Ottimizzare procedure chiave per la quotidianità di un’impresa, come quelle legate al ciclo di vita di un documento, si rivela una leva di innovazione indispensabile per affrontare in modo efficace la trasformazione digitale. Non mancano però le sfide, tra cui la necessità di tutelare, in ogni fase e nel corso del tempo, un importante aspetto: il valore legale dei documenti informatici.
In questo contesto, poter disporre di processi digital by design e di soluzioni che integrino la gestione documentale con i trust service permette di garantire il valore probatorio della documentazione, oltre a comportare una notevole semplificazione del lavoro. Ulteriore valore aggiunto è un’architettura in cloud, che consente di svolgere questi processi in un ambiente flessibile, scalabile e sicuro, con la certezza di compliance in materia di data protection. Le conseguenze sono più efficienza e rapidità nei flussi documentali, con impatti positivi per la propria organizzazione e gli stakeholder.
Perché puntare all’integrazione tra trust service e gestione documentale: i vantaggi
I processi di gestione documentale riguardano direttamente il patrimonio informativo delle aziende, coinvolgendo un grande numero di dati e di asset sensibili per il business dell’impresa: contratti con fornitori, partner o in ambito risorse umane, o altri atti di importanza strategica sono alla base di procedimenti essenziali come compravendite, assunzioni, adempimenti fiscali. Considerando tale rilevanza, è indispensabile quando si tratta di questi flussi avere garanzie sulla tutela dei documenti gestiti. È importante infatti garantire che siano sempre leggibili e facilmente fruibili, rapidamente individuabili, che non vadano persi o danneggiati ma, soprattutto, che sia sempre assicurato il loro valore legale. Condizioni che la gestione analogica dei documenti non sempre consente di rispettare. Non è sufficiente neppure svolgere digitalmente gli stessi processi analogici semplicemente servendosi di un software: il vero cambiamento è ridisegnare i flussi documentali adottando un approccio digital by design.
L’integrazione dei trust service con un gestore documentale, in un ambiente cloud, va in questa direzione, puntando all’ottimizzazione del processo. Proprio i trust service e il cloud rappresentano i fulcri per un cambio di approccio alla gestione dei documenti informatici che conduce a benefiche conseguenze per tutti gli ambiti aziendali. Trust service e cloud, su diversi fronti, contribuiscono infatti alla sicurezza delle informazioni gestite dall’impresa. Da un lato i trust service forniscono la garanzia legale dei documenti basandosi su specifiche regolate dalla normativa europea eIDAS, dall’altro il cloud permette di operare in un ambiente sicuro, garantendo la compliance al GDPR e tutelando i dati nel corso dell’intero processo in cui vengono gestiti, dalla creazione o acquisizione del documento alla sua messa in conservazione.
La partnership tra Aruba Enterprise e Siav
Con questi presupposti, Aruba Enterprise e Siav hanno sottoscritto una partnership per proporre sul mercato un gestore documentale avanzato in cloud che permette di gestire i flussi documentali garantendo, grazie all’integrazione con i trust service, il valore probatorio dei documenti e la tutela delle informazioni con un approccio digital by design. L’obiettivo è favorire la digital transformation delle organizzazioni pubbliche e private, soprattutto le più complesse, puntando su personalizzazione, semplificazione e soprattutto fiducia. Un valore garantito dall’esperienza dei due provider e dalla qualifica di QTSP europeo di Aruba, cioè fornitore qualificato di servizi fiduciari con validità anche in Europa. Un elemento rilevante nella partnership: tutti i documenti che vengono acquisiti o creati nella piattaforma Siav assumono valore legale, grazie ai trust service integrati che rispettano le qualità indicate da AgID e dalle norme eIDAS.
Inoltre, la gestione di ogni fase del processo in un ambiente cloud, la cui infrastruttura è realizzata grazie a server ospitati unicamente in territorio italiano, nei data center proprietari di Aruba, permette alle aziende di essere tranquille sul piano della conformità al GDPR, avendo la garanzia della tutela dei propri dati, del fatto che questi non vengono trasferiti extra UE dove sussistono framework normativi differenti e dell’implementazione di adeguate misure tecniche per la loro protezione.
Servirsi di un solo ambiente virtuale di lavoro ottimizza i flussi documentali, assicurando processi disegnati con attenzione per essere efficienti, sicuri ed efficaci sul fronte della collaboration, volti a prevenire ed evitare possibili fronti di vulnerabilità. Un unico interlocutore inoltre rende più immediati e facili assistenza e accompagnamento nel percorso di trasformazione digitale dei propri processi nel corso del tempo.
Connect di Siav con trust service e cloud di Aruba: come funziona
In concreto, la partnership prevede che la soluzione di gestione documentale di Siav sia erogata su infrastruttura cloud di Aruba e disponga nativamente anche dei servizi fiduciari integrati di quest’ultimo. Ciò permette di:
- Svolgere in maniera rapida l’acquisizione dei documenti digitali sulla piattaforma
- Indicizzare le informazioni raccolte
- Archiviare i documenti in modo adeguato alla normativa
- Gestire i flussi di lavoro con un approccio collaborativo, permettendo la partecipazione alle attività di modifica e creazione di contenuti a diversi team
- Sfruttare una metodologia di ricerca full text dei documenti archiviati, in modo da disporre di ciò di cui si cerca in tempi brevi
- Disporre dei trust service Aruba integrati nel gestore documentale, potendo quindi usufruire per esempio delle firme elettroniche, della pec, della marca temporale e della conservazione digitale a norma.
- Poter personalizzare l’interfaccia in modo user friendly
- Limitare l’impatto ambientale grazie al processo di dematerializzazione e alle infrastrutture data center di Aruba green by design
- Avere la certezza di operare in compliance al GDPR.
Riguardo a quest’ultimo punto, va sottolineato che l’architettura cloud native della soluzione, supportata dall’infrastruttura di Aruba,garantisce un alto livello di sicurezza e protezione dei propri dati, oltre naturalmente a permettere alle imprese di avvantaggiarsi di tutti i benefici dell’approccio a micro-servizi come la scalabilità, la flessibilità e la personalizzazione secondo le proprie esigenze specifiche.
La partnership permette alle aziende di disporre di un advisor che le accompagni nella reingegnerizzazione e valorizzazione dei propri processi, venendo seguite nel corso del tempo e restando aggiornate sul fronte dei cambiamenti normativi e tecnologici.
Articolo realizzato in partnership con Aruba Enterprise
