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Direttore responsabile Alessandro Longo

Anagrafe unica

Anpr, ecco le istruzioni per il subentro delle anagrafi locali

di Patrizia Saggini, Avvocato (*)

04 Ago 2016

4 agosto 2016

Entro il 16 settembre i Comuni debbono compilare un questionario online disponibile nell’area riservata del portale dei servizi demografici del Ministero dell’Interno. In base ai risultati del questionario, verrà predisposto il Piano di Subentro,

Il Ministero dell’Interno ha pubblicato la circolare n. 13 del 2016, con cui fornisce le informazioni operative per il subentro di ANPR alle anagrafi comunali.

Innanzitutto viene precisato che, come già previsto dal DPCM 194/2014, per utilizzare l’ANPR è possibile scegliere tra due modalità:

  • O tramite il sito web di ANPR (Web Application – WA o tramite WA integrata);

  • Oppure modificando il proprio sistema gestionale per farlo colloquiare con ANPR (Web Services – WS).

La prima modalità (WA e WA integrata) permette al Comune di svolgere le funzioni anagrafiche utilizzando il sito web dell’ANPR, è completamente gratuita e consente comunque al Comune di mantenere allineata una banca dati locale per l’espletamento di altre funzionalità (gestione tributi, elettorale, servizi scolastici, etc.).

La WA contiene le funzionalità che consentono:

  • il subentro (trasmissione dei dati delle APR ed AIRE locali, consultazione degli esiti del subentro, consultazione delle anomalie);  

  • le registrazioni anagrafiche (iscrizioni, mutazioni, cancellazioni);  

  • l’emissione della carta di identità cartacea;  

  • le certificazioni anagrafiche;  

  • le consultazioni della base dati e l’invio delle richieste di estrazione di parte della base dati di ANPR, individuata sulla base di specifici criteri di ricerca.

La predisposizione del file di subentro che contiene i dati della propria anagrafe è a carico del Comune, e deve essere seguito lo standard indicato, estraendo i dati dalla propria banca dati di anagrafe.
Qualora il Comune abbia esigenza di aggiornare automaticamente le proprie basi dati locali, necessarie per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali diversi da quelli di natura propriamente anagrafica, potrà utilizzare la WA integrata, che prevede un servizio di notifica che consente all’ente locale di effettuare l’integrazione e l’allineamento delle basi dati eventualmente conservate localmente:

  • l’ANPR restituisce al Comune, mediante un servizio di notifica, i dati di ciascuna  registrazione anagrafica effettuata tramite WA dal Comune stesso;

  • il Software locale del Comune, che dovrà disporre di un servizio di ricezione delle notifiche, elabora le notifiche trasmesse da ANPR e le utilizza per allineare le basi dati locali.

La seconda modalità (WS) consente al Comune di continuare a lavorare con il proprio sistema gestionale opportunamente modificato per integrare i WS che consentono l’aggiornamento di ANPR in tempo reale.
Per utilizzare questa modalità è necessario che il Comune modifichi il software anagrafico per integrarlo con ANPR.
Anche utilizzando questa modalità, le certificazioni che si rilasceranno ai cittadini – una volta avvenuto il subentro con esito positivo – saranno prodotte esclusivamente da ANPR (in particolare, i certificati sono validi soltanto se muniti del QR-CODE che ne consente la verifica on-line), e avranno un unico template e schema per tutti i Comuni.

La compilazione della scheda di monitoraggio deve essere effettuata da tutti i Comuni entro e non oltre la data del 16 settembre 2016, e le Prefetture hanno il compito di monitorare le attività da parte dei Comuni; la compilazione consente al Ministero dell’interno di predisporre il Piano di subentro ed assegnare ad ogni Comune la data a partire dalla quale potrà iniziare a svolgere i passi propedeutici all’utilizzo effettivo di ANPR illustrati di seguito.

La scheda di monitoraggio non dovrà essere compilata dai Comuni che partecipano alla fase di sperimentazione, per i quali sono già in corso le operazioni di pre – subentro.

Dopo aver compilato la scheda di monitoraggio, il Comune riceverà via PEC un messaggio che conterrà:

  • la data per l’avvio dei test;

  • le credenziali per l’accesso al sistema di test;

  • la URL del sistema di test.

Dopo aver ricevuto tale messaggio, sarà necessario effettuare le seguenti attività:

  • test;

  • pre-subentro;

  • censimento degli utenti;

  • subentro.

Al questionario si accede dal sito istituzionale della Direzione Centrale per i Servizi Demografici, in cui è disponibile un’apposita funzionalità; la compilazione deve essere fatta dal responsabile comunale degli accessi al CNSD – già individuato in relazione alle istruzioni contenute nella circolare n. 23/2013 – che dovrà cliccare sulla voce “Area privata” e seguire le istruzioni indicate nel sito web di ANPR al punto 3.

L’accesso ad ANPR, in base al DPCM 194/2014 prevede specifici requisiti di sicurezza: può avvenire esclusivamente da postazioni certificate, cioè provviste di un certificato di postazione distribuito dal Ministero dell’Interno; tutti gli operatori comunali, inoltre, devono essere registrati e profilati e muniti di strumenti per il loro riconoscimento.

Il sistema ANPR è composto da tre diversi ambienti: test, presubentro, produzione; l’ambiente di test viene utilizzato dai Comuni per:

  • verificare il software sviluppato dal Comune per l’estrazione dei dati dall’anagrafe comunale ed il loro invio ad ANPR (test del subentro);

  • apprendere le modalità di funzionamento della Web Application (WA e WA integrata);

  • verificare il funzionamento del proprio sistema gestionale integrato con i servizi di ANPR (WS);

  • verificare l’allineamento delle proprie basi dati locali di servizio (WA integrata e WS).

