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acquisti pubblici

MePA (mercato elettronico) Consip per le PA: cos’è, come funziona, come iscrivere un’azienda e partecipare a un bando

Il Mercato elettronico Mepa di Consip è il ganglio fondamentale dove le PA possono comprare, in rete. E’ importante quindi padroneggiarne bene il funzionamento: qui spieghiamo come. Ma molto ancora andrebbe fatto per migliorare lo stesso Mepa: ecco cosa

20 Mag 2019

Nicoletta Pisanu

Francesco Porzio

Porzio & Partners


Il Mepa di ConsipMercato elettronico della Pubblica amministrazione è un luogo virtuale per gli acquisti in rete della PA: qui domanda della PA e offerta delle imprese si incontrano. Uno strumento digitale attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi offerti da fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia comunitaria prevista di 207.000 euro.

La piattaforma offre vantaggi sia alle PA che alle imprese, digitalizzando i processi di procurement pubblico, riducendo i tempi di gara e anche i costi commerciali. Il MePA è gestito da Consip.

Cos’è e come funziona il MePA Consip

Per la legge, gli enti e le amministrazioni pubbliche legittimati a fare acquisti attraverso il MePA sono:

  • le amministrazioni statali, tra cui anche le scuole
  • le aziende e amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo
  • Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e le loro associazioni
  • le istituzioni universitarie
  • aziende e amministrazioni del Servizio sanitario nazionale
  • enti del servizio sanitario nazionale
  • amministrazioni territoriali non regionali
  • organismi di diritto pubblico
  • gli istituti autonomi case popolari
  • le Camere di commercio, industria, artigianato, agricoltura e loro associazioni
  • enti pubblici non economici nazionali, locali o regionali
  • ARAN – Agenzia per la rappresentanza negoziale delle PA
  • agenzie di cui al D.Lgs 300/1999
  • Onlus e associazioni di volontariato

Sono tre le fasi previste per lo svolgimento della procedura di vendita/acquisto sul Mercato elettronico. In primis, Consip si occupa di pubblicare i bandi del Mercato elettronico. Il secondo step prevede che i fornitori si abilitino secondo i requisiti e pubblichino le loro offerte inerenti gli appalti. La terza fase prevede che le PA emettano ordini diretti o trattino prezzi e condizioni di fornitura migliori, attraverso richieste di offerta o negoziazioni dirette. Le amministrazioni possono fare “shopping” di quel che hanno bisogno verificando i servizi disponibili tramite la Vetrina del Mercato elettronico o il Catalogo prodotti. A quel punto, se presente qualche offerta interessante per soddisfare le proprie necessità, l’amministrazione può effettuare ordini di acquisto, richiedere offerte o negoziare.

Iscrizione al MePA: acquisti in Rete PA, come fare (aggiornato 2019)

Per iscriversi al MePA e partecipare alle iniziative, per prima cosa il legale rappresentante di un’azienda dovrà registrarsi al sistema di e-procurement tramite il sito acquistinretepa.it. Per l’iscrizione al Mepa, fondamentale disporre di firma digitale e Pec. Registrarsi permette di ottenere username e password per accedere al proprio account.

Per registrarsi, sono possibili due strade:

  • cliccare sul menù presente in tutte le pagine del portale Acquisti in rete pa, alla voce “Registrati”
  • cliccare sulla dicitura “Non sei ancora registrato?” che si trova sotto agli spazi del login 

Dopo questo passaggio, l’utente deve indicare il proprio ambito di appartenenza, per esempio “impresa italiana” o “UE”. Dopo aver selezionato la definizione corretta, bisogna inserire la partita IVA dell’azienda che si rappresenta.

Poi è necessario controllare che tutte le informazioni fornite al portale siano corrette. A quel punto, il sistema indica uno username, mentre l’utente dovrà scrivere la password e poi confermarla. Dopo la registrazione, si riceverà una mail: bisognerà cliccare sul link presente nel testo per confermare l’avvenuta registrazione.

