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Piattaforma notifiche digitali, verso i bandi per l’onboarding: cosa cambierà per cittadini e PA

Di prossima uscita il bando per finanziare l’onboarding degli enti locali sulla Piattaforma notifiche digitali degli atti pubblici (PND) che introduce la possibilità della notifica digitale in sostituzione di quella analogica. Come funziona, cosa cambierà

30 Set 2022
Patrizia Saggini

avvocata, esperta di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

Andrea Tironi

Project Manager - Digital Transformation

trasformazione digitale

La Piattaforma delle notifiche digitali (PND) è la prossima piattaforma abilitante con cui la Pubblica Amministrazione si confronterà e che potrà integrare nei propri sistemi.

Si aggiunge alle ormai più note IO, pagoPA, SPID/CIE, ANPR, ed è inoltre la prima piattaforma che nasce con un finanziamento specifico del PNRR, e per cui è previsto un bando – di prossima uscita – rivolto a tutti i Comuni, per finanziare l’onboarding degli enti locali interessati; da questo punto di vista, sono in partenza anche alcune sperimentazioni, in modo da testare il funzionamento della piattaforma.

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L’obiettivo o meglio il problema che vuole risolvere la piattaforma è definito nel sito ufficiale di PagoPA (che è anche il gestore della piattaforma), in cui viene pubblicata anche la documentazione fino ad ora disponibile:

La PND “ha l’obiettivo di semplificare e rendere certa la notifica degli atti amministrativi con valore legale verso cittadini e imprese, con un risparmio di tempo e costi” sia per i cittadini, che per le imprese, e soprattutto per l’amministrazione pubblica.

Piattaforma notifiche digitali, problemi in vista per i cittadini: tutti i nodi della riforma

La notifica degli atti a valore legale diventa in taluni casi per le pubbliche amministrazioni un misto tra una caccia al tesoro e un’indagine alla Sherlock Holmes, per trovare “l’introvabile” – cittadino o l’impresa – a cui notificare l’atto.
La PND mira a togliere questa parte investigativa facendosene carico, introducendo la possibilità della notifica digitale in sostituzione di quella analogica.

Nei comuni, tipicamente le notifiche riguardano alcune tipologie di atti, come ad esempio:

  • un terzo delle notifiche totali: codice della strada (multe);
  • un terzo delle notifiche totali: tributi (tari, imu…) collegate anche a procedimenti di riscossione coattiva (ovvero verso chi non ha pagato rate pregresse);
  • un quarto delle notifiche totali: ordinanze dirette ai singoli cittadini (tipo demolizione opere abusive e altri atti disposti dal comune, comprese nomine scrutatori, comunicazioni ai neoconsiglieri comunali, ad esempio nel 2021 ci sono state le amministrative);
  • la parte rimanente: comunicazioni di altri enti, come ad esempio Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, decreti di cittadinanza (della Prefettura), nomine Presidenti e Scrutatori di Seggio (Corte d’Appello).

Quindi: multe, riscossione coattiva, ordinanze dirette ai cittadini coprono l’85-90% delle notifiche.

L’architettura della Piattaforma notifiche

La prima cosa che va definita nel processo è l’atto, che viene costruito come segue:

  • creazione atto: es. multa;
  • l’atto viene firmato digitalmente dal responsabile del procedimento (se previsto);
  • l’atto viene protocollato o numerato nel registro particolare;
  • all’atto viene aggiunto l’avviso di pagamento (es. in caso di multa, ad oggi vengono aggiunti 2 avvisi: l’avviso con “sconto” se pagamento effettuato entro 5 giorni dalla notifica, avviso senza sconto se pagato dopo i 5 giorni fino al sessantesimo giorno);

A questo punto si ha il “pacchetto” da notificare.

Prima della Piattaforma Notifiche il tutto veniva messo in una busta e mandato con atto giudiziario (busta verde o 890) o A/R, con notevole dispendio di costi e di risorse umane dedicate.

