MePA (mercato elettronico) Consip per le PA: cos’è, come funziona, come iscrivere un’azienda e partecipare a un bando

Il Mepa di Consip, Mercato elettronico della Pubblica amministrazione, è un luogo virtuale per gli acquisti in rete della PA: qui domanda della PA e offerta delle imprese si incontrano. Uno strumento digitale attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi offerti da fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia comunitaria prevista di 207.000 euro.

La piattaforma offre vantaggi sia alle PA che alle imprese, digitalizzando i processi di procurement pubblico, riducendo i tempi di gara e anche i costi commerciali. Il MePA è gestito da Consip.

Cos’è e come funziona il MePA Consip

Per la legge, gli enti e le amministrazioni pubbliche legittimati a fare acquisti attraverso il MePA sono:

• le amministrazioni statali, tra cui anche le scuole
• le aziende e amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo
• Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e le loro associazioni
• le istituzioni universitarie
• aziende e amministrazioni del Servizio sanitario nazionale
• enti del servizio sanitario nazionale
• amministrazioni territoriali non regionali
• organismi di diritto pubblico
• gli istituti autonomi case popolari
• le Camere di commercio, industria, artigianato, agricoltura e loro associazioni
• enti pubblici non economici nazionali, locali o regionali
• ARAN – Agenzia per la rappresentanza negoziale delle PA
• agenzie di cui al D.Lgs 300/1999
• Onlus e associazioni di volontariato

Sono tre le fasi previste per lo svolgimento della procedura di vendita/acquisto sul Mercato elettronico. In primis, Consip si occupa di pubblicare i bandi del Mercato elettronico. Il secondo step prevede che i fornitori si abilitino secondo i requisiti e pubblichino le loro offerte inerenti gli appalti. La terza fase prevede che le PA emettano ordini diretti a valere sulle offerte già pubblicata dai fornitori nel Catalogo o trattino prezzi e condizioni di fornitura, attraverso gli strumenti di negoziazione quali la “richiesta di offerta” o la “trattativa diretta”. Le amministrazioni possono fare “shopping” di quel che hanno bisogno verificando i beni, i servizi e i lavori disponibili tramite il bando del Mercato elettronico o, per alcune tipologie di beni e servizi il Catalogo che contiene Offerte valide e irrevocabili già pubblicate dai fornitori. A quel punto, se nel Catalogo è presente qualche offerta interessante per soddisfare le proprie necessità, l’amministrazione può effettuare ordini di acquisto,  altrimenti l’amministrazione può richiedere offerte per negoziare con uno o più fornitori.

 Mepa, cosa cambia da maggio 2022

Dalla fine del mese di maggio 2022 sarà attiva una nuova piattaforma MePA con una nuova disciplina. Il tutto nella sostanza non si discosta dal precedente sistema, ma le modifiche sugli aspetti tecnici e organizzativi del MePA sono stati così impattanti da richiedere la abilitazione ex novo di tutti i 146.214 fornitori già abilitati al MePA e di reinserire tutte le offerte già pubblicate all’interno del Catalogo del MePA che, erano circa 10 milioni prima che diventasse impossibile contarle per ragioni tecniche. Non chiediamoci se fosse possibile evitare di “uscire e rientrare tutti” per poter riavviare il MePA con la nuova piattaforma (l’opinione diffusa in capo agli esperti è “certamente si”), ma vediamo le differenze.

Finalmente sono state organizzate meglio le categorie merceologiche e un’impresa ora può scegliere con maggiore selettività le categorie a cui limitare la propria abilitazione al MePA. Un esempio? Fino a oggi, per 20 anni, alle gare per manutenzione di ascensori era legittimo nonché di fatto inevitabile invitare elettricisti, idraulici, termotecnici oltre ai manutentori di impianti elevatori perché tutti questi servizi di manutenzione erano inclusi in una unica categoria merceologica, surreale quanto ingestibile, chiamata “servizi agli impianti”. Ora finalmente le categorie scendono nel dettaglio degli specifici servizi di manutenzione, con evidenti vantaggi sia per le Pubbliche Amministrazioni che fanno inviti più mirati e consapevoli sia per le Imprese che non perdono tempo ricevendo inviti a gare di nessun interesse. E questo è solo un esempio di che cosa significa migliorare l’organizzazione merceologica.

Mepa iscrizione, come fare

Per iscriversi al MePA e partecipare alle iniziative, per prima cosa il legale rappresentante di un’azienda dovrà registrarsi al sistema di e-procurement tramite il sito acquistinretepa.it. Per l’iscrizione al Mepa, fondamentale disporre di firma digitale e Pec. Registrarsi permette di ottenere username e password per accedere al proprio account.

