L’ERP Cloud, acronimo di Enterprise Resource Planning Cloud, rappresenta una soluzione software avanzata progettata per facilitare le organizzazioni nella gestione e automazione dei loro processi aziendali chiave.
A differenza dei sistemi ERP tradizionali che richiedono un’infrastruttura server locale, le soluzioni ERP Cloud sono accessibili via browser web: si paga un abbonamento per utilizzare il sistema e si accede ovunque attraverso qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Questo consente, innanzitutto, un notevole risparmio sui costi operativi (OpEx) e in conto capitale (CapEx) associati all’acquisto di software e hardware ma come vedremo, i vantaggi non si limitano solo al versante economico.
Il modello di distribuzione Software-as-a-Service (SaaS), in cui l’utilizzo basato su abbonamento prende il posto dell’acquisto diretto, garantisce infatti una maggiore flessibilità operativa e l’accesso istantaneo alle funzionalità dell’ERP, che possono essere estremamente vantaggiose per le aziende in termini di efficienza e scalabilità.
Come funziona l’ERP cloud
L’implementazione di un sistema ERP in cloud all’interno di un’organizzazione richiede una serie di passaggi preliminari, che includono la selezione dei moduli specifici necessari per le proprie operazioni, la configurazione e la personalizzazione del sistema in base alle esigenze aziendali. Una volta completata questa fase, la suite ERP diventa operativa e accessibile online, eliminando la necessità di installazioni fisiche e consentendo un utilizzo flessibile e immediato.
Il sistema, che viene eseguito sulla piattaforma cloud di un fornitore anziché su una rete on-premise, integra e automatizza le funzioni aziendali finanziarie e operative essenziali e fornisce un’unica fonte di dati, tra cui la gestione dell’inventario, degli ordini e della supply chain e l’assistenza per l’approvvigionamento, la produzione, la distribuzione.
L’alta versatilità dell’ERP cloud consente l’accessibilità tramite dispositivi mobili o computer desktop e consente ai team aziendali di accedere alle informazioni critiche da qualsiasi angolo del mondo con un accesso remoto sicuro: un aspetto fondamentale, soprattutto nel panorama aziendale post-COVID, in cui un numero crescente di professionisti lavora da casa e da varie località remote.
ERP Cloud vs ERP on-premise: definizioni e differenze
La scelta tra un sistema ERP basato su cloud o on-premise non è più solo una questione di preferenza – ma una decisione strategica che può influenzare significativamente l’efficienza operativa e il successo a lungo termine di un’impresa. Entrambe le soluzioni presentano vantaggi e svantaggi distinti, pertanto, è essenziale una comprensione approfondita delle loro specificità per determinare quale opzione si adatti meglio alle esigenze del proprio business. Questa analisi non solo richiede un focus sui dettagli tecnici, ma anche una visione olistica dell’organizzazione e della sua direzione futura.
L’ERP on-premise
L’ERP on-premise è un software installato e gestito dal personale IT di un’azienda o da un fornitore di servizi gestiti. L’azienda acquista la licenza della piattaforma software di base e poi compra o prende in leasing server di livello aziendale, reti e spazi di archiviazione per eseguire fisicamente il software e conservare i dati associati. Le aziende che utilizzano ERP on-premise sostengono costi aggiuntivi per la manutenzione, la risoluzione dei problemi, il software supplementare, gli aggiornamenti e le personalizzazioni. Anche il software antivirus e di sicurezza, così come i sistemi di backup di storage e server, rappresentano costi aggiuntivi necessari.
L’ ERP cloud
Al contrario, l’ERP cloud è ospitato e gestito dal fornitore, che fornisce il software in un modello “come servizio” attraverso il cloud. Il fornitore è responsabile dell’applicazione, dello storage dei dati, del sistema operativo sottostante, dei server, dell’infrastruttura fisica del data center e dell’installazione degli aggiornamenti di sicurezza e degli upgrade delle funzionalità.