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Con la PND cosà succederà?

Come avviene la notifica

Versione sintetica: prima di tutto il “pacchetto” viene inviato sotto forma di file (PDF) alla PND, che lo riceve e restituisce un codice di riferimento degli allegati; l’Ente invierà l’atto da notificare tramite appositi servizi dedicati che collegano i propri back office gestionali alla Piattaforma stessa, quindi senza l’intervento diretto di operatori.

Nella richiesta di invio notifica viene specificato il destinatario mediante il CF (CreditorTaxId) oltre ad altri parametri (tra cui gli allegati da considerare parte della notifica ed eventuale modalità di invio che può essere digitale + analogica o anche solo analogica).

Se tutto formalmente corretto, la PND genera quindi l’Avviso di Avvenuta Ricezione (AAR) che contiene le informazioni relative all’esistenza della notificazione, il suo IUN e le indicazioni sulle modalità che il destinatario può utilizzare per accedere agli atti notificati.

Versione estesa: il processo di notificazione inizia con la PA mittente che richiede a PND di prendere in carico l’effettuazione di una notifica.

Questa operazione avviene in due fasi:

  • nella prima fase, la PA fornisce a PND gli atti da notificare unitamente, se del caso, a quanto necessario per il pagamento da parte del destinatario (obbligatoriamente l’avviso pagoPA e, se necessario, l’eventuale F24, uno per ciascun tipo di processo di notificazione adottabile per raggiungere il cittadino in quanto hanno costi diversi).
  • Nella seconda fase, la PA genera la richiesta di creazione della notifica, fornendo i dati del destinatario (CF, se si tratta di persona fisica o giuridica, nome e cognome o ragione sociale, indirizzo fisico del domicilio noto alla PA, domicilio digitale speciale, Codice Avviso e Codice Fiscale della PA), un numero di protocollo, modalità dell’eventuale spedizione analogica (890 /AR), importo e data di scadenza del pagamento (se presente), eventuale attivazione della spedizione cartacea degli atti qualora venga intrapreso il percorso di notificazione analogico, i documenti facenti parte della notifica (attraverso gli identificativi forniti da PND nella precedente fase) e l’hash SHA-256 dei documenti stessi.

La PA indica anche quali dei documenti allegati devono essere obbligatoriamente visualizzati dal destinatario o dal suo delegato per poter stabilire il perfezionamento della notifica per presa visione.

Inoltre, la PA può indicare che, nel caso di notificazione analogica, i documenti vengano inviati congiuntamente all’AAR. In questo caso non è possibile abilitare il pagamento attraverso F24 in quanto il costo di notifica dipenderebbe dal numero di pagine stampate. PND, ricevute queste informazioni, verifica che siano sintatticamente corrette e restituisce al mittente un token che servirà alla PA stessa per ricevere l’esito delle successive attività di verifica poste in atto da PND. A questo punto PND verifica che lo SHA-256 fornito dalla PA coincida con quello calcolato da PND a partire dai documenti allegati, che ciascun CF fornito esista veramente e che esista un indirizzo fisico noto per ciascun destinatario (quest’ultima verifica per garantire la possibilità di notificare al destinatario). Se le verifiche hanno successo, PND genera lo IUN che viene restituito alla PA mittente unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica. Questo perfeziona la notifica per la PA mittente con data della creazione della notifica stessa. In caso contrario PND informa la PA della presenza di errori nella richiesta inoltrata inviando un codice di errore unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica.

Da qui la PND inizia a tentare la notifica, prima la notifica digitale, con 2 tentativi per ogni canale digitale disponibile.

I canali sono 3 e sono sempre domicili digitali, vagliati nella sequenza indicato sotto:

  1. Domicilio digitale di piattaforma (domicilio digitale indicato nella PND)
  2. Domicilio digitale speciale (domicilio digitale indicato specificatamente per alcuni atti)
  3. Domicilio digitale generale (preso da INAD o INI-PEC)

La PND può fare massimo due tentativi per domicilio digitale (es. può ripeterlo per casella piena). Il primo andato a buon fine conclude il percorso.