Dal mese di febbraio era già attiva la procedura di pre-abilitazione al nuovo sistema di e-procurement che sarebbe stata efficace al momento della messa in linea del nuovo sistema, per lasciare alle Imprese il tempo per farlo senza troppi disagi.

Procedura di registrazione al Mepa

L’abilitazione al MePA inizia con la procedura di registrazione. Per registrarsi, sono possibili due strade:

• cliccare sul menù presente in tutte le pagine del portale Acquisti in rete pa, alla voce “Registrati”
• cliccare sulla dicitura “Non sei ancora registrato?” che si trova sotto agli spazi del login 

Dopo questo passaggio, l’utente deve indicare il proprio ambito di appartenenza, per esempio “impresa italiana” o “UE”. Dopo aver selezionato la definizione corretta, bisogna inserire la partita IVA dell’azienda che si rappresenta.

Poi è necessario controllare che tutte le informazioni fornite al portale siano corrette. A quel punto, il sistema indica uno username, mentre l’utente dovrà scrivere la password e poi confermarla. Dopo la registrazione, si riceverà una mail: bisognerà cliccare sul link presente nel testo per confermare l’avvenuta registrazione.

Come iscriversi e partecipare a un bando del MePA

• Singolo operatore economico
• Consorzio stabile che partecipa con la propria struttura d’impresa
• Consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro
• Consorzio fra imprese artigiane che partecipa con la propria struttura d’impresa
• Rete di imprese con soggettività giuridica che opera con la propria organizzazione d’impresa
• Rete di imprese con soggettività giuridica

I vantaggi del MePA per le aziende e la Pubblica Amministrazione

Sia PA che imprese godono di vantaggi attraverso l’utilizzo del MePA. Le amministrazioni possono innanzitutto risparmiare tempo nei processi di acquisizione. Inoltre, il processo d’acquisto risulta essere trasparente e facilmente tacciabile. L’amministrazione ha inoltre ampio ventaglio di scelta, può confrontare prodotti e servizi offerti da fornitori che provengono da tutta l’Italia.

D’altro canto, per i Fornitori il MePA è un utile strumento di e-procurement in quanto, oltre a ottimizzare i tempi di vendita, favorisce anche la diminuzione dei costi. Lo strumento permette di valorizzare la propria azienda anche se piccola, con accesso da tutto il territorio italiano. Il MePA offre anche un confronto diretto con il proprio mercato di riferimento e permette di rinnovare i processi di vendita.

Il progetto Sportelli in rete: cos’è e come possono accedere le aziende

Sportelli in Rete è un progetto ideato per semplificare l’accesso delle aziende, soprattutto le più piccole, al Programma di razionalizzazione della spesa per la PA e alle gare pubbliche.

Il progetto è stato studiato in collaborazione con le associazioni di categoria, che ospitano sportelli di aiuto alle imprese per fare formazione e informazione, in particolare sul MePA. Tra le associazioni coinvolte, ci sono Confindustria, Unimpresa, Confagricoltura, Unioncamere e Ance.

Criticità del MePA: come migliorarlo agendo sui processi e non sulla piattaforma

Per cambiare marcia e fare un salto di qualità sul MePA dovremmo concentrarci su regolamento e processi anziché continuare a rimbiancare il tutto per renderlo più bello e al passo coi tempi. È molto più semplice ed economico di qualsiasi altro intervento.

Ogni cambiamento dell’interfaccia e dell’aspetto grafico lo può rendere più gradevole a chi lo usa la prima volta, ma costringerebbe comunque le 203.203 persone che lo utilizzano da sedici anni a dimenticare quanto avevano imparato e a ricominciare tutto da capo.

E infatti il bilancio della prima fase del rifacimento attuato nel febbraio scorso non sembra positivo a detta delle migliaia di dipendenti di enti pubblici che abbiamo formato quest’anno. Forse per questo motivo non si sono più visti i passi successivi annunciati da Consip.

Svantaggi e punti deboli del Mercato elettronico Pubblica Amministrazione

Il MePA ora è esteticamente più bello e al passo coi tempi ma contiene più inesattezze del precedente, da quelle veniali a quelle più gravi: gli strumenti di acquisto sono chiamati iniziative, la “area merceologica” che non è mai definita nella disciplina è usata arbitrariamente sia per aggregare le categorie merceologiche sia all’interno delle stesse categorie merceologiche, i contratti di convenzione sono inseriti nel catalogo dove il Codice degli Appalti prevede Offerte e molto altro ancora. Ma se queste criticità si possono risolvere rapidamente, il problema maggiore è la completa mancanza dei filtri di ricerca nel catalogo delle offerte. Se prima del rifacimento i filtri erano già imbarazzanti per la pochezza, il nulla attuale ci fa rimpiangere il passato.

