A differenza della normativa sulla fatturazione elettronica verso la PA di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55, quella verso i privati ha notevoli impatti sul ciclo passivo che rappresenta ancora un processo critico principalmente riconducibile alla natura frammentata dello stesso e alle innumerevoli relazioni che l’azienda ha costruito con i propri fornitori. Nel contempo rappresenta anche il processo nel quale sono possibili significativi recuperi di costi ed efficienza. Infatti, per conseguire realmente i benefici della fatturazione elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che le stesse siano in formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità di inserimento manuale dei dati a sistema).
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Così le imprese colgono le opportunità della fattura elettronica
Per cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica le imprese sono chiamate alla revisione delle proprie modalità interne di gestione delle fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture attraverso il potenziamento dei sistemi informatici in uso ed una formazione del personale destinata al presidio dei processi del ciclo passivo.
In primis è opportuno presidiare i diversi canali di ingresso delle fatture elettroniche al fine di garantire la tempestiva ricezione delle stesse.
Come avviene la trasmissione della fattura al Sdi
La trasmissione dei file fattura elettronica al SdI può essere effettuata mediante una PEC, servizi web messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate ovvero mediante sistemi di cooperazione applicativa “web service” o trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, a seconda del grado di automazione che il soggetto ricevente è in grado di assicurare: i sistemi “web service” e “FTP” sono canali telematici che necessitano di un particolare grado di informatizzazione del soggetto trasmittente, devono essere preventivamente abilitati dal SdI attraverso una procedura di “accreditamento” definita nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 30 aprile e sono maggiormente rivolti a soggetti che devono ricevere un numero rilevante di file fatture elettroniche.
Al termine della procedura di accredito presso il SDI viene rilasciato il codice destinatario a 7 caratteri da comunicare ai propri fornitori e che dovrà essere indicato nell’apposito campo della fattura XML. In alternativa è possibile indicare la propria casella PEC che può essere utilizzata dal fornitore insieme al codice convenzionale “0000000”. Tale modalità non è consigliabile in quanto in questo caso la fattura viene messa a disposizione dal SDI nella proprio area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate e risulta necessario estrarre i documenti da tale ambiente prima di procedere alla registrazione. Il provvedimento del 30 aprile offre una modalità più efficace a ciascun soggetto IVA attraverso la possibilità di scegliere dal sito web dell’Agenzia delle Entrate la modalità di ricezione delle fatture elettroniche che viene considerata prioritaria indipendentemente da quanto inserito dal fornitore nel documento fiscale. Ricordiamo, fra l’altro, che tracciare nei sistemi gestionali e contabili la data di ricezione della fattura elettronica diventa fondamentale ai fini della detraibilità IVA che presuppone il possesso del documento fiscale (vedi circolare n.1 del 17 gennaio 2018).
I veri vantaggi nella gestione del ciclo passivo
Però il salto qualitativo nella gestione del ciclo passivo si ottiene soltanto attraverso la capacità di acquisire automaticamente le informazioni digitali contenute nel file XML nei sistemi gestionali e contabili attraverso delle informazioni chiave da concordare con i propri fornitori e che consentono di legare la fattura con le altri informazioni del ciclo dell’ordine (DDT, contratto, SAL, autorizzazione pagamento), da riportare in determinate sezioni del tracciato informatico SDI, e attraverso le quali si possono automatizzare le fasi di registrazione e contabilizzazione.
Un ulteriore valore aggiunto è dato dalla conservazione digitale a norma delle fatture passive che consente, oltre di risparmiare i costi di stampa, archiviazione, ricerca ed esibizione dei documenti, di gestire il patrimonio documentale, attraverso i metadati (chiavi di ricerca) associati ai documenti digitali, con velocità, tracciabilità e disponibilità delle informazioni indipendentemente dal luogo e dal soggetto che li ha lavorati amministrativamente.
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