L'iniziativa

Piattaforme legaltech e gestione digitale dei documenti giuridici, come fare: un caso pratico

Per capire l’impatto delle piattaforme legaltech e di una corretta gestione digitale dei documenti giuridici, è utile approfondire il caso pratico della collaborazione tra Commissione di Certificazione e Conciliazione Università Roma Tre e di Join Your Bit

27 Lug 2022
Giovanna Ianni

Partner League - The Legal Hub IAPP Cipp/E

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La crescita digitale rappresenta una priorità per lo sviluppo dell’Italia, che deve incrementare gli investimenti negli asset tecnologici, sulle competenze umane e infrastrutturali, su nuovi modelli digitali, organizzativi e procedurali. A Roma una start-up innovativa e una Commissione di conciliazione delle controversie di lavoro rappresentano un esempio concreto nel mondo del legaltech e della gestione digitale di documenti giuridici, dimostrando che si può andare nella giusta direzione.

Va sottolineato che l’innovazione nella gestione documentale presuppone il continuo e necessario aggiornamento tecnologico in qualsiasi ambito produttivo e/o dei servizi, dal sistema amministrativo e giudiziario, a quello sanitario, delle infrastrutture, agli ambiti sociali, scolastici e culturali in genere.

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Il caso della Commissione di Certificazione dell’Università Roma Tre

I sistemi di Digital Transaction Management (“DTM”) ovvero di Electronic Document Management (“EDMS”) consentono la gestione, la condivisione, la sottoscrizione e l’archiviazione di file documentali in modo organizzato e massivo, la catalogazione automatizzata, l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione, assicurando lo sviluppo dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’approvazione con firma digitale, all’archiviazione, fino alla conservazione a norma.

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Integrazione applicativa

Per comprendere appieno i vantaggi applicativi e procedurali di una piattaforma DTM nella gestione di una notevole mole di informazioni e dati documentali, abbiamo voluto presentare un business case. Lo raccontano Silvia Ciucciovino e Ilario Alvino, rispettivamente Professore Ordinario di Diritto del Lavoro presso l’Università degli Studi Roma Tre, Dipartimento di Economia e Prof. Ordinario di Diritto del Lavoro della Sapienza – Università di Roma, Presidente e membro della Commissione di Certificazione Università Roma Tre (“CdC”)” e l’avvocata Francesca Silvestrini, co-founder di Join Your Bit (“JYB”), la start-up innovativa che ha realizzato TrustedBiz, una piattaforma digitale di Digital Transaction Management in cloud, nata per digitalizzare i processi delle aziende e firmare i documenti in modo semplice, sicuro e nel pieno rispetto della data protection e della sicurezza.

Ciucciovino racconta che la Commissione di Certificazione dell’Università Roma Tre è una delle prime costituite in Italia e delle più affermate per mole e rilevanza dell’attività espletata. Istituita a marzo 2011, la Commissione di Certificazione Roma Tre svolge tutte le funzioni che la legge attribuisce alle Commissioni di certificazione universitarie: “la certificazione di tutti i contratti in cui sia dedotta direttamente una prestazione di lavoro; in ambito conciliativo operiamo nella soluzione stragiudiziale delle controversie di lavoro; in tutti i casi in cui la funzione conciliativa è facoltativa o obbligatoria; forniamo assistenza e consulenza, in relazione sia alla stipulazione del contratto e del relativo programma negoziale, sia alle modifiche del programma negoziale concordate in sede di attuazione del rapporto; nella stipulazione di accordi individuali di modifica delle mansioni, della categoria legale e del livello di inquadramento e della relativa retribuzione, nelle dimissioni e risoluzioni consensuali dei rapporti di lavoro”.

“Dal 2015 ad oggi abbiamo gestito circa 20.000 pratiche, tra procedimenti di certificazione e accordi di conciliazione”.

“La Piattaforma di TrustedBiz- dice Silvestrini – assicura l’inalterabilità dei documenti, la riservatezza delle informazioni ad essi legati e la disponibilità dei documenti in qualsiasi momento. La dematerializzazione dei documenti riduce l’utilizzo di carta stampata, ottimizza gli spazi di archiviazione e i costi di gestione dei processi interni (in linea con gli obiettivi di miglioramento della produttività, riduzione delle inefficienze operative e di promozione di un modello lavorativo ecosostenibile dei nostri clienti ed in conformità ai traguardi da raggiungere in ambito ambientale, economico, sociale e istituzionale entro il 2030 per lo sviluppo sostenibile)”.

Ciucciovino spiega che la Commissione di Certificazione RomaTre, da sempre attenta al lavoro e alla digitalizzazione come binomio nel quale la tecnologia aiuta a crescere, ha intrapreso da tempo un percorso di trasformazione digitale del proprio modello di lavoro per esigenze di speditezza e flessibilità dei procedimenti, in risposta sia alle richieste di un’utenza molto esigente, sia per sicurezza di produzione e conservazione documentale.

“Inoltre, la nostra Commissione opera sull’intero territorio nazionale e la possibilità di gestire a distanza le attività è di fondamentale importanza anche per rendere accessibili i servizi da remoto. Da molto tempo abbiamo intrapreso una progressiva smaterializzazione della nostra attività e già da molti anni operiamo in modalità telematica. Con la Piattaforma TrustedBiz abbiamo voluto fare un passo ancora più avanti, adottando una soluzione completa, sicura, tecnologicamente avanzata e facile da utilizzare, che ci consente di eliminare centinaia di documenti cartacei, semplificarne la ricerca sicura sui documenti digitalizzati e, risultato più importante, di ridurre drasticamente i tempi di preparazione e svolgimento delle attività conciliative in modalità completamente telematica e nel pieno rispetto della privacy”.

Il ruolo delle firme elettroniche qualificate

Come spiega Silvestrini, l’adozione di firme elettroniche qualificate è il primo passo per garantire l’integrità e il non ripudio dei documenti, requisiti obbligatori per assicurare il valore probatorio al pari della forma scritta. È tuttavia necessario garantire anche che la visualizzazione e la sottoscrizione dei documenti siano tracciati, protetti, trasparenti e sempre sotto controllo dell’utente. TrustedBiz consente agli utenti della Piattaforma l’utilizzo e il pieno controllo delle proprie firme elettroniche qualificate standard e conformi al Regolamento Europero eIDAS, oltreché la partecipazione collaborativa al workflow approvativo e la conservazione a norma secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia. L’ideazione e la configurazione di TrustedBiz è basata sul rispetto dei principi di privacy by design e by default.

La trasformazione al digitale: com’è avvenuta

Ma come è avvenuto il processo di trasformazione dal cartaceo al digitale?

La Commissione ha svolto un preliminare approfondimento di tutte le implicazioni di questa trasformazione, tenendo conto dell’esperienza maturata in molti anni di attività, della conoscenza approfondita del procedimento conciliativo, degli attori coinvolti e della natura giuridica dei documenti sottoposti a dematerializzazione. Successivamente si è proceduto ad individuare una soluzione che potesse fornire tecnologia e funzionalità necessarie a garantire la validità giuridica della conciliazione nel rispetto di requisiti di sicurezza e privacy, nonché una interfaccia semplificata nella trasparenza e nella verifica del procedimento conciliativo. L’ attenzione al rigore e alle esigenze dell’utenza sono una nostra caratteristica distintiva di cui siamo fieri e che giustifica la fiducia che tanti operatori ripongono nella nostra Commissione.

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