Durante la fase di test del subentro, si dovrà inviare una parte dei dati registrati nella base dati comunale: tali dati popoleranno l’ANPR, facilitando in questo modo le successive fasi di apprendimento e test delle restanti funzionalità.

Il test è fondamentale perchè consente di effettuare verifiche sulla qualità dei dati registrati localmente, attraverso l’allineamento dei dati anagrafici con l’Agenzia delle Entrate e l’utilizzo delle tabelle di decodifica pubblicate sul sito.

Per l’accesso all’ambiente di test si utilizza un certificato di postazione e una user-id e password che saranno trasmesse via PEC ai Comuni successivamente alla compilazione della scheda di monitoraggio, una volta definito il piano di subentro.

Il pre – subentro è la fase immediatamente successiva a quella di test, che viene utilizzata per rilevare, preliminarmente al subentro, la presenza di eventuali criticità nella base dati.
Per poter eseguire questa fase è necessario aver predisposto il file di subentro.
Si utilizza in questa fase un ambiente diverso da quello di test, che consente di simulare il subentro e la successiva fase di esercizio.
La fase di pre-subentro è costituita da due attività principali: la prima riguarda la simulazione del subentro (obbligatoria per tutti i Comuni), che comprende:

  • l’invio da parte del Comune del file contenente i dati dell’APR e dell’ AIRE locali;

  • l’elaborazione e controllo da parte di ANPR completa dei dati trasmessi;

  • l’applicazione degli indicatori di qualità concordati con ISTAT, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, pubblicati nel portale www.anpr.interno.it;

  • la validazione del codice fiscale con l’Agenzia delle Entrate;

  • la restituzione degli esiti al Comune (cioè gli elenchi relativi alle anomalie riscontrate, e resi disponibili nell’area “Subentro e anomalie” della WA, in ambiente di pre-subentro).

In particolare, la validazione del codice fiscale consiste nel verificare se i dati che concorrono alla sua formazione (cognome e nome; sesso; luogo e data di nascita), coincidono con quelli registrati dall’Agenzia delle Entrate.
Durante il pre-subentro, i Comuni che riceveranno le segnalazioni di eventuali anomalie dovranno verificarle con attenzione, rimuoverle utilizzando le proprie applicazioni quando dipendono da cause imputabili al comune e, successivamente, effettuare un nuovo invio dei dati; le anomalie che non dipendono dal comune saranno gestite a livello centrale.
In particolare, con due specifiche comunicazioni è stato reso noto che le modifiche riguardanti Comuni di nascita e gli stati esteri di nascita potranno essere effettuate solo al momento del subentro: a tal fine, saranno fornite apposite istruzioni condivise con l’Agenzia delle Entrate, in quanto tale dato concorre alla formazione del codice fiscale della persona.
Per l’accesso all’ambiente di pre-subentro si utilizzano le stesse credenziali già distribuite per la l’accesso all’ambiente di test e lo stesso certificato di postazione.

La seconda attività riguarda i test di integrazione: è una fase obbligatoria per i Comuni che utilizzano la modalità WS e consiste nell’esecuzione di uno specifico piano di test per la valutazione del corretto funzionamento del sistema gestionale.

Superata con esito positivo la fase di pre-subentro, i Comuni potranno procedere con le operazioni di subentro; dovranno cioè ripetere in ambiente di subentro – entro la data prevista dal piano – l’invio dei file contenenti i dati della propria APR e AIRE.
ANPR provvederà ad elaborare nuovamente i dati, ripetendo i controlli già descritti per la fase di pre- subentro e restituendone gli esiti al Comune, che riceverà via PEC una comunicazione che:

  • conferma l’avvenuto subentro;

  • notifica il mancato subentro. Il Comune, in tal caso, dovrà procedere alla rimozione degli errori/anomalie segnalate da ANPR; il Ministero dell’Interno comunicherà la data prevista entro la quale il Comune dovrà procedere ad un nuovo invio del file.

In caso di esito positivo del subentro, gli adempimenti anagrafici dovranno essere effettuati dai Comuni mediante l’utilizzo dell’ANPR; di conseguenza, verrà revocato in automatico il  certificato di sicurezza attualmente utilizzato per l’invio delle comunicazioni INA-SAIA e l’aggiornamento dell’AIRE centrale, che saranno “dismesse” con il subentro di ANPR.

Sono in corso di prossima definizione gli accordi di servizio con:

  • l’ISTAT che riceverà da ANPR le attuali comunicazioni che i Comuni trasmettono periodicamente;

  • l’Agenzia delle Entrate, l’INPS e la Motorizzazione Civile (MIT)  che, attualmente, ricevono le variazioni anagrafiche trasmesse con i sistemi INA-SAIA.

Tali accordi saranno progressivamente estesi alle Pubbliche Amministrazioni ed Enti centrali che erogano pubblici servizi, che sottoscriveranno un accordo di servizio con il Ministero dell’Interno.
Rimane la facoltà per i Comuni di consentire l’accesso ai propri dati anagrafici attraverso la sottoscrizione di apposite convenzioni, così come previsto dal DPCM 194/2014 (art. 5, comma 4).

 L’autore è componente del gruppo di Comuni sperimentatori di ANPR ma scrive a titolo personale 

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