D’altro canto, i potenziali svantaggi riguardano la dipendenza da un fornitore esterno per la sicurezza e l’uptime del sistema, oltre alla possibile mancanza di personalizzazione. Per quanto riguarda l’ERP On-Premise, i vantaggi includono un controllo totale sui dati e la personalizzazione del software in base alle esigenze aziendali. I principali svantaggi sono invece i costi iniziali più elevati, la necessità di manutenzione costante e il rischio di obsolescenza tecnologica.
In definitiva, la scelta tra le due soluzioni va preceduta da una valutazione accurata delle esigenze specifiche di ciascuna azienda: la sfida consiste nel saper individuare quale delle due possa costituire un vero catalizzatore per l’innovazione e la crescita aziendale.
I vantaggi dell’ ERP cloud
Vediamo allora quali sono i benefici concreti che l’ERP cloud può portare a un’azienda che decide di adottarlo.
Innovazione continua
L’innovazione continua è un concetto fondamentale nel mondo degli ERP cloud e un tratto distintivo rispetto all’approccio tradizionale degli ERP on-premise. Questo modello basato sul cloud offre vantaggi legati alla costante evoluzione tecnologica e alla disponibilità di nuove funzionalità.
Innanzitutto, gli ERP cloud sono progettati per essere aggiornati regolarmente dai fornitori di servizi. Questo significa che le aziende che li adottano ricevono automaticamente le ultime innovazioni software, miglioramenti delle funzionalità e correzioni di sicurezza senza dover effettuare interventi manuali significativi. Questi aggiornamenti sono generalmente inclusi nel servizio di abbonamento, eliminando costi aggiuntivi per nuove versioni o espansioni del software. Le aziende possono così sfruttare le ultime innovazioni in termini di intelligenza artificiale, machine learning, analisi dei dati e molto altro, senza dover attendere il rilascio di una nuova versione del software.
Attenzione costante alla sicurezza
La sicurezza informatica è una delle principali preoccupazioni per le aziende che considerano l’adozione di un ERP cloud. Gli ERP cloud offrono un livello estremamente elevato di sicurezza attraverso una combinazione di tecnologie avanzate, pratiche operative e conformità normativa, tra cui:
- Protezione dei dati: gli ERP cloud implementano rigorose misure di protezione dei dati, come crittografia avanzata, controlli di accesso basati su ruoli e monitoraggio continuo delle attività per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati sensibili.
- Ripristino di emergenza: i fornitori di ERP cloud offrono soluzioni di ripristino di emergenza che garantiscono la continuità operativa in caso di eventi catastrofici o perdita di dati. Queste soluzioni includono la replica dei dati su server geograficamente distribuiti e piani di ripristino dettagliati.
- Protezione contro vulnerabilità: Gli ERP cloud sono soggetti a costanti controlli e aggiornamenti per proteggere contro le minacce informatiche emergenti. I fornitori di ERP cloud monitorano costantemente le vulnerabilità e applicano patch di sicurezza per mitigare i rischi.
- Conformità normativa: Gli ERP cloud sono progettati per rispettare le normative e i requisiti normativi specifici del settore, come GDPR, HIPAA e altri standard di sicurezza dei dati. I fornitori di ERP cloud si impegnano a garantire la conformità normativa per proteggere i dati dei clienti.
Riduzione dei costi
Gli ERP cloud utilizzano il modello Software as a Service (SaaS), in cui il provider fornisce l’accesso al sistema ai suoi clienti tramite il web.
In questo modello, il fornitore gestisce gli aggiornamenti, il che significa che le nuove funzionalità e le correzioni di bug vengono implementate automaticamente senza interruzione del servizio. Questo riduce notevolmente il carico di lavoro interno e i costi associati.
Inoltre, gli ERP basati sul cloud eliminano la necessità di un ampio investimento iniziale, liberando le aziende dalle responsabilità legate alla gestione e manutenzione dell’infrastruttura. Non essendo richiesto il rinnovo di licenze, non è necessario occuparsi direttamente della configurazione e degli aggiornamenti del prodotto. Questi vantaggi consentono, in ultima analisi, di ottimizzare i tempi di gestione e i costi, oltre a permettere un consistente risparmio di tempo nell’ambito dell’automazione dei processi aziendali.
