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Fattura elettronica tra privati, guida al software gratis dell’Agenzia delle Entrate

Dall’accesso attraverso le credenziali e la partita IVA, alla predisposizione delle fatture, all’invio e alla conservazione, come funziona il servizio dedicato gratuito, alla fatturazione elettronica del portale Fatture e corrispettivi delle Entrate

Pubblicato il 29 Gen 2019

agenzia_entrate

Invio e ricezione delle fatture elettroniche, spesometro, trasmissione dato dei corrispettivi, comunicazioni periodiche IVA: sono tutti i servizi online disponibili gratis sul nuovo sito dell’Agenzia delle Entrate dedicato a “Fatture e Corrispettivi”. Nato in vista dell’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica fra privati (B2B) nel 2019.

Ai (molti) servizi online per la fattura elettronica già previsti sia dall’Agenzia sia da categorie professionali, non solo si aggiunge il portale del Fisco, che consente di fare gratuitamente molte operazioni, ma anche il nuovo servizio dei commercialisti, che prevede un meccanismo diverso: un servizio di base gratuito, che diventa a pagamento nel momento in cui si supera un determinato numero di fatture.

Il sito Fatture e Corrispettivi del Fisco, invece, supporta contribuenti, imprese e professionisti anche sul fronte degli adempimenti relativi allo Spesometro (che poi, dal 2019, viene abrogato per le operazioni con fattura elettronica).

Vediamo come funziona, passaggio per passaggio.

L’accesso a Fatture e Corrispettivi, il software fattura elettronica agenzia entrate

Per la compilazione di una fattura elettronica con il software dell’agenzia entrate, basta seguire questi semplici passaggi, contenuti in questa guida tutorial. 

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Per accedere bisogna essere in possesso delle credenziali Spid, Entratel o Fisconline, e inserire successivamente il numero di partita IVA. In realtà, subito dopo aver inserito le credenziale bisogna scegliere un profilo di utenza:

  • me stesso: l’opzione che sceglierà il contribuente che gestisce le proprie operazioni IVA,
  • incaricato: da parte dell’azienda in cui si lavora,
  • delega diretta: è l’opzione che riguarda gli intermediari, come il commercialista,
  • tutore.

Solo dopo aver scelto la corretta categoria di appartenenza, si digita il numero della partita IVA, e si accede quindi alla pagina iniziale, dalla quale si può selezionare il servizio da utilizzare. Per quanto riguarda specificamente la fatturazione elettronica, ci sono due possibilità: la scelta di un indirizzo al quale far arrivare tutte le fatture elettroniche, oppure le operazioni di fatturazione elettronica vera e propria (la procedura web consente di predisporre la fattura, di riceverla e di leggerla, di inviarla, e conservarla). C’è poi la possibilità di creare un Qr code, una sorta di biglietto da visita che indica al fornitore tutti i dati per predisporre e inviare la fattura, e quella, tramite i servizi contenuti nel riquadra “Consultazione”, accedere alle fatture elettroniche trasmesse via SdI (il sistema di interscambio, dal quale transitano tutte le operazioni), e alle ricevuto (di scarto o di consegna).

1. Predisposizione della fattura

Il sistema consente di predisporre la fattura in formato xml, attraverso una procedura web (che richiede la connessione a internet), oppure utilizzando un software stand alone, che si installa sul pc per poi lavorare sulle fatture senza bisogno della connessione. Alla procedura web si accede cliccando sul pulsante “fatturazione elettronica” presente sulla pagina iniziale. Si entra così nel servizio di predisposizione delle e-fatture, che consente di scegliere fra diverse opzioni. Se vogliamo predisporre la fattura, dobbiamo innanzitutto selezionare l’opzione corretta fra Fattura PA e fattura Ordinaria, oppure Fattura Semplificata, entrambe rivolte alle operazioni fra privati.

Attenzione: è un servizio web, che attinge ai dati dell’anagrafe tributaria, per cui man mano che l’utente inserisce dati, il sistema carica nuove informazioni. Ad esempio, nella pagina relativa ai dati personali, si troveranno già precompilati i campi relativi alle informazioni che, in base alla Partita IVA, sono note all’amministrazione. Il contribuente può sempre modificarli (l’unico dato che non si può correggere è il numero di partita IVA).

