L'approfondimento

Proroga Linee guida Agid sulla gestione documentale, cronaca di un disastro annunciato: gli impatti

Le Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione di Agid sarebbero dovute entrare in vigore il 7 giugno, ma l’avvio è stato rimandato al primo gennaio 2022: eppure si tratta di un passaggio importante, la cui proroga può avere importanti conseguenze

25 Mag 2021
Sergio Sette

consulente informatico e digital trasformation

bonus bancomat 2020

La tanto vociferata (e fino all’ultimo, smentita) proroga all’entrata in vigore delle Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione, è infine arrivata: dal 7 giugno di quest’anno al primo gennaio 2022. Un vero disastro annunciato, consumatosi nell’indifferenza generale, specie quella dell’immancabile tam-tam mediatico che abitualmente accompagna le politiche sul Digitale in Italia.

Indifferenza che già si era palesata nei mesi precedenti quando nessuno ha pubblicizzato la precedente scadenza, tanto meno sottolineato la sua importanza fondamentale, in netta contrapposizione a quanto avvenuto per scadenze ben meno sostanziali, quali ad esempio quelle del 28 febbraio, fortemente pubblicizzate e sostenute da eventi mediatici a tutti i livelli, al limite dello stucchevole.

Linee guida Agid, l’impatto della proroga

La situazione dimostra di quanto questo aspetto del CAD non rientri, non sorprendentemente ma comunque incomprensibilmente per chi scrive, fra gli aspetti considerati chiave nel percorso di trasformazione digitale della pubblica amministrazione. Percorso ad oggi focalizzato quasi esclusivamente su aspetti di front-end, servizi on-line e piattaforme abilitanti (SPID, CIE, App IO, PagoPA), certamente importanti, ma pur sempre accessori e che necessitano di essere innestati su delle fondamenta solide, i back-end e l’organizzazione degli Enti, ad oggi di fatto dimenticati, quasi invisibili agli occhi di chi orienta le politiche sul Digitale.

WHITEPAPER
Vantaggi economici, flessibilità e scalabilità: perché scegliere il cloud oggi!
Cloud
Digital Transformation

Forse proprio questo spiega il disinteresse per questo passaggio, invece fondamentale, quasi epocale, così come non ci si sia resi conto come questa proroga, per altro, come vedremo, basata su motivazioni per lo meno fragili, possa avere ripercussioni gravi, sia pratiche, sia a livello della credibilità dell’Agenzia e delle politiche da questa attuate, e sulla motivazione di chi, dentro e fuori la PA, opera, spesso con dedizione, per far avanzare le Amministrazioni nel percorso di trasformazione digitale.

Le motivazioni

La proroga da tempo era nell’aria, le voci sempre più insistenti (nonostante le smentite di Agid), corredate da dettagli via via più precisi, è arrivata sotto forma di determinazione di Agid nr. 371/2021. La determinazione, assai stringata, dispone le modifiche di alcuni allegati, il 5 che riguarda i metadati da associare al documento informatico e il 6, quello che sostituisce la (rimpianta) Circolare 60 della stessa Agenzia, sulle modalità di scambio di documenti protocollati fra diverse amministrazioni. Dispone infine, in modo da consentire a soggetti pubblici e privati, principalmente le software house, di adeguarsi alle modifiche operate, la proroga al primo gennaio 2022, dell’entrata in vigore delle LLGG stesse, nella loro interezza.

Gestione documentale, le nuove linee guida Agid: ecco tutte le regole

Peccato che la motivazione non regga, per diversi motivi: in primo luogo le modifiche non sono talmente sostanziali da richiedere interventi così massivi, non certamente da richiedere tempi così lunghi per adeguarvisi, in secondo luogo perché le segnalazioni risalgono a mesi fa, alla fase di consultazione pubblica e probabilmente anche nelle fasi precedenti di consultazione degli stakeholder, e avrebbero potuto, anzi, dovuto, essere introdotte ben prima, in modo da utilizzare i 9 mesi già precedentemente concessi alle PA in fase di adozione per adeguarsi.

Inoltre, sorge un dubbio: ma ogni volta che si dovrà procedere alla modifica di qualche allegato, si sospenderà la validità delle Linee Guida? Voglio sperare di no! Ricordiamo che le Linee Guida nascono in sostituzione delle precedenti Regole Tecniche, che erano emanate sotto forma di DPCM, proprio per abbreviarne i tempi e semplificare il procedimento di modifica/evoluzione, operando il cosiddetto processo di “delegificazione”, tanto auspicato dall’allora Commissario Straordinario Diego Piacentini e oggetto di forti critiche specie in ambito giuridico. L’idea, a parere di chi scrive, era senz’altro lodevole e teneva giustamente conto della necessità, derivata dai rapidi tempi di evoluzione delle tecnologie e degli standard tecnici, di dotarsi di strumenti più snelli e veloci. Certo, se questi sono i risultati pratici, forse tanto valeva la pena tenersi i vecchi DPCM (per altro di buona qualità).