Come iscriversi e partecipare a un bando del MePA (aggiornato 2019)

Dalla vetrina dei bandi è possibile accedere alle negoziazioni cliccando su Partecipa all’iniziativa. A fare la procedura dev’essere il legale rappresentante dell’azienda. Ogni sei mesi bisognerà aggiornare le dichiarazioni rilasciate. Sono ammessi a richiedere l’abilitazione al MePA tutti gli operatori economici che possono partecipare alle procedure di affidamento dei contratti pubblici, come previsto dal Decreto legislativo 50/2016 e dalla normativa comunitaria in materia.

In dettaglio, gli operatori economici ammessi sono:

  • Singolo operatore economico
  • Consorzio stabile che partecipa con la propria struttura d’impresa
  • Consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro
  • Consorzio fra imprese artigiane che partecipa con la propria struttura d’impresa
  • Rete di imprese con soggettività giuridica che opera con la propria organizzazione d’impresa
  • Rete di imprese con soggettività giuridica

Per avviare la procedura di abilitazione, bisogna innanzitutto fare il login con i propri user e password. In seguito, la procedura prevede di cliccare su “Che strumento vuoi usare” e poi “Bandi del mercato elettronico” per consultare la vetrina dei Bandi del MePA. Si può quindi leggere la documentazione e poi procedere alla partecipazione all’iniziativa.

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I vantaggi del MePA per le aziende e la Pubblica Amministrazione

Sia PA che imprese godono di vantaggi attraverso l’utilizzo del MePA. Le amministrazioni possono innanzitutto risparmiare tempo nei processi di acquisizione. Inoltre, il processo d’acquisto risulta essere trasparente e facilmente tacciabile. L’amministrazione ha inoltre ampio ventaglio di scelta, può confrontare prodotti e servizi offerti da fornitori che provengono da tutta l’Italia.

D’altro canto, per i Fornitori il MePA è un utile strumento di e-procurement in quanto, oltre a ottimizzare i tempi di vendita, favorisce anche la diminuzione dei costi. Lo strumento permette di valorizzare la propria azienda anche se piccola, con accesso da tutto il territorio italiano. Il MePA offre anche un confronto diretto con il proprio mercato di riferimento e permette di rinnovare i processi di vendita.

Il progetto Sportelli in rete: cos’è e come possono accedere le aziende

Sportelli in Rete è un progetto ideato per semplificare l’accesso delle aziende, soprattutto le più piccole, al Programma di razionalizzazione della spesa per la PA e alle gare pubbliche.

Il progetto è stato studiato in collaborazione con le associazioni di categoria, che ospitano sportelli di aiuto alle imprese per fare formazione e informazione, in particolare sul MePA. Tra le associazioni coinvolte, ci sono Confindustria, Unimpresa, Confagricoltura, Unioncamere e Ance.

Criticità del MePA: come migliorarlo agendo sui processi e non sulla piattaforma

Per cambiare marcia e fare un salto di qualità sul MePA dovremmo concentrarci su regolamento e processi anziché continuare a rimbiancare il tutto per renderlo più bello e al passo coi tempi. È molto più semplice ed economico di qualsiasi altro intervento.

Ogni cambiamento dell’interfaccia e dell’aspetto grafico lo può rendere più gradevole a chi lo usa la prima volta, ma costringerebbe comunque le 203.203 persone che lo utilizzano da sedici anni a dimenticare quanto avevano imparato e a ricominciare tutto da capo.

E infatti il bilancio della prima fase del rifacimento attuato nel febbraio scorso non sembra positivo a detta delle migliaia di dipendenti di enti pubblici che abbiamo formato quest’anno. Forse per questo motivo non si sono più visti i passi successivi annunciati da Consip.