Scalabilità e flessibilità
Nell’ambito dei sistemi Cloud ERP i concetti di scalabilità e flessibilità sono fondamentali per comprendere i vantaggi offerti da questa tecnologia alle imprese di ogni dimensione. Questi termini, spesso utilizzati insieme, descrivono due delle principali caratteristiche che rendono i sistemi Cloud ERP particolarmente adatti a rispondere alle esigenze dinamiche del mondo aziendale moderno.
La scalabilità di un sistema Cloud ERP si riferisce alla sua capacità di adattarsi alle esigenze crescenti (o decrescenti) di un’azienda senza compromettere le prestazioni o l’efficienza. In termini pratici, ciò significa che un’azienda può aumentare o ridurre le risorse utilizzate (come la capacità di elaborazione, lo spazio di archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità disponibili) in modo semplice e veloce, spesso attraverso un’interfaccia di gestione online.
Questa caratteristica è particolarmente preziosa per le aziende in crescita o con esigenze stagionali, poiché elimina la necessità di investimenti anticipati in hardware o software che potrebbero non essere sfruttati al massimo della loro capacità. Inoltre, consente alle aziende di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato o alle opportunità di espansione, senza i ritardi associati all’aggiornamento di sistemi on-premise.
La flessibilità, invece, si riferisce alla capacità del sistema ERP Cloud di adattarsi a vari processi aziendali, modelli operativi o esigenze specifiche del settore. Questo significa che un sistema ERP basato sul cloud può essere personalizzato e configurato per supportare una vasta gamma di funzionalità, dall’amministrazione alla gestione della catena di approvvigionamento, dalla contabilità alle risorse umane, e molto altro ancora.
La flessibilità si manifesta anche nella capacità di integrarsi facilmente con altre applicazioni o sistemi, sia cloud che on-premise, permettendo alle aziende di creare un ecosistema tecnologico che meglio si adatta alle loro esigenze specifiche. Inoltre, i fornitori di Cloud ERP spesso rilasciano aggiornamenti e nuove funzionalità che sono immediatamente disponibili per i clienti, garantendo che il sistema rimanga all’avanguardia senza richiedere interventi manuali o periodi di inattività.
Centralizzazione delle informazioni
Il Cloud ERP consente di centralizzare i dati aziendali in un unico sistema accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo elimina i silos informativi, facilita la condivisione delle informazioni tra i dipartimenti e riduce il rischio di errori dovuti a dati duplicati o obsoleti. La disponibilità di informazioni accurate e tempestive supporta decisioni aziendali più informate e rapide.
Automazione dei processi aziendali
Molti processi operativi, dalla gestione degli ordini alla fatturazione e alla contabilità, possono essere automatizzati con un sistema Cloud ERP. L’automazione riduce il carico di lavoro manuale, minimizza gli errori umani e libera il personale per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Questo non solo migliora l’efficienza operativa ma può anche contribuire a migliorare la soddisfazione del cliente e del personale.
Miglioramento della collaborazione
La natura basata sul cloud di un sistema ERP facilita la collaborazione tra team e dipartimenti, anche se i membri del team sono distribuiti geograficamente. La possibilità di accedere ai dati e di lavorare su progetti comuni in tempo reale può accelerare i processi decisionali e migliorare l’efficacia del lavoro di squadra.
Strumenti avanzati per la generazione di report e l’analisi dei dati
Nell’ambito dei sistemi Cloud ERP, uno degli aspetti più rilevanti e vantaggiosi è rappresentato dalla capacità di offrire strumenti avanzati per la generazione di report e l’analisi dei dati. Questa funzionalità, nota come “streamlined reporting and analysis”, permette alle organizzazioni di accedere a una visione chiara e dettagliata delle proprie metriche di performance, svolgendo un ruolo cruciale nel processo decisionale aziendale.
