L’analisi

Firma digitale, utile nello smart working: così la pandemia ha rilanciato lo strumento

La trasformazione digitale in cui le aziende sono state catapultate così repentinamente dall’emergenza sanitaria nazionale ha portato a cambiamenti drastici nella gestione dei rapporti lavorativi: dallo smart working alla firma digitale e alla gestione dei rapporti lavorativi, ecco cosa c’è da sapere

06 Mag 2020
Marco Martorana

avvocato, studio legale Martorana, Presidente Assodata, DPO Certificato UNI 11697:2017


Nel contesto emergenziale caratterizzato dal distanziamento sociale ha spiccato il ricorso a modalità lavorative prima considerate marginali seppur esistenti. Esempio emblematico a riguardo è rappresentato dallo smart working o dall’impiego massiccio della firma digitale, non tanto per avvocati già abituati al suo utilizzo, quanto per tutti gli altri soggetti imprenditoriali o cittadini normali.

La rivoluzione tecnologica attuata dalle aziende è volta a garantire la sopravvivenza sul mercato palesandosi quanto mai indispensabile ed utile per garantire la continuità nella cura degli affari e delle attività imprenditoriali.

Possiamo quindi affermare che la trasformazione digitale in cui le aziende sono state catapultate così repentinamente dall’emergenza sanitaria nazionale ha portato a cambiamenti drastici nella gestione dei rapporti lavorativi.

Esaminiamo i principali.

eCommerce, smart working e firma digitale: la rivoluzione indotta dal covid-19

La diffusione del Covid-19 ha avuto un impatto inimmaginabile per aziende e, in generale, per tutti i soggetti quali banche, intermediari finanziari e imprese dei più vari settori di mercato, i quali hanno dovuto celermente correre ai ripari per individuare nel più breve termine possibile nuove modalità di organizzazione anche a distanza dei rapporti interni ed esterni.

Le realtà aziendali si sono quindi riconvertite all’eCommerce, unica alternativa di sopravvivenza sul mercato. Taluni imprenditori hanno dovuto creare velocemente il proprio sito web, altri hanno potenziato e migliorato le prestazioni delle piattaforme già esistenti per non rinunciare ai propri affari e promuovere la propria attività unicamente online, garantendo così la continuità aziendale tramite consegne a domicilio etc.

In tale contesto, l’esempio emblematico della trasformazione e dell’adattamento alla nuova realtà è rappresentato dallo smart working, una valida risposta alle restrizioni sociali alla mobilità e unica possibilità concreta di mantenimento della piena operatività per aziende e professionisti in generale.

In epoca antecedente alla diffusione del Covid-19, le aziende non avevano dato importanza alla circostanza di porre tutti i dipendenti nella condizione di poter lavorare in modo efficiente da remoto. La modalità lavorativa a distanza possiamo dire che non era contemplata, o, comunque, è sempre stata circoscritta per lo più a rari casi, che, come tali, hanno sempre rappresentato l’eccezione. La situazione di necessità invece ha fatto si che numerose aziende, nel giro di poco tempo, siano riuscite a fornire ed attivare dispositivi sicuri affinché ogni dipendente sia messo in condizione di lavorare quasi a pieno regime da casa. Le aziende hanno anche quindi dovuto affrontare nuove problematiche dettate dal nuovo contesto lavorativo. Ogni cambiamento infatti comporta una prima fase di adattamento, la quale implica sicuramente sfide quotidiane da affrontare che chiedono il superamento di nuove criticità.

Firma elettronica e contratti business to consumer

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In materia di contratti stipulati in forma cartacea preme innanzitutto ricordare, in via generale, come solo la firma autografa consente di attestare la paternità di un documento. In virtù di tale basilare regola si considera improduttivo di effetti, vale a dire, inesistente, il contratto con firma scansionata al computer ed apposta su di un file successivamente stampato. Invece, nella diversa ipotesi di contratto con firma autografa, scansionato e inviato in formato pdf, ne potrà essere garantita la conservazione se la conformità all’originale sia autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

Per quanto attiene in modo specifico ai contratti stipulati a distanza vengono innanzitutto in considerazione quelli stipulati tra professionisti e consumatori (business to consumer), conclusi attraverso sistemi cosiddetti di “point and click” nei quali la priorità è quella di rendere più veloci possibile gli acquisti e, al contempo, fornire adeguata tutela al consumatore. Detti contratti sono stipulati tramite sistemi di firma elettronica e sono regolati dalla normativa contenuta nel Codice del Consumo (D.lgs. 206/2005 e successive modiche) quando una delle parti contraenti sia un consumatore, oltre che nel Codice del commercio elettronico (D.lgs 70/2003 e successive modifiche). Quest’ultimo decreto legislativo, all’art. 12, prevede la precise informazioni da comunicare all’utente attinenti alle varie fasi di stipula; nonché, ai mezzi messi a disposizione del consumatore per correggere l’ordine prima dell’inoltro; informazioni riguardanti eventuali codici di condotta cui il consumatore aderisce; le lingue a disposizione per la conclusione del contratto; e, infine, l’indicazione degli strumenti di composizione delle controversie. A seguito dell’inoltro dell’ordine seguirà, in tempo reale, l’invio al consumatore della ricevuta dell’ordine contenente la descrizione del prodotto o servizio acquistato, oltre ad un breve riassunto delle condizioni del contratto. Tuttavia, se nei contratti telematici l’accordo si perfeziona tramite il “tasto negoziale virtuale”, preme però specificare la presenza di clausole vessatorie ex art. 1341, comma 2, c.c., dovrà essere approvata specificamente per scritto attraverso l’apposizione di firma digitale (cfr Ordinanza Tribunale di Catanzaro del 30.04.2012).

A livello nazionale, la disciplina della firma digitale la si rinviene nel CAD (Codice dell’amministrazione digitale). Essa rappresenta un tipo di firma elettronica qualificata, e, dunque, un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico e di un insieme di documenti informatici. Con l’apposizione di tale firma sussiste totale certezza circa la riconducibilità del documento al suo sottoscrittore che equivale, pertanto, ad una vera e propria scrittura privata firmata in originale tra le parti.

La firma elettronica nei contratti tra professionisti

Per quanto riguarda la diversa categoria di contratti, ossia, quelli conclusi tra professionisti (c.d. business to business) in essi preme sottolineare come l’importanza venga posta sulla imputabilità della dichiarazione ed immodificabilità della stessa. Ad essi si applica la normativa racchiusa nel CAD (Codice amministrazione digitale), la normativa propria di settore, oltre alle disposizioni del Codice sul commercio elettronico (D.lgs 70/2003). Vanno ricondotti a tale categoria quei contratti conclusi con firma elettronica avanzata idonea di assicurare la paternità del documento al suo sottoscrittore appunto in maniera univoca. Esempio tipico è costituito dalla firma grafometrica o dalla tecnologia OTP. In entrambi i casi il servizio richiede il consenso dell’utente.

Sempre in materia di digitalizzazione, preme porre attenzione sull’importante innovazione introdotta recentemente da AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Lo scorso 26 marzo 2020, tale Agenzia ha pubblicato le linee guida per firmare documenti online. In base a tale novità normativa, sarà dunque possibile firmare atti e contratti attraverso il sistema Spid in conformità all’art. 20 del CAD, con lo stesso valore giuridico della firma autografa. Come noto, lo Spid è il Sistema Pubblico di Identità Digitale, gratuito, con il quale ogni soggetto privato, dotato di identità digitale costituita da username e password, può accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione. Quanto precede rappresenta sicuramente una novità importante, grazie alla quale i cittadini potranno avvalersi, oltre che della firma elettronica qualificata, anche di questo strumento digitale per firmare documenti aventi validità legale nell’ottica di una sempre più crescente digitalizzazione.

La procura all’avvocato con la firma digitale nel contesto dell’emergenza sanitaria

Di notevole interesse è la previsione volta a semplificare la formalità connessa al rilascio della procura all’avvocato nell’ambito dei procedimenti civili e contenuta nel maxiemendamento approvato dal Senato lo scorso 9 aprile 2020 (testo passato alla Camera) interamente sostitutivo dell’art. unico del d.d.l. n°. 1766 di conversione del decreto-legge n. 18/2929 c.d. “Cura Italia”. Limitatamente al periodo di emergenza nazionale in atto, la sottoscrizione della procura alle liti da parte del Cliente può essere apposta su un documento cartaceo scannerizzato e trasmesso al difensore via mail unitamente alla copia del documento d’identità. Ricevuto l’atto l’avvocato dovrà solo certificare l’autografia apponendo la propria firma digitale sulla copia informatica della procura.

La gestione dei rapporti lavorativi da remoto nei vari settori di mercato

Nell’ottica di garantire la continuità imprenditoriale è stata prevista la possibilità di approvare i bilanci da parte delle aziende in modalità remota. La previsione in esame è sancita all’articolo 106 del Decreto-Legge “Cura Italia” che descrive nel dettaglio le modalità con cui tale specifica evenienza possa in concreto attuarsi.

In particolare, i Consigli di Amministrazione, nonché, le Assemblee degli Azionisti potranno svolgersi mediante rapporti a distanza e da remoto. Vengono quindi disciplinate nel dettaglio tutte le singole fasi delle riunioni, dalla organizzazione fino alla chiusura delle stesse, attribuendo al verbale finale pieno valore legale.

La convocazione degli aventi diritto a prendere parte del Consiglio o dell’Assemblea si attua con comunicazione inoltrata tramite posta elettronica certificata. Le varie presenze sono registrate e raccolte tramite la firma elettronica qualificata; nell’ipotesi di eventuali deleghe, queste ultime dovranno essere munite di apposita marca temporale qualificata.

Successivamente, i singoli partecipanti procederanno ad apporre la propria firma digitale sul verbale della riunione e quest’ultimo documento sarà inviato a tutti gli aventi diritto, inclusi gli assenti, tramite pec. Tali disposizioni sono valide per le assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 o comunque entro il maggior termine previsto se l’emergenza sanitaria non sarà destinata a concludersi.

Per quanto attiene la possibilità di sottoscrivere contratti essi possono essere coltivati a distanza dalla stesura della bozza fino al contratto finale, poiché, come detto sopra, è prevista la possibilità di concludere accordi commerciali aventi integrale valore di legge attraverso contatti da remoto. Come visto, avvocati e professionisti in generale possono altresì ottenere mandati e deleghe con la firma digitale.

Ed ancora possono essere firmati da remoto anche i documenti interni delle aziende (riguardante ad esempio le policy aziendali) e gli accordi inerenti la disciplina per il trattamento dei dati personali.

Ulteriori piattaforme di digitalizzazione a disposizione di cittadini e aziende

Per quanto attiene i rapporti interni aziendali, i datori di lavoro possono inserire online ad esempio le domande per la cassa integrazione accedendo al portale INPS. Anche per ottenere le agevolazioni fiscali è possibile accedere al portale INPS per richiedere la sospensione dei termini relativi ad adempimenti fiscali. Inoltre, con la firma digitale è consentito sottoscrivere il modulo o la dichiarazione per beneficiare della sospensione di finanziamenti, prestiti e mutui. Sempre attraverso il web i lavoratori in possesso dei requisiti possono richiedere le misure a sostegno del lavoro e della famiglia, quali, a titolo esemplificativo, il bonus baby-sitter, i congedi COVID-19, etc.

Conclusioni

L’emergenza sanitaria nazionale ha sconvolto non solo il nostro stile di vita personale e sociale ma anche le classiche strutture organizzative di funzionamento delle aziende. In poco tempo, come abbiamo visto, le imprese hanno dovuto rafforzare o, in alcuni casi, stravolgere del tutto i propri impianti organizzativi, ricorrendo con gran fretta e necessità proprio a strumenti digitali grazie ai quali è garantita la continuità aziendale e professionale in generale.

Ma se è vero che quello che stiamo attraversando passerà alla storia come profondo periodo di difficoltà è altrettanto vero che proprio dai momenti bui nascono novità e idee importanti per il nostro futuro (e si auspica che sia così per le idee e in nuovi cambiamenti provocati dal contesto Covid-19).

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