Svantaggi e punti deboli del Mercato elettronico Pubblica Amministrazione

Il MePA ora è esteticamente più bello e al passo coi tempi ma contiene più inesattezze del precedente, da quelle veniali a quelle più gravi: gli strumenti di acquisto sono chiamati iniziative, la “area merceologica” che non è mai definita nella disciplina è usata arbitrariamente sia per aggregare le categorie merceologiche sia all’interno delle stesse categorie merceologiche, i contratti di convenzione sono inseriti nel catalogo dove il Codice degli Appalti prevede Offerte e molto altro ancora. Ma se queste criticità si possono risolvere rapidamente, il problema maggiore è la completa mancanza dei filtri di ricerca nel catalogo delle offerte. Se prima del rifacimento i filtri erano già imbarazzanti per la pochezza, il nulla attuale ci fa rimpiangere il passato. Oggi l’unico modo per fare ricerche nel catalogo è tentare di esportarlo, operazione non sempre fattibile, e poi operare con i filtri di microsoft excel. Senza questa soluzione artigianale, l’alternativa è usare il catalogo per effettuare affidamenti diretti senza alcun confronto concorrenziale delle migliaia di offerte ivi presenti, come purtroppo ormai avviene sempre più diffusamente. Stipulare un contratto consultando un solo Fornitore senza confronto competitivo con altri è permesso dal codice, ma è la circostanza di più scarsa concorrenzialità e convenienza, accettabile quando si lavora con la carta e i sigilli perché la procedura competitiva potrebbe costare più dell’eventuale risparmio ottenibile. Ma oggi con l’eprocurement che dovrebbe rendere i processi efficienti, il confronto competitivo dovrebbe essere rapido e dovrebbe diventare prassi comune. E invece no, si è digitalizzata la stessa procedura che si svolgeva prima tramite la carta, ossia la consultazione di un solo operatore economico, tanto la legge lo permette.

Ma nelle situazioni così critiche il principio di Pareto stabilisce che con il 20% degli interventi possiamo provocare l’80% degli effetti. Ed è proprio vero, con poco sforzo si può ottenere tanto. L’ottimismo non manca, ma dove bisogna intervenire?

Le regole del mercato elettronico (Consip e codice appalti)

Negli anni ‘90 l’AIPA (Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione) ci insegnava che per informatizzare un processo bisogna prima reingegnerizzarlo, mentre se si informatizza un processo senza ripensarlo l’efficienza potrebbe migliorare di poco o addirittura peggiorare.

Sono passati quasi trent’anni e non solo è ancora vero, ma soprattutto è ancora necessario insegnarlo.

Nel mercato elettronico i processi di utilizzo sono definiti dalle regole del mercato elettronico, ossia dalla disciplina. E le regole le decide l’ente che gestisce il mercato elettronico, ossia Consip. A riguardo, l’attuale Codice degli Appalti lascia ampissima libertà di azione rispetto al previgente, per chi ha il coraggio di sfruttarla.

Ma la disciplina attuale del mercato elettronico sembra scritta negli anni ‘90 perché segue due linee di azione pur rispettabili ma ormai superate:

  • declinare ogni possibile responsabilità in caso di problemi, ad esempio malfunzionamenti, contenziosi, procedure illegittime, inadempimenti, reati;
  • disciplinare nel modo più conservativo possibile strumenti e processi di acquisto, rinunciando a qualsiasi innovazione di processo.

Le regole del MePA prevedono infatti che Consip non assuma alcuna responsabilità circa esattezza, veridicità, aggiornamento, conformità alla normativa del contenuto del portale, che sia esonerata da ogni responsabilità e risarcimento danni derivanti dall’uso del portale, che sia estranea a qualsiasi controversia tra enti e Imprese, che non garantisca la rispondenza del portale a esigenze, necessità o aspettative di imprese ed enti. Queste sono le regole della Consip che presenta i propri strumenti come la risposta a tutte le esigenze di acquisto. Se è giusto chiarire che Consip non può garantire che gli Enti agiscano nel rispetto della normativa, qui si va oltre questa forma di trasparenza.

Il lato oscuro del MePA: costi e strumenti di acquisto disponibili in rete

Usare strumenti innovativi non significa necessariamente innovare. Le regole infatti negano le opportunità offerte dai nuovi media digitali al punto da obbligare una Impresa che ha bisogno di assistenza o informazioni a chiamare il call center Consip al costo di circa 1 euro al minuto da rete mobile (max. 15 euro per chiamata), avendo Consip eliminato ogni altra possibilità di contatto ad esempio tramite moduli web, chat, ecc.