- Generazione di report semplificata: i sistemi Cloud ERP moderni sono progettati per semplificare la creazione di report. Grazie a interfacce utente intuitive e a modelli predefiniti, gli utenti possono facilmente generare report personalizzati che rispondono alle specifiche esigenze informative dell’azienda. Questo elimina la necessità di dipendere da specialisti IT per la creazione di report, rendendo l’intero processo più agile e accessibile a tutti i livelli dell’organizzazione.
- Analisi dei dati approfondita: Oltre alla generazione di report, i sistemi Cloud ERP offrono potenti strumenti di analisi dei dati. Questi strumenti permettono alle aziende di eseguire analisi complesse, come l’analisi predittiva o l’analisi dei trend, direttamente all’interno del sistema. Ciò consente di identificare modelli, tendenze e opportunità nascoste nei dati, fornendo una base solida per decisioni strategiche informate.
- Identificazione delle tendenze e delle opportunità: Grazie alla capacità di analizzare grandi volumi di dati in tempo reale, i sistemi Cloud ERP abilitano le organizzazioni a riconoscere tendenze emergenti e opportunità di mercato con una rapidità senza precedenti. Questo aspetto è particolarmente prezioso in un contesto aziendale in rapida evoluzione, dove la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti può determinare il successo o il fallimento.
- Risoluzione tempestiva dei problemi: Un altro vantaggio significativo degli strumenti di reporting e analisi offerti dai sistemi Cloud ERP è la capacità di identificare e affrontare tempestivamente eventuali problemi. Che si tratti di discrepanze nei dati finanziari, inefficienze nella catena di approvvigionamento o qualsiasi altra questione operativa, la disponibilità di report dettagliati e analisi in tempo reale consente alle aziende di intervenire rapidamente per risolvere i problemi prima che questi possano avere un impatto negativo significativo sulle operazioni.
Conformità e gestione del rischio
Il concetto di Compliance and risk management applicato ai sistemi ERP può essere esteso sia ai sistemi ERP tradizionali, ospitati localmente (on-premise), sia ai sistemi ERP basati su cloud. Tuttavia, ci sono alcune specificità e vantaggi legati ai sistemi ERP cloud che meritano di essere approfondite.
- Aggiornamenti automatici: uno dei principali vantaggi dei sistemi ERP basati su cloud è la loro capacità di ricevere aggiornamenti automatici dal fornitore. Questo significa che le ultime modifiche normative e di conformità possono essere implementate rapidamente e senza sforzo da parte dell’organizzazione cliente, garantendo una conformità continua senza interruzioni operative.
- Sicurezza dei dati: i fornitori di cloud ERP investono significativamente in misure di sicurezza avanzate, compresi firewall, crittografia dei dati e protocolli di sicurezza per proteggere contro violazioni e accessi non autorizzati. Questo livello di sicurezza aiuta a gestire il rischio di perdita o compromissione dei dati sensibili.
- Riduzione del carico IT: la gestione dell’infrastruttura IT necessaria per sostenere un ERP viene trasferita al fornitore di servizi cloud. Questo riduce il carico sulle risorse IT interne di un’organizzazione e permette di concentrarsi su aspetti più strategici della gestione dei rischi e della
- Conformità certificata: molti fornitori di cloud ERP possiedono certificazioni che attestano la loro conformità a standard di sicurezza e privacy internazionali, come ISO 27001, GDPR, HIPAA, ecc. Questo può facilitare le organizzazioni nel dimostrare la propria conformità a tali standard.
Passaggi chiave per l’adozione dell’ERP cloud in azienda
L’ERP rappresenta il fulcro di ogni attività commerciale e un suo malfunzionamento potrebbe avere conseguenze tragiche, rendendo l’idea di tempi di inattività prolungati particolarmente preoccupante. Inoltre, esiste la preoccupazione relativa alla perdita di funzionalità specifiche passando a un modello software-as-a-service standard. Pertanto, per garantire una transizione efficace dell’ERP nel cloud e il raggiungimento degli obiettivi aziendali desiderati, bisogna ponderare accuratamente alcuni elementi.