Se la notifica digitale tramite Piattaforma non va a buon fine

Contemporaneamente, la Piattaforma invia un messaggio tramite app IO, con il link a cui può accedere il cittadino; se nel termine di 7 giorni non viene effettuato l’accesso alla piattaforma, a questo punto l’invio viene tentato per via analogica.

Nel caso il destinatario sia irreperibile all’indirizzo fisico fornito, PND tenta di determinare un secondo indirizzo fisico di inoltro.

Nel caso in cui il primo invio fosse stato effettuato verso l’indirizzo fisico fornito dalla PA, PND ricerca un nuovo indirizzo fisico in ANPR o nel Registro delle Imprese.

Nel caso in cui non si riesca a determinare un nuovo indirizzo fisico presso questi registri o nel caso in cui il primo invio fosse stato effettuato verso un indirizzo fisico fornito da ANPR o Registro delle Imprese, PND utilizza, se disponibile, l’indirizzo fisico fornito dall’operatore postale a seguito di una indagine effettuata presso l’indirizzo fisico di primo inoltro.

Se viene identificato un nuovo indirizzo fisico, PND tenta la notifica una seconda volta con le stesse modalità, tranne per l’assenza della verifica di esistenza di un nuovo indirizzo fisico. Nel caso in cui il destinatario sia del tutto irreperibile, l’AAR sarà comunque disponibile per il destinatario attraverso il portale di PND o gli altri meccanismi di accesso agli atti sopra descritti. La notifica si perfeziona per il destinatario dopo 10 giorni dalla consegna dell’AAR oppure 10 giorni dal fallimento della stessa

Perfezionamento della notifica

Il perfezionamento è il momento in cui l’atto viene considerato notificato al destinatario, e da quel momento decorreranno gli effetti giuridici conseguenti.
Su questo tema è stato pubblicato qualche mese fa un apposito Decreto, che contiene le regole per l’utilizzo della Piattaforma.

La notifica si perfeziona:

  • per l’amministrazione, nella data in cui il documento informatico è reso disponibile sulla piattaforma, ovvero all’atto della creazione della notifica;
  • per il destinatario:
  • il settimo giorno successivo alla data di consegna dell’Avviso di Avvenuta Ricezione in formato elettronico;
  • nei casi di casella postale satura, non valida o non attiva, il quindicesimo giorno successivo alla data del deposito dell’Avviso di Mancato Recapito;
  • il decimo giorno successivo al perfezionamento della notificazione dell’Avviso di Avvenuta Ricezione in formato cartaceo, incluso il caso di irreperibilità del destinatario;
  • in ogni caso, se anteriore, nella data in cui il destinatario, o il suo delegato, ha accesso, tramite la piattaforma, al documento informatico oggetto di notificazione. Questo si traduce nell’accesso in Piattaforma Notifiche al dettaglio della notifica.

Su questo punto, il manuale operativo di PND specifica che:

“Laddove la notifica non si sia perfezionata secondo le modalità descritte nelle sezioni relative alla notificazione analogica e digitale, l’accesso da parte del destinatario o di un suo delegato, attraverso PND o app IO, a tutti i documenti identificati dalla PA come rilevanti per il perfezionamento della notifica, perfeziona la notifica anche in via anticipata.

Lo stesso accade se il destinatario ottiene gli atti notificati attraverso la rete RADD o attraverso una persona delegata. PND genera un’attestazione opponibile ai terzi indicante la data e l’ora di perfezionamento.”

Lo stato di avanzamento della notifica

Ovvero se anche la notifica non è stata ancora inviata in forma cartacea, ma il destinatario o delegato accede alla notifica mediante PND o mediante rete RADD (degli sportelli di accesso fisico alla PND, ovvero degli sportelli di Poste), la notifica viene considerata perfezionata e il momento di perfezionamento diventa quello di accesso agli atti notificati.