Oggi l’unico modo per fare ricerche nel catalogo è tentare di esportarlo, operazione non sempre fattibile, e poi operare con i filtri di microsoft excel. Senza questa soluzione artigianale, l’alternativa è usare il catalogo per effettuare affidamenti diretti senza alcun confronto concorrenziale delle migliaia di offerte ivi presenti, come purtroppo ormai avviene sempre più diffusamente. Stipulare un contratto consultando un solo Fornitore senza confronto competitivo con altri è permesso dal codice, ma è la circostanza di più scarsa concorrenzialità e convenienza, accettabile quando si lavora con la carta e i sigilli perché la procedura competitiva potrebbe costare più dell’eventuale risparmio ottenibile. Ma oggi con l’eprocurement che dovrebbe rendere i processi efficienti, il confronto competitivo dovrebbe essere rapido e dovrebbe diventare prassi comune. E invece no, si è digitalizzata la stessa procedura che si svolgeva prima tramite la carta, ossia la consultazione di un solo operatore economico, tanto la legge lo permette.

Ma nelle situazioni così critiche il principio di Pareto stabilisce che con il 20% degli interventi possiamo provocare l’80% degli effetti. Ed è proprio vero, con poco sforzo si può ottenere tanto. L’ottimismo non manca, ma dove bisogna intervenire?

Le regole del mercato elettronico (Consip e codice appalti)

Negli anni ‘90 l’AIPA (Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione) ci insegnava che per informatizzare un processo bisogna prima reingegnerizzarlo, mentre se si informatizza un processo senza ripensarlo l’efficienza potrebbe migliorare di poco o addirittura peggiorare.

Sono passati quasi trent’anni e non solo è ancora vero, ma soprattutto è ancora necessario insegnarlo.

Nel mercato elettronico i processi di utilizzo sono definiti dalle regole del mercato elettronico, ossia dalla disciplina. E le regole le decide l’ente che gestisce il mercato elettronico, ossia Consip. A riguardo, l’attuale Codice degli Appalti lascia ampissima libertà di azione rispetto al previgente, per chi ha il coraggio di sfruttarla.

Ma la disciplina attuale del mercato elettronico sembra scritta negli anni ‘90 perché segue due linee di azione pur rispettabili ma ormai superate:

• declinare ogni possibile responsabilità in caso di problemi, ad esempio malfunzionamenti, contenziosi, procedure illegittime, inadempimenti, reati;
• disciplinare nel modo più conservativo possibile strumenti e processi di acquisto, rinunciando a qualsiasi innovazione di processo.

Le regole del MePA prevedono infatti che Consip non assuma alcuna responsabilità circa esattezza, veridicità, aggiornamento, conformità alla normativa del contenuto del portale, che sia esonerata da ogni responsabilità e risarcimento danni derivanti dall’uso del portale, che sia estranea a qualsiasi controversia tra enti e Imprese, che non garantisca la rispondenza del portale a esigenze, necessità o aspettative di imprese ed enti. Queste sono le regole della Consip che presenta i propri strumenti come la risposta a tutte le esigenze di acquisto. Se è giusto chiarire che Consip non può garantire che gli Enti agiscano nel rispetto della normativa, qui si va oltre questa forma di trasparenza.

Il lato oscuro del MePA: costi e strumenti di acquisto disponibili in rete

Usare strumenti innovativi non significa necessariamente innovare. Le regole infatti negano le opportunità offerte dai nuovi media digitali al punto da obbligare una Impresa che ha bisogno di assistenza o informazioni a chiamare il call center Consip al costo di circa 1 euro al minuto da rete mobile (max. 15 euro per chiamata), avendo Consip eliminato ogni altra possibilità di contatto ad esempio tramite moduli web, chat, ecc.

Il modo conservativo con cui sono state scritte le regole si riflette anche negli strumenti di acquisto all’interno del MePA. La richiesta di offerta infatti è stata realizzata pensando alla procedura negoziata al punto che Consip ingiustificatamente afferma che sia improprio usarla per procedure aperte o per affidamenti diretti. La trattativa diretta che consente di negoziare con un solo operatore e l’ordine diretto da catalogo senza alcuna possibilità di confrontare più offerte sono utilizzabili essenzialmente per negoziare affidamenti con un solo fornitore, dunque sono perfettamente legittimi ma rinunciano alla grande innovazione apportata dal catalogo elettronico che è il cuore del mercato elettronico. Il catalogo è l’elemento sostanziale che fa la differenza tra un mercato elettronico e una piattaforma per gare telematiche.

