Gli Enti Pubblici non hanno ancora avviato in modo sistematico le operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici. Il quadro normativo è complesso, tra Codice Beni Culturali (Dlgs.42/2004), CAD (Dlgs.82/2005), Linee Guida dell’Agid sui documenti informatici, eIDAS 2 (Regolamento Ue 2014/910 con 2024/1183) le indicazioni della Direzione Generali Archivi, norme sui procedimenti amministrativi tra cui spicca la L.241/1990. Soprattutto l’importante incertezza normativa causata dall’attesa degli aggiornamenti del CAD e dalla mancanza di ulteriori linee guida operative dedicate.
Con queste premesse, gli Enti tendono a rinviare l’eliminazione dei dati per prudenza e per il timore di responsabilità. Non si tratta solo di “paura della firma” perché la stasi deriva da più nodi di natura normativa, metodologica, tecnica e organizzativa.
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Conservazione digitale, OAIS ed e-Archiving
La conservazione dei documenti informatici come concepita in Italia e progredita in sede europea con l’e-Archiving si basa sul modello OAIS (Open Archival Information System). Si tratta di uno standard internazionale (ISO 14721) che definisce un’architettura su tre ruoli (Produttore, Conservatore e Utente), sei unità funzionali (ingest, archival storage, data management, administration, preservation planning, access) e tre distinti pacchetti informativi (versamento o SIP, archiviazione o AIP, distribuzione o DIP).
Il modello OAIS è stato adottato con preveggenza dall’Italia che fin dal 2010 l’ha unito alla norma tecnica per l’interoperabilità dei pacchetti (UNI 11386 SInCRO) con la prima norma italiana sulla conservazione (Deliberazione CNIPA 11/2024 come conseguenza del DPR 445/2000 e la prima Legge Bassanini del 1997). Successivamente il modello OAIS è stato adottato anche in sede europea per l’eArchiving ma con sostanziali differenze rispetto all’applicazione italiana concentrate soprattutto nel formato dei pacchetti di distribuzione. I due sistemi dovranno convivere e non è scontato che non ci saranno problemi.
L’evoluzione europea OAIS/e-Archiving è prevista dal Regolamento eIDAS (articoli 1.47, 1.48, 45-decies, 45-undecies). Al momento in cui scrivo (22/09/2026) c’è un’unica società che è stata qualificata come fornitore qualificato di archiviazione elettronica (QEATS, Qualified Electronic Archiving Trust Service). Si tratta del ramo irlandese di una società italiana di servizi fiduciari eIDAS (Entaksi Solution Spa) e questo è sintomo delle difficoltà: da un lato in Italia c’è un fiorente mercato per la conservazione di documenti, ci sono competenze e strutture che possono agevolmente migrare dalla conservazione all’eArchiving. Dall’altro la qualificazione in Italia deve affrontare freni inesistenti in altri Paesi.
Cito la mancanza del Decreto attuativo del del CAD art.29 previsto fin dal 2017 sulla qualificazione, l’elevato vincolo del capitale sociale ancora richiesto (ben cinque milioni di euro), il coordinamento con i soggetti già accreditati sul marketplace dell’AgID per i servizi di conservazione.
In questo contesto tecnico-normativo si inseriscono le Linee Guida dell’Agid sui documenti informatici che dedicano il paragrafo 4.11 alla “Selezione e scarto dei documenti informatici”. Questo paragrafo prevede più fasi riconducibili alla consolidata prassi in ambito analogico e trattando il processo come una semplice ridefinizione di prassi consolidate. Nella pratica le cose cambiano parecchio basti pensare che in ambito analogico documenti e aggregazioni sono concetti chiari mentre in ambito informatico il modello OAIS scompone le unità in pacchetti separando l’archiviazione in senso stretto dai suoi indici e metadati, successivamente la ricomposizione avviene sono in fase di esibizione con pacchetti distribuzione.
Le fasi individuate dalle Linee Guida sono quattro: elenco, autorizzazione, distruzione, notifica.
Fase 1: generazione dell’elenco dei pacchetti da scartare
L’elenco dei pacchetti interni alla piattaforma contenente i documenti da scartare deve essere predisposto o dal responsabile della conservazione oppure, se il servizio è esternalizzato, dal responsabile del servizio esternalizzato di conservazione. Le Linee Guida parlano di pacchetti di versamento, non parlano di documenti informatici né di aggregazioni documentarie. Nella pratica sorge il doppio problema: da un lato individuare correttamente i documenti o gli aggregati da selezionare per lo scarto, dall’altra collegarli correttamente ai pacchetti di archiviazione che li contengono. Il collegamento documenti-pacchetti è un’astrazione la cui gestione informatica ricade inevitabilmente sul soggetto che effettua la conservazione e se ne assume la responsabilità.
Fase 2: autorizzazione allo scarto
Per gli Enti Pubblici l’autorizzazione allo scarto viene rilasciata preventivamente dalle locali Soprintendenze Archivistiche regionali a fronte di un elenco meditato degli oggetti documentali da selezionare per lo scarto. Si intravvede il problema sulle forme della notifica per individuare univocamente documenti e aggregati documentali. Limitando l’attenzione al gestore documentale unito alla piattaforma di conservazione il problema è semplice, è sufficiente fare riferimento al DPR 445/2000 art.57 sul numero di protocollo e all’allegato 5 delle Linee Guida dell’Agid sui metadati. Il problema ovviamente si complica se i documenti risiedono su altre piattaforme, ognuna con un proprio sistema di identificazione univoca.
Fase 3: distruzione dei pacchetti
La fase dell’effettiva cancellazione degli oggetti documentali è centrale nello scarto e presenta molti problemi. Il primo, forse il più importante, riguarda la complessità degli archivi di una Pubblica Amministrazione. Tutte le Pubbliche Amministrazioni, come qualunque organizzazione, presenta una rete interconnessa complessa di sottosistemi ognuno dei quali forma e gestisce una molteplicità di archivi e documenti. Si tratta di un sistema composito in cui il gestore documentale con il protocollo informatico con la piattaforma OAIS di conservazione costituisce solo una parte dei diversi sottosistemi. La cancellazione da uno dei sistemi andrebbe seguita dall’eliminazione in altri sistemi collegati. Il compito è improbo, finora nessuna Pubblica Amministrazione l’ha mai affrontato.
Va risolto inoltre l’aspetto delle tecniche di cancellazione da supporti elettronici. La buona notizia è che le soluzioni sono tutte tecnicamente fattibili tra algoritmi di sovrascrittura (wiping software), demagnetizzazione (degausser), distruzione fisica dei supporti etc. L’operazione deve essere estesa su tutti i sistemi e storage dove sussistono copie ridondanti compreso le copie di backup. Ad aumentare le difficoltà c’è l’ovvia necessità di dover tracciare tutte le operazioni di eliminazione.
Fase 4: notifica dell’esito
Superate, con un sospiro di sollievo, le tre complesse fasi precedenti di selezione e scarto, va fatta la notifica formale di avvenuta eliminazione per attestare alla locale Soprintendenza Archivistica in modo trasparente la regolare conclusione delle operazioni. La notifica deve essere accompagnata da documenti di tracciamento la cui formulazione al momento è del tutto ignota.
Scarto digitale: archivi distribuiti, massimario e metadati
In questo quadro dalle molte insidie, si inseriscono difficoltà più immediate tra dispersione su piattaforme diverse, aggiornamento del massimario di scarto, selezione tramite metadati.
Archivi su piattaforme diverse
Il tema è centrale: gli archivi digitali non sono gestiti unicamente dal gestore documentale e riversati in conservazione. L’ampia definizione di documento informatico del Regolamento Eidas e quella di archivio della Pubblica Amministrazione secondo il Codice dei Beni Culturali fornisce un primo ordine di problema. L’archivio digitale oggetto di protezione è disperso su molteplici piattaforme interne, applicativi verticali, file server e infrastrutture cloud. Un documento informatico non risiede soltanto nel gestore documentale, ma viene memorizzato dagli applicativi specialistici, nei drive di rete e negli storage dei conservatori esterni. Frammentazione rende arduo individuare l’esatto perimetro dei dati da eliminare e richiede un coordinamento simultaneo tra più sistemi soggetti a più responsabili e con regimi funzionali diversi.
Il rischio è quello di un’eliminazione parziale che lascia copie residue sparse in repository non tracciati.
Una conseguenza della proliferazione di piattaforme è la difficile distinzione tra originali, copie e duplicati informatici. Nel digitale il documento supera il tradizionale vincolo con un supporto fisico fisso pertanto un duplicato informatico possiede la medesima sequenza binaria dell’originale e il medesimo valore legale, mentre le copie e le riproduzioni si moltiplicano continuamente nelle fasi di lavorazione, nelle trasmissioni o nei riversamenti di formato. La fisiologica ridondanza dei dati, unita ai backup di sicurezza e alle versioni intermedie, rende complesso individuare gli unici esemplari da tutelare o eliminare.
Massimario di scarto
I problemi andrebbero affrontati a monte. Va da sé che, prima di tutto, la Pubblica Amministrazione dovrebbe avere un quadro chiaro del proprio complesso di archivi. Successivamente andrebbero bonificate tutte le storture. Forse la prima stortura riguarda le eccezioni non automatizzabili dei massimari di scarto dove compaiono spesso clausole condizionali del tipo “salvo contenziosi in atto” o “dalla cessazione dell’incarico” oppure voci “ombrello” o “miscellanee” privi di vincoli comuni. Il piano di fascicolazione unito al massimario di scarto dovrebbe governare la massiccia proliferazione dei documenti informatici. I tradizionali massimari, concepiti per l’archivio cartaceo con interventi valutativi ex post, si rivelano inefficaci nel contesto digitale.
Occorrono piani di conservazione moderni ed integrati con il titolario e la fascicolazione, concepiti per operare una selezione programmata ex ante per aggregazioni documentali.
Selezione e metadati
Nella pratica i problemi da affrontare con la selezione per lo scarto dei documenti informatici. Le Linee Guida dell’Agid prevedono la cancellazione di fascicoli, documenti e relativi metadati ma ovviamente è estremamente complesso individuare gli oggetti se i sistemi non trattano adeguatamente gli elementi ricercabili degli oggetti documentari. Il problema sarebbe risolvibile con una gestione razionale di metadati di relazione, quelli che consentono le aggregazioni documentali e che di solito sono rappresentati da record descritti in file Xml. La selezione per lo scarto comporta utilizzare i metadati per trovare i documenti e intervenire sugli stessi metadati per manifestare l’eliminazione.
Perché lo scarto digitale resta un percorso a ostacoli
Il quadro della selezione per lo scarto di documenti informatici, soffre di una certa indefinizione a livello normativo da cui consegue la mancanza di prassi consolidate che, a loro volta, sono intimamente collegate ad aspetti tecnici e alle competenze dei funzionari pubblici [1] [2].
Vanno poi affrontati aspetti organizzativi a partire dalla definizione chiara del perimetro di dati e documenti da eliminare e del conseguente Massimario si Scarto.
Vanno citati gli aspetti tecnico-informatici sull’eliminazione sicura e tracciabile dei dati.
Infine, le prassi tra cui le forme di comunicazione con le Soprintendenze Archivistiche, tutte ancora da provare e definire.
Un autentico percorso ad ostacoli.
Note
[1] Il quadro va affrontato su più piani, vale la pena ricordare il lavoro dell’Osservatorio Documenta Futura di Andrea Piccoli, animato da Mariella Guercio, Matteo Savoldi.
[2] In un mondo dove tutto lascia traccia, eliminare documenti e tracce rischia di essere un problema molto più grande di un qualsiasi Ente Pubblico pur dotato di migliori intenzioni e di ottime competenze interne. Inoltre, dimostrare di aver eliminato qualcosa rischia a sua volta di essere una probatio diabolica – un’assenza va provata con qualcosa che invece esiste, pertanto un’eliminazione totale è impossibile nei fatti e rischia di dare strumenti per ricostruire l’elemento eliminato.
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