgs 217/2017 che ha modificato il Codice dell’amministrazione digitale;
  • l’esigenza di definire con maggior chiarezza i modelli organizzativi di riferimento soprattutto negli interventi che riguardano l’archiviazione o conservazione a norma su cui il piano triennale è intervenuto senza sufficiente chiarezza;
  • la rilevanza di iniziative per migliorare la qualità delle piattaforme sia in termini di requisiti da definire, sia nello sviluppo intelligente di soluzioni di riuso che tengano conto del mercato.

Sul primo aspetto si registra un accordo generale che i convegni di ForumPA 2018 confermano, mentre gli altri due ambiti richiedono qualche ulteriore considerazione.

Il nodo degli operatori accreditati per la conservazione

La conservazione digitale è stata in questi anni al centro di molte iniziative regolamentari e ha determinato la nascita di decine di operatori di mercato accreditati a fronte di un numero molto esiguo di proposte provenienti dal settore pubblico. La qualità e la sostenibilità di questo quadro richiedono un’analisi approfondita, tenuto conto da un lato dei costi che implica l’eventuale trasferimento dell’intera produzione documentaria digitale della PA in depositi dedicati a pagamento, dall’altro dei rischi di frammentazione per gli archivi destinati alla conservazione permanente che deriverebbero dalla decisione di versare nei sistemi di conservazione esterni solo alcuni documenti perché ritenuti di particolare rilevanza o a rischio.

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Il piano triennale ha ipotizzato l’individuazione di poli strategici di conservazione ma non ha chiarito – né poteva farlo – la loro funzione rispetto a quella già svolta dagli operatori accreditati. E’ evidente che il modello di riferimento finora realizzato ha bisogno di ulteriore elaborazione che tenga conto della reale e concreta dimensione del problema, in termini sia quantitativi sia qualitativi.

Strumenti software

La questione delle piattaforme è, invece, strettamente un problema di qualità in relazione sia a quelle esistenti, sia – se non ancor più –alla normativa in materia di riuso del software. A mio parere – un’opinione frutto di molta esperienza sul campo e di alcune verifiche tecniche che tuttavia dovrebbero essere ulteriormente allargate – le soluzioni informatiche per la gestione informatica dei documenti e, soprattutto, per la conservazione digitale sono ben lungi dal garantire quei livelli di qualità che la formazione e la tenuta a medio e a lungo termine dei nostri patrimoni di memoria documentaria richiedono. Servono check-list per definire i requisiti obbligatori e misurarne il rispetto nei prodotti di mercato. Servono strumenti e contesti di cooperazione istituzionale che favoriscano la collaborazione e il confronto.

Si tratta di aspetti tecnici che più volte sono stati considerati e discussi su queste pagine e che dovranno essere oggetto di altre considerazioni in futuro. Il Forum sembra testimoniare (almeno a chi scrive) che si tratta di questioni la cui rilevanza è ormai condivisa e in grado di suscitare l’interesse degli interlocutori e la loro disponibilità a operare in una direzione unitaria. Gli interlocutori hanno raggiunto un buon grado di consapevolezza circa i percorsi da intraprendere e i rischi da considerare, ma anche sull’imprescindibile utilizzo di strumenti archivistici e organizzativi adeguati (manuale di gestione, piani di classificazione, fascicolazione e conservazione)

Governance del sistema

Il nodo della governance dell’intero sistema è invece tutto da risolvere, inclusi il ruolo dell’Agenzia per l’Italia digitale (cui tutti riconoscono una funzione centrale da rafforzare in futuro) e la necessità di chiarire le relazioni tra i diversi organismi cui compete intervenire in questo campo. Sia pure con accenti e proposte diverse (talvolta divergenti), la gran parte degli interventi (in particolare i rappresentanti delle PA e gli esperti) hanno sottolineato l’esigenza di chiarire i ruoli tra Agid e Team per la trasformazione digitale e di delineare in futuro una linea unitaria e coordinata di governo del modello di digitalizzazione, con più trasparenza dei ruoli e delle responsabilità. Si può ritenere che una chiara distinzione tra indirizzi politici e operatività tecnica di alto livello costituisca, per tutti gli interlocutori, il nodo principale da sciogliere il più rapidamente possibile. Possiamo aggiungere, a Forum concluso e nell’incertezza attuale, che si tratta anche del problema più difficile, la cui soluzione richiede idee chiare e il coraggio di scelte tecniche più che politiche. Molti relatori autorevoli, soprattutto nelle sessioni dedicate a temi di natura generale, hanno espresso l’opinione che il nodo dell’innovazione digitale o, meglio, della trasformazione digitale debba essere affidato a una struttura di natura politica, collocata all’interno della Presidenza del Consiglio.

Non sarebbe una buona idea, poiché i ritardi non sono dovuti a leggi da scrivere o riscrivere, né a nuovi indirizzi da individuare. I ritardi sono legati alle difficoltà organizzative e all’assenza di personale competente, entrambi sottovalutate sia dalle amministrazioni sia da chi avrebbe dovuto guidare in questi ultimi due anni il cambiamento. Entrambe le criticità si risolvono con un buon gioco di squadra da parte delle istituzioni cui compete la funzione di promozione, governo e controllo dei processi avviati e non ancora conclusi. Promuovere la cooperazione inter-istituzionale è il vero nodo da sciogliere sul piano politico. Assicurare che funzioni anche attraverso una verifica attenta delle proposte e dei risultati è la sfida che spetta a tutti  coloro che lavorano da decenni in questo campo con la convinzione che la presenza di strumenti adeguati, di piattaforme qualificate e di tecnici preparati nelle posizioni chiave (apicali, ma anche intermedie) sia il fattore di successo.

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