Il Codice degli Appalti con il catalogo elettronico introduce infatti una straordinaria innovazione nel procurement pubblico perché consente a tutta la Pubblica Amministrazione di condividere in un unico catalogo milioni di offerte che vengono inserite ed aggiornate in tempo reale dai fornitori che vedono le offerte dei concorrenti e di conseguenza rilanciano continuamente migliorando le proprie. L’alternativa se non ci fosse il mercato elettronico sarebbe quella in cui ogni ente chiede una offerta a un solo fornitore o, con molta fatica, qualche offerta a qualche fornitore. E con il MePA si è digitalizzata esattamente questa alternativa perché gli enti possono fare affidamenti diretti sollecitando una sola offerta, o a fatica qualcuna in più, senza possibilità di confronto di offerte nel catalogo perché manca ogni possibile filtro per cercarle e confrontarle. E in questo modo si rinuncia all’innovazione consentita dalla normativa e dalle nuove tecnologie, alla possibilità per enti e imprese di risparmiare molto più tempo nei processi di procurement, al risparmio che deriva dal confronto concorrenziale di più offerte nel catalogo e al miglioramento di efficienza dei processi di vendita. Da non trascurare che in questo modo si vanifica anche il tempo speso da migliaia di fornitori ad inserire nel catalogo ed aggiornare oltre otto m9ilioni di offerte. E il costo di quel tempo speso invano prima o poi, direttamente o indirettamente, lo paghiamo tutti come maggiori costi di acquisto o minori entrate per l’erario.

Come dare un futuro migliore al MePA e all’Italia

Ce la possiamo fare, ma occorre coraggio. Il coraggio di ammettere che in una piattaforma telematica è possibile sfruttare, senza violare la normativa, meccanismi gratificanti che incentivano i membri della community a comportarsi in modo eccellente. Occorre il coraggio di lasciar usare le offerte condivise nel catalogo per effettuare confronti competitivi finalizzati ad affidamenti di contratti o indagini di mercato. Occorre integrare il MePA con gli altri mercati elettronici perché non è efficiente che un imprenditore debba abilitarsi a dieci mercati elettronici diversi e ogni mattina debba cercare le gare in ciascuno di essi, con modalità e caratteristiche diverse. Anzi, non solo non è efficiente cercare le gare in ogni diverso mercato elettronico, ma non è proprio pensabile per chi si guadagna il pane con la propria efficienza. Occorre estendere il concetto di usabilità di una piattaforma alla semplicità nell’eseguire procedure legittime da parte degli enti per evitare di realizzare mercati elettronici dove è semplice eseguire procedure illegittime.

Ed è giunto anche il tempo di puntare ad obiettivi più strategici per il Paese come quello di sfruttare il MePA anche per agevolare l’informatizzazione delle piccole e microimprese proponendo ulteriori servizi integrati con i processi di procurement. Oggi l’unico ulteriore servizio previsto sul portale è quello che permette di gestire le fatture elettroniche ma non è neanche integrato con gli ordini ricevuti con la stessa piattaforma MePA né è possibile usarlo per inviare fatture a soggetti diversi dalla PA, quindi tra pochi giorni sarà inutile.

Si potrebbe estendere in modo integrato la digitalizzazione ad altri processi che ruotano intorno al public procurement quali la gestione di catalogo, disponibilità in magazzino, ordini, consegne, assistenza, marketing. Non solo le Imprese ma anche gli Enti Pubblici hanno un’esigenza non più derogabile di efficienza nei processi di vendita verso la PA che si può soddisfare solo con l’integrazione tra il MePA e i sistemi informativi utilizzati quotidianamente. In venti anni di MePA non esiste ancora alcuna funzionalità di integrazione o anche solo di scambio dati con i sistemi realizzati da Istituzioni terze e che le Stazioni Appaltanti devono utilizzare (ad esempio SIMOG, TED, verifica dei requisiti, ecc.) né sono presenti interfacce applicative standard per l’interazione con sistemi informativi automatizzati.

Dopo tanti anni, qualcosa finalmente sta cambiando nel percorso evolutivo dell’e-procurement da quando è stato pubblicato il Decreto n. 148 del 2021 “Regolamento recante modalità di digitalizzazione delle procedure dei contratti pubblici”. Nonostante esso sia stato scritto a un livello così alto da limitarsi a principi generali facilmente desumibili dal Codice degli Appalti, esso ha il pregio di demandare all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il compito di emettere regole tecniche per la definizione delle modalità di digitalizzazione. Il compito è sempre più difficile perché oggi esistono decine di piattaforme telematiche e più le regole AgID saranno incisive ed efficaci e più impatteranno sulle stesse piattaforme già esistenti. L’approccio pilatesco del Decreto 148/2021 non fa ben sperare, ma la leadership che AgID ha già dimostrato in passato e il confronto pubblico sulle regole tecniche iniziato il 31 marzo scorso hanno destato vivo ottimismo.