Bisogna innanzitutto darsi degli obiettivi chiari. È infatti essenziale avere una comprensione precisa di ciò che si intende realizzare con il progetto in termini di obiettivi aziendali, che si tratti dell’espansione in nuovi mercati, l’aumento dell’efficienza operativa o la transizione verso un modello di business basato sui servizi.
Occorre quindi avere un’idea chiara del fatto che migrare al cloud non è solo questione di aggiornamento tecnologico. È importante identificare le ragioni specifiche che rendono la migrazione all’ERP nel cloud una mossa strategica per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questo può includere fattori interni come nuove strategie di crescita o lancio di nuovi prodotti, così come fattori esterni come cambiamenti nelle esigenze dei clienti o nelle normative. E non bisogna infine trascurare il “fattore” dipendenti: non si possono attrarre e trattenere talenti disponendo di strumenti e processi obsoleti.
Allo stesso modo, è cruciale un significativo cambiamento culturale: vuol dire adattarsi ai processi standard del software piuttosto che cercare di personalizzare il software per adattarsi ai vecchi modi di lavorare.
Per adottare con successo un sistema ERP basato su cloud, quindi un’azienda dovrebbe seguire diversi passaggi chiave. Ecco una panoramica generale dei passi da compiere.
- Valutazione delle esigenze aziendali: prima di tutto, è importante valutare le esigenze specifiche dell’azienda e identificare i processi che potrebbero beneficiare maggiormente dalla transizione a un sistema ERP basato su cloud.
- Scelta del fornitore: successivamente, l’azienda dovrebbe esaminare i vari fornitori di soluzioni ERP basate su cloud e selezionare quello che meglio si adatta alle sue esigenze. Fornitori come SAP, Oracle, Microsoft e altri offrono soluzioni ERP basate su cloud.
- Sviluppo di un piano di implementazione: Una volta scelto il fornitore, è essenziale sviluppare un piano dettagliato per l’implementazione del sistema ERP basato su cloud. Questo piano dovrebbe includere obiettivi chiari, tempistiche, assegnazione delle risorse e budget.
- Formazione del personale: prima di implementare il sistema, è fondamentale assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato sull’utilizzo del nuovo sistema ERP basato su cloud.
- Migrazione dei dati e testing: durante la fase di transizione, l’azienda dovrebbe occuparsi della migrazione dei dati esistenti al nuovo sistema e condurre test approfonditi per garantire che tutto funzioni correttamente.
- Implementazione e monitoraggio: infine, una volta completata la migrazione, il sistema ERP basato su cloud dovrebbe essere implementato e monitorato attentamente per assicurarsi che funzioni in modo efficiente e soddisfi le esigenze aziendali.
Possibili ostacoli all’adozione del Cloud ERP
Sebbene la tendenza sia chiaramente orientata verso un maggiore utilizzo del cloud, le organizzazioni possono affrontare potenziali sfide
Sistemi legacy
Se un’azienda di grandi dimensioni che utilizza un sistema ERP on-premises da molti anni cerca di passare a un ERP basato sul cloud, la migrazione può essere impegnativa e richiedere tempo e competenze significativi.
Resistenza al cambiamento
Le grandi aziende con ampi team IT e amministrativi possono sperimentare resistenze da parte degli stakeholder chiave. Spostare il software ERP fuori sede comporta una perdita di controllo da parte degli amministratori su processi che diventano automatizzati, e con il fornitore che gestisce tutta la manutenzione e l’infrastruttura, i team IT perdono controllo su determinati processi operativi.
Conformità normativa
Le aziende con politiche di cybersicurezza particolarmente rigide, restrizioni riguardanti l’hosting delle informazioni dei clienti nel cloud e questioni di conformità normativa potrebbero non sperimentare tutti i benefici di una soluzione ERP basata sul cloud. Tuttavia, i principali fornitori di software come servizio hanno fatto progressi nel rispettare regolamenti come HIPAA e GDPR e possono di solito soddisfare i mandati riguardanti la sovranità e la località dei dati, quindi non assumere di essere limitati agli ERP on-premises.