Questo perché, per agevolare l’accesso “digitale” alla Piattaforma, Il mittente potrà in ogni momento chiedere lo stato di avanzamento della notifica per capire quindi come muoversi in caso di perfezionamento.

Il momento di perfezionamento è quello che – nell’esempio delle multe – permetterebbe di cambiare il valore dello IUV da “valore multa con sconto” a “valore multa senza sconto” laddove siano passati i 5 giorni dalla data di perfezionamento notifica, quindi facilitando di parecchio il cittadino ed evitando errori e successivi controlli da parte dell’Amministrazione.

Accesso alla Piattaforma

La PND metterà a disposizione un’interfaccia web per il mittente (ente) per la gestione delle notifiche, che a grandi linee è simile alla dashboard di IO, ovvero permette invio di notifiche manuali, gestione delle notifiche e dei log, analisi dei costi.

L’ente – nella maggior parte dei casi – utilizzerà però le specifiche API di integrazione con i propri back office gestionali, in modo da inviare automaticamente l’atto da notificare alla Piattaforma, senza alcuna operazione manuale.

Ogni destinatario inoltre potrà accedere alla Piattaforma mediante identità digitale o con delega per la lettura dei documenti notificati.

La PND permette che il destinatario che possiede SPIE o CIE possa autenticare sul portale web di piattaforma o su App IO. Per permettere ai cittadini non dotati di tali strumenti o che comunque non vogliano accedere con modalità digitali alla piattaforma, viene realizzata una rete di operatori che forniscono servizi di accesso alla piattaforma. Questa rete è indicata con il nome di Rete di Assorbimento del Digital Divide (RADD). Tale rete prevede diverse modalità di accesso (diretta, con delega …).

La versione web della Piattaforma permette la gestione completa della notifica (sia per mittente che per destinatario) e PND conserva i documenti della notifica per 120 giorni dalla data di perfezionamento.

Ulteriori dettagli si trovano sul manuale operativo.

I costi

Se la notifica avviene mediante la piattaforma in modalità digitale, secondo il decreto 30 maggio 2022, già pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, i costi sono così indicati:

  • due euro per la notifica digitale, di cui 1 per l’ente gestore della piattaforma e 1 per l’ente mittente della notifica (a discrezione, il Comune può anche farsi carico dell’euro di sua spettanza, ad esempio per determinate tipologie di atti);
  • nel caso di notifica cartacea, occorre sommare un extra aggiuntivo di 1,40 euro per chi non ha ancora la pec (domicilio digitale)
  • vanno aggiunte le ulteriori spese di spedizione – ancora da quantificare, che saranno definite in seguito alla gara ad evidenza pubblica in corso;

A questi va sommato l’ulteriore costo nel caso in cui la persona, ricevuta la notifica analogica, non sia in grado di visualizzarla da sola e debba andare presso gli sportelli della Posta per poter fare accesso alla piattaforma delle notifiche.

Ovviamente, se l’atto notificato è relativo ad un tributo o ad una multa, va aggiunto anche il pagamento del servizio specifico.

Le questioni ancora aperte

Un aspetto di rilevante importanza è che la Piattaforma Notifiche è nativamente integrata con le banche dati di interesse nazionale, utili a portare a termine il processo: quindi ANPR per la verifica dei dati anagrafici, e INI PEC per la verifica del dato dell’indirizzo PEC per imprese e professionisti iscritti ad Albi; appena sarà disponibile, anche INAD, e in futuro altre banche dati che potessero rivelarsi utili.

Un bell’esempio di cosa vuol dire progettare un servizio con visione nel lungo periodo, non limitandosi alle funzioni di base.

Il principale tema che gli Enti debbono approfondire adesso riguarda le modalità di integrazione dei propri back office (gestionali verticali) alla piattaforma notifiche: il partner naturale sarebbe il partner tecnologico di pagoPA per due motivi: è una piattaforma di pagoPA, e comunque un avviso anche di 2 euro devo comunque staccarlo se uso la piattaforma delle notifiche, per cui il flusso lo coinvolge. Se ogni fornitore si collega alla piattaforma c’è il rischio di creare un grafo di integrazioni nuovamente da fare e pagare.

In ogni caso, l’Ente è libero di decidere lo scenario migliore per la propria organizzazione.

La PND interviene nel processo di notifica non modificando la normativa specifica prevista nel Codice di Procedura Civile (artt. da 138 in poi), ma mettendo a disposizione un’infrastruttura tecnologica dedicata, con le seguenti funzionalità:

  • la centralizzazione degli atti (tutti gli atti vengono notificati mediante la stessa piattaforma);
  • la standardizzazione del metodo di notifica degli atti;
  • la possibilità di notifica sia digitale (prima) che analogica (dopo);
  • riduzione dei tempi di investigazione per raggiungere cittadino o impresa e “massimizzazione” degli stessi (un’entità lo fa per tutti gli enti);
  • riduzione dei costi di spesa di notifica per cittadino che per l’ente

Da analisi fatte al momento dell’analisi e progettazione, si è stimato che, ad esempio, per l’Agenzia delle Entrate potrebbe attendersi una significativa riduzione dei costi netti di notifica e spedizione, attualmente stimati in circa 41 milioni di euro annui (calcolati al netto delle somme recuperate a titolo di rimborso per le spese di notifica e spedizione, ove previsto).

Inoltre, risparmi consistenti ci sarebbero anche i Comuni, con ricadute positive sui servizi che potrebbero essere erogati ai cittadini. A titolo esemplificativo, “la sola Città di Napoli ha ipotizzato, grazie all’introduzione di questa norma, un risparmio complessivo di circa 12 milioni di euro”.

È bene precisare che i principali benefici della Piattaforma non sono sole nel risparmio delle spese di spedizione, ma soprattutto nella maggiore certezza del momento dell’avvenuta notifica (quindi eliminazione del contenzioso e maggiore celerità nella riscossione coattiva), ma anche nel risparmio del personale dedicato a questo compito, che può essere assegnato ad altri compiti.

Bando PNRR dedicato all’attivazione della PND

Nelle prime settimane di settembre è stato pubblicato il bando PNRR dedicato all’attivazione della PND per i Comuni, con scadenza 11 novembre prossimo, con una dotazione complessiva di 80 milioni di euro. Le attività finanziabili sono:

  • l’integrazione dei sistemi del Comune sulla Piattaforma Notifiche Digitali;
  • l’attivazione di due servizi relativi a tipologie di atti di notifica, così come descritte nel dettaglio nell’Allegato 2 all’Avviso.

Le date di riferimento del bando sono:

  • 12/09/2022: data apertura
  • 11/11/2022: data chiusura del bando

In particolare, i lavori dovranno essere affidati al fornitore entro 3 mesi dalla data di notifica finanziamento, e completati entro 6 mesi (in base alla dimensione dell’ente) dalla data di stipula del contratto con il fornitore. La notifica del finanziamento viene data dopo esame delle richieste di finanziamento presentate dagli enti e valutate tra la data di apertura e chiusura del bando.

Per partecipare, il Comune deve obbligatoriamente scegliere il servizio di notifica delle violazioni al Codice della Strada e un altro servizio tra quelli elencati nell’allegato 2. Una precisazione importante riguarda la modalità di gestione associata del servizio delle violazioni al Codice della Strada, che non è compatibile con questo avviso, in quanto il Comune partecipante non corrisponderebbe poi al soggetto che attiva la notifica (Unione di Comuni o Associazione Intercomunale); quindi probabilmente uscirà un altro avviso, che prevede anche questa possibilità. Altre indicazioni utili per partecipare al bando sono contenute in questo articolo.

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