Il modo conservativo con cui sono state scritte le regole si riflette anche negli strumenti di acquisto all’interno del MePA. La richiesta di offerta infatti è stata realizzata pensando alla procedura negoziata al punto che Consip ingiustificatamente afferma che sia improprio usarla per procedure aperte o per affidamenti diretti. La trattativa diretta che consente di negoziare con un solo operatore e l’ordine diretto da catalogo senza alcuna possibilità di confrontare più offerte sono utilizzabili essenzialmente per negoziare affidamenti con un solo fornitore, dunque sono perfettamente legittimi ma rinunciano alla grande innovazione apportata dal catalogo elettronico che è il cuore del mercato elettronico. Il catalogo è l’elemento sostanziale che fa la differenza tra un mercato elettronico e una piattaforma per gare telematiche.

Il Codice degli Appalti con il catalogo elettronico introduce infatti una straordinaria innovazione nel procurement pubblico perché consente a tutta la Pubblica Amministrazione di condividere in un unico catalogo milioni di offerte che vengono inserite ed aggiornate in tempo reale dai fornitori che vedono le offerte dei concorrenti e di conseguenza rilanciano continuamente migliorando le proprie. L’alternativa se non ci fosse il mercato elettronico sarebbe quella in cui ogni ente chiede una offerta a un solo fornitore o, con molta fatica, qualche offerta a qualche fornitore. E con il MePA si è digitalizzata esattamente questa alternativa perché gli enti possono fare affidamenti diretti sollecitando una sola offerta, o a fatica qualcuna in più, senza possibilità di confronto di offerte nel catalogo perché manca ogni possibile filtro per cercarle e confrontarle. E in questo modo si rinuncia all’innovazione consentita dalla normativa e dalle nuove tecnologie, alla possibilità per enti e imprese di risparmiare molto più tempo nei processi di procurement, al risparmio che deriva dal confronto concorrenziale di più offerte nel catalogo e al miglioramento di efficienza dei processi di vendita. Da non trascurare che in questo modo si vanifica anche il tempo speso da migliaia di fornitori ad inserire nel catalogo ed aggiornare oltre otto milioni di offerte. E il costo di quel tempo speso invano prima o poi, direttamente o indirettamente, lo paghiamo tutti come maggiori costi di acquisto o minori entrate per l’erario.

Come dare un futuro migliore al MePA e all’Italia (2019-2020)

Ce la possiamo fare, ma occorre coraggio. Il coraggio di ammettere che in una piattaforma telematica è possibile sfruttare, senza violare la normativa, meccanismi gratificanti che incentivano i membri della community a comportarsi in modo eccellente. Occorre il coraggio di lasciar usare le offerte condivise nel catalogo per effettuare confronti competitivi finalizzati ad affidamenti di contratti o indagini di mercato. Occorre integrare il MePA con gli altri mercati elettronici perché non è efficiente che un imprenditore debba abilitarsi a dieci mercati elettronici diversi e ogni mattina debba cercare le gare in ciascuno di essi, con modalità e caratteristiche diverse. Anzi, non solo non è efficiente cercare le gare in ogni diverso mercato elettronico, ma non è proprio pensabile per chi si guadagna il pane con la propria efficienza. Occorre estendere il concetto di usabilità di una piattaforma alla semplicità nell’eseguire procedure legittime da parte degli enti per evitare di realizzare mercati elettronici dove è semplice eseguire procedure illegittime.

Ed è giunto anche il tempo di puntare ad obiettivi più strategici per il Paese come quello di sfruttare il MePA anche per agevolare l’informatizzazione delle piccole e microimprese proponendo ulteriori servizi integrati con i processi di procurement. Oggi l’unico ulteriore servizio previsto sul portale è quello che permette di gestire le fatture elettroniche ma non è neanche integrato con gli ordini ricevuti con la stessa piattaforma MePA né è possibile usarlo per inviare fatture a soggetti diversi dalla PA, quindi tra pochi giorni sarà inutile.

Si potrebbe estendere in modo integrato la digitalizzazione ad altri processi che ruotano intorno al public procurement quali la gestione di catalogo, disponibilità in magazzino, ordini, consegne, assistenza, marketing. Si potrebbero anche inserire strumenti di collaborazione con la virtual community ad esempio per segnalare offerte critiche nel catalogo, ecc.

Il nostro sincero augurio per il 2019 è di vedere finalmente un cambiamento di strategia da parte di Consip che abbandoni l’approccio del “mi dispiace, non si può fare” a favore del “si può fare perché nulla lo vieta”.

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