L'analisi

Integrare i database per innovare la PA

Nella maggioranza dei casi, la comunicazione dei dati dei cittadini all’interno di una stessa PA avviene in maniera destrutturata tramite mail o PEC e solo nel 10% dei casi tramite un collegamento diretto tra le basi di dati. Peggio ancora quando la PA parla con un altro ente: la carta è ancora utilizzata nel 50% dei casi. Ma l’integrazione delle banche dati ridurrebbe gli errori e la spesa, aumenterebbe la produttività. A vantaggio anche di aziende e cittadini

10 Giu 2013
Michele Benedetti

Direttore Osservatorio Digitale Politecnico di Milano

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Durante l’arco della vita ognuno di noi ha la necessità di confrontarsi innumerevoli volte con la Pubblica Amministrazione: per dichiarare la nascita di un figlio, per iscriverlo al sistema scolastico, per registrare l’acquisto di una casa o di un’auto, per iscriversi al sistema previdenziale, per registrare una nuova attività professionale, per dichiarare i propri redditi, per denunciare un abuso… A ogni interazione, la Pubblica Amministrazione annota queste interazioni all’interno dei propri registri, ormai tutti informatizzati, generando una enorme quantità di dati. Per lungo tempo, la gran parte di questi registri o banche dati è stata gestita da ogni Ente, o meglio, da ogni unità organizzativa di ogni Ente, in sostanziale autonomia e oggi la strada verso la condivisione e l’integrazione dei dati digitali appare ancora lunga. La ricerca condotta dall’Osservatorio eGovernment del Politecnico di Milano e che ha coinvolto Regioni, Province e Comuni al di sopra dei 15.000 abitanti evidenzia, infatti, che se nel 76% dei casi il personale della PA ha dichiarato di comunicare telematicamente con i colleghi del proprio Ente per trasmettere dati, nella maggioranza dei casi questa comunicazione avviene in maniera destrutturata tramite mail o PEC (52,38 + 6,23%) e solo nel 10% dei casi tramite un collegamento diretto tra le basi di dati rispettivamente gestite. Questo comportamento è ancora più accentuato quando la comunicazione è con personale di altri Enti, dove la comunicazione cartacea è ancora utilizzata nel 50% dei casi e, quando è telematica, nell’80% dei casi avviene tramite l’utilizzo di mail o PEC.

Ma perché integrare le banche dati? Il personale intervistato risponde che se le banche dati venissero integrate vi sarebbe maggiore accuratezza dei dati stessi che genererebbe non solo una loro analisi più affidabile, con un’automazione delle verifiche sulle dichiarazioni dei cittadini e un accesso più agevole a elementi di supporto decisionale, ma anche un aumento della produttività: minor dispendio di tempo e costi per erogare i servizi per i dipendenti, maggior controllo della spesa, maggiore qualità della programmazione (soprattutto per gli Amministratori e i Dirigenti). Vantaggi che, a cascata, si riverbererebbero anche sulla migliore qualità nei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, con risposte più rapide e una minore richiesta di fornire più volte le stesse informazioni a Enti diversi o a settori diversi del medesimo Ente.

Sulla spinta di questi benefici, ben 2 enti su 3 dichiarano di aver avviato negli anni passati progetti finalizzati a far comunicare telematicamente le proprie banche dati tra di loro e 1 ente su 3 dichiara di interfacciare le proprie banche dati anche con quelle di altri enti, a cominciare dagli Uffici che gestiscono i dati più complessi e quindi anche più informatizzati: anagrafici (80%), tributari e risorse umane (70%), territoriali (53%), nonché geografici e relativi alle imprese (Sportelli Unici, 48%).

Non tutti i progetti raggiungono però i risultati desiderati. Le difficoltà, infatti, non sono poche. Analizzando i dati raccolti dall’Osservatorio emerge chiaramente una resistenza al cambiamento e una diffidenza verso l’esterno che ostacola questo percorso e che può essere riconducibile a due diversi ordini di motivazioni: da un lato, gli Enti hanno evidenziato, sia che si tratti di integrazioni all’interno dello stesso Ente sia di integrazioni tra Enti diversi, la difficoltà a mantenere aggiornate le banche dati (rispettivamente 60% e 51,6%) e l’eccessivo sforzo per la bonifica dei dati (rispettivamente 50% e 38,7%). Quelli che si evidenziano, quindi, sono problemi legati solo marginalmente alle soluzioni tecnologie utilizzate e più massicciamente alla tipologia e alla qualità di dati che nel tempo sono stati raccolti e immagazzinati. Dall’altro lato, in almeno un caso su due, grosse difficoltà emergono sul piano relazionale: se nell’integrazione all’interno di uno stesso Ente risultano problematiche le resistenze del personale (circa 50% dai casi) e delle figure apicali (circa 30%), l’ostacolo maggiore nell’integrazione verso l’esterno è dato dalla difficoltà a interagire con gli altri Enti coinvolti (51,6%) nei processi di lavoro. È anzi quest’ultima (61%), insieme alla mancanza di adeguate risorse economiche (50%), la principale motivazione del mancato avvio di iniziative di questo tipo da parte di Enti che, pur riconoscendone la validità, si trovano in difficoltà a renderle proprie. Questi i motivi per cui solo un ente su tre dichiara di voler avviare iniziative di questo tipo nei prossimi 12 mesi.

Pur mostrando un peso percentuale non indifferente, alcune problematiche presentano già possibili soluzioni. Partendo dagli ostacoli di natura tecnologica, una possibile soluzione potrebbe arrivare da un maggior ricorso a soluzioni open source o a riuso. Tutti gli Enti intervistati, infatti, sia per integrazioni interne sia verso l’esterno, hanno ammesso di optare solo in un terzo dei casi per soluzioni di mercato proprietarie, sopperendo a un’apparente mancanza di offerta attraverso soluzioni sviluppate ad hoc da soggetti privati oppure da società partecipate. Per superare, invece, le difficoltà di relazione si dovrebbe optare per un approccio sistemico, governato cioè da una regia che, secondo più della metà degli Enti intervistati (57% delle risposte), dovrebbe essere attuata a livello nazionale.

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