Come si vede, c’è un menù a destra per inserire altri dati (ad esempio, i riferimenti all’albo professionale oppure il numero di iscrizione al REA). Poi si prosegue inserendo i dati del cliente. Attenzione alla compilazione del campo Codice Destinatario, in cui bisogna inserire o il codice alfanumerico di sette cifre comunicato dal cliente, o il valore “0000000” se il cliente ha comunicato un indirizzo PEC (da inserire nel campo PEC destinatario), oppure se non ha comunicato alcun indirizzo telematico. Fondamentale anche l’indicazione corretta di partita iva, o codice fiscale, che il sistema verifica direttamente. Nel caso in cui non trovi corrispondenza fra partita IVA e dati inseriti, non consente diproseguire nella compilazione. Nel caso in cui il cliente abbia un QrCode, è possibile utilizzarlo per la compilazione della fattura. Così come si possono salvare i dati dei clienti in una rubrica, in modo tale non non dover intestare le fatture ogni volta.

La compilazione della fattura prosegue con l’indicazione dei dati identificativi del documento, quindi numerazione e data, e con quelli relativi all’operazione (bene ceduto, quantità e qualità, imponibile, aliquota IVA, imposta). Se l’operazione non è soggetta a imposta (ad esempio, perché si applica il reverse change), nel campo dell’aliquota IVA si inserisce il codice relativo alla natura dell’operazione effettuata. I Codici sono i seguenti:

  • N1: operazioni escluse ex articolo 15,
  • N2: non soggette,
  • N3: non imponibili,
  • N4: esenti,
  • N5: regime del margine, Iva non esposta in fattura,
  • N6: reverse charge,
  • N7: Iva assolta in un altro stato Ue.

Si può compilare una stessa fattura per la cessione di più beni (c’è apposito tasto “aggiungi”, nella sezione beni e servizi”).

2. L’invio della fattura

Al termine della predisposizione del file, è possibile controllare tutti i dati, e salvarli in xml. E’ sempre possibile visualizzare il file anche in Pdf. Attenzione a non inviare al SdI il file in Pdf invece che quello in xml (nel qual caso, evidentemente, la fattura viene scartata). La fattura viene inviata cliccando sull’apposito tasto della schermata finale, e viene trasmessa al Sistema di Interscambio che controlla il file e lo recapita all’indirizzo telematico del cliente. Il sistema fornisce un numero identificativo univoco che il SdI ha assegnato al file, e che può essere utilizzato per le operazioni di consultazione e monitoraggio.

Non è necessario effettuare l’invio della fattura subito dopo averla compilata (così come è possibile interrompere la compilazione e iprenderla in un successivo momento). Per spedire una fattura già predisposta, bisogna cliccare su “Trasmissione”, nella schermata iniziale, funzione che consente anche di scegliere il file da inviare fra quelli salvati sul proprio pc. Con questa funzione si inviano anche fatture predisposte direttamente sul proprio pc utilizzando il software stand alone.

C’è una funzione, “Riprendi ultimo file”, che consente di aprire l’ultima fattura predisposta, modificarla e crearne una nuova. Oppure, utilizzando “Importa da file XML” è possibile importare in procedura una fattura elettronica, anche incompleta, modificarla e inviarla.

3. La conservazione

C’è una sezione specifica della piattaforma dedicata alla conservazione fatture elettroniche, che contiene anche un Manuale del servizio di Conservazione, e l’Accordo di servizio. Agendadigitale.eu  ha effettuato un test sul servizio di conservazione fattura elettronica dell’Agenzia delle Entrate, evidenziandone pregi e punti critici, accompagnato con un’analisi normativa.

4. Consultazione

Il servizio, anch’esso accessibile dalla home page, consente di consultare tutte le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) emesse e ricevute correttamente attraverso il Sistema di Interscambio. Attraverso la funzione “Dati rilevanti ai fini IVA”, è possibile riepilogare il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre oppure in un altro range di date selezionato, selezionarle utilizzando ulteriori chiavi come la partita Iva del cliente o del fornitore, o il numero identificativo assegnato alla fattura dal SdI, identificare le fatture consegnate e quelle messe a disposizione (ma ancora non visionate). Importante: le fatture restano a disposizione nell’area di consultazione fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del SdI. Quindi, chi vuole archiviare copia della fattura sui propri dispositivi deve effettuare il download del file.

C’è poi la possibilità di “monitoraggio dei file trasmessi” che fornisce l’elenco delle ricevute (di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna), anche qui selezionando uno specifico periodo di tempo.

I servizi per la fatturazione elettronica B2B: i principali a confronto

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