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E-procurement, come funziona il sistema Consip: la guida passo per passo

Il sistema di e-procurement di Consip nel corso del 2022 ha subito un restyling completo, con cambiamenti nell’architettura applicativa: risultano processi più semplici, anche se non mancano alcuni aspetti da migliorare. Ecco le funzioni da conoscere utili per le aziende

Pubblicato il 14 Feb 2023

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Un anno fa ci eravamo lasciati fissando le priorità nel mondo degli appalti pubblici per il 2022, ora è il momento dei bilanci e delle anticipazioni su quanto ci attende nei prossimi mesi. Allora, senza dubbio, auspicammo la definizione di regole di dettaglio per i sistemi di e-Procurement, anche considerando gli obblighi di affidamento degli appalti tramite procedure telematiche e soprattutto la necessità di correre per l’attuazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: se da un lato questo percorso non si è ancora ultimato a causa del varo del nuovo Codice degli Appalti, dall’altro abbiamo visto Consip compiere un deciso passo in avanti con una profonda e completa rivisitazione del proprio Sistema di e-Procurement per la Pubblica Amministrazione che dall’inizio del 2022 ha condizionato l’operatività delle imprese e dal mese di maggio anche l’operatività delle PA.

L’annuncio fatto a suo tempo da Consip per presentare tale rivisitazione “un cambiamento nell’architettura applicativa per una maggiore integrazione e interoperabilità coi sistemi esterni e la reingegnerizzazione dell’esperienza utente e dell’interfaccia grafica per consentire un rilevante miglioramento della fruibilità del sistema” fu così generico da lasciar intravedere non un semplice restyling ma qualcosa di più profondo. Così è stato in effetti, con più luci che ombre.

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Sistema e-procurement Consip, come cambia il processo di ammissione

Se la rivisitazione grafica della piattaforma Consip è quella che colpisce maggiormente, soprattutto nelle sezioni del Portale dedicate agli strumenti di acquisto e negoziazione, si può senza dubbio affermare che le principali novità si trovano sotto la veste grafica, quindi nella sostanza. Cominciando dall’inizio della partecipazione alle procedure, ci troviamo di fronte ad una rinnovata procedura di ammissione al sistema di e-Procurement, finalmente unificata per il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA) ed il Sistema Dinamico di Acquisizione della Pubblica Amministrazione (SDAPA).

È sicuramente oggi più semplice per una impresa affrontare la procedura di ammissione nell’ambito di una più ampia strategia di utilizzo del sistema di e-Procurement, ove acquista maggior rilevanza la specifica categoria merceologia di interesse anziché lo specifico strumento, MePA o SDAPA. Anche la sezione di scelta della categoria merceologica è stata semplificata grazie alla presenza di una procedura guidata all’interno della quale è davvero difficile sbagliarsi. Rimane una inevitabile corposa sequenza di autodichiarazioni da compilare, non sempre corredate dalle giuste note esplicative e visualizzate una per volta anziché tutte insieme col rischio di dover interrompere e riprendere la procedura per acquisire le informazioni richieste, ma il risultato è apprezzabile.

Tipi di RdO: nuovi strumenti di negoziazione

Una volta entrati nel Sistema non si può non notare la presenza di nuovi strumenti negoziazione, che oggi Consip chiama indistintamente “tipi di RdO” (RdO – Richiesta di Offerta). Alla già nota Trattativa Diretta si affianca il Confronto di Preventivi, che consente all’Amministrazione di inviare a più Operatori Economici una unica richiesta di preventivo, evitando l’onerosa operazione di creazione di più Trattative Dirette identiche, ciascuna da inviare a un distinto Operatore Economico. A questo punto ci si chiede a che cosa serva la Trattativa Diretta, se non per fornire all’Operatore Economico evidenza che non si sta chiedendo anche ad altri un preventivo.

La RdO, come la conoscevamo prima, non esiste più essendo stata suddivisa in due strumenti differenti: la RdO Semplice per gare aggiudicate con il criterio del minor prezzo e articolate in un solo lotto e la RdO Evoluta per gare aggiudicate con il criterio del miglior rapporto qualità prezzo o articolate in più lotti. Quest’ultima novità è piaciuta molto, in quanto rende senza dubbio più rapido ed agevole il lavoro di chi deve pubblicare gare aggiudicate secondo il criterio del minor prezzo, evitando di accedere a maschere di inserimento dati inutilmente più complicate.

La funzione di ricerca

Un’altra modifica che ha migliorato la semplicità e la velocità di utilizzo è lo strumento per cercare all’interno di un bando MePA o SDAPA i codici CPV o la relativa descrizione per cercare la categoria ove il codice CPV è contenuto. Ciò consente di verificare rapidamente se un appalto è legittimo sul MePA in relazione al proprio oggetto e in caso positivo di individuare rapidamente la categoria merceologica di riferimento su cui eseguire la negoziazione. In questo modo non solo si risparmia il lungo tempo necessario per consultare decine di Capitolati Tecnici per individuare la categoria merceologica di riferimento ma si riduce drasticamente il rischio di lanciare una procedura MePA nella categoria sbagliata, comportamento illegittimo che è stato sanzionato anche dal TAR.

Gestione delle autorizzazioni, come funziona

È stato infine profondamente rinnovato il sistema di gestione delle autorizzazioni, che inseriamo fra le “luci” in quanto rende più aderente alla normativa la gestione dei ruoli dei soggetti deputati alle fasi della procedura di affidamento, tra cui finalmente il RUP. La regola improntata alla massima riservatezza e tutela del personale prevede che in automatico nessun utente (neanche chi materialmente pubblica/invia la procedura) è autorizzato ad operare nelle fasi di valutazione, ma occorre un intervento aggiuntivo da parte del Punto Ordinante o del Responsabile del Procedimento per fornire le autorizzazioni ad ogni singolo utente. È un nuovo meccanismo che le Pubbliche Amministrazioni hanno ancora necessità di assimilare completamente e non sono frequenti casi di Enti che non vedendo le Offerte credono che la procedura sia andata deserta o che comunque si chiedono il motivo del mancato accesso alle fasi di valutazione delle offerte ricevute.

Aspetti pratici da migliorare

Qualche ombra non manca e nessuna analisi sarebbe attendibile se non le considerasse. È inevitabile che siano necessari ulteriori interventi, considerata la portata dei cambiamenti del Portale, i più pesanti dal lontano anno 2000 in cui fu attivato il Portale. Consip stessa è consapevole delle migliorie necessarie e da più parti ricorda che la neonata piattaforma è ancora in una prima fase di produzione non esente da interventi di assestamento. Tralasciando i malfunzionamenti accidentali del portale che spesso ne hanno limitato il funzionamento e che sono già stati oggetto di interventi correttivi, è rimasto l’annoso problema del catalogo, che da sempre è carente se non talvolta sprovvisto di filtri effettivamente fruibili per la ricerca delle Offerte ivi presenti. Purtroppo un catalogo carente negli strumenti per eseguire un confronto concorrenziale ha una utilità assai limitata. E infatti Consip ne ha drasticamente limitato l’ampiezza merceologica.

Se le nuove maschere di compilazione della Trattativa Diretta, del Confronto di Preventivi e della RdO Semplice sono sufficientemente chiare e facili da utilizzare, anche perché organizzate in un’unica schermata a scorrimento verticale, lo stesso non si può dire per la RdO Evoluta dove occorre districarsi tra la schermata principale e un menù laterale, senza l’ausilio di una funzionalità che indichi il momento giusto e il punto ove cliccare. In aggiunta, la prima sezione della maschera di compilazione prevede l’inserimento di una serie di informazioni che poi occorrerà confermare nuovamente anche più avanti. In sintesi, ci sono margini di ottimizzazione sebbene il singolo utente possa già trovare da solo il proprio percorso ottimale per inserire le informazioni all’interno della procedura.

Le limitazioni da rimuovere

Fra le scelte che ci fanno auspicare migliorie, citiamo anche la mancanza di filtri per la selezione delle imprese alle quali richiedere un’offerta nell’ambito del Confronto di Preventivi, a differenza di quanto avviene nell’ambito della RdO Semplice e della RdO Evoluta. La sola possibilità di selezionare le Imprese per ragione sociale o per partita IVA limita la fruibilità dello strumento Confronto di Preventivi. L’alternativa di invitare una lista di Imprese selezionate nel “Cruscotto” indipendentemente dal Confronto di Preventivi è rischiosa perché consente di invitare Imprese che non sono abilitate alla categoria merceologica oggetto del Confronto di Preventivi.

La limitazione che più desideriamo sia rimossa la lasciamo per ultima, nella speranza che rimanga più impressa. In caso di RdO Evoluta in più lotti ciascuno con diversa categoria merceologica, i filtri per selezionare le Imprese da invitare selezionano esclusivamente le imprese in possesso della abilitazione alle categorie oggetto di tutti i lotti, quindi non è possibile invitare Imprese che hanno l’abilitazione alla sola categoria oggetto di almeno un lotto e può essere invitato solo chi possiede i requisiti per partecipare a tutti i lotti. In conclusione, una RdO in più lotti di questo tipo è inutile se, come spesso accade, si è frammentato l’appalto in lotti afferenti a diverse categorie merceologiche per lasciare libere le Imprese di scegliere il lotto a cui partecipare. In tali circostanze l’unica soluzione resta lanciare RdO distinte, una per ciascuna categoria merceologica.

Conclusione

Sono apprezzabili sia l’aggiornamento del Sistema di e-Procurement per andare incontro a esigenze delle Pubbliche Amministrazioni ripetutamente manifestate sia il coraggio di farlo nelle more dell’emanazione delle linee guida AgID sulle piattaforme di e-Procurement. Auspichiamo che le opportunità di miglioramento derivanti da ulteriori interventi di manutenzione evolutiva siano colte nei primi mesi del 2023 al fine di rendere il sistema pronto per affrontare il secondo semestre dell’anno, tipicamente caratterizzato dalla maggiore quantità di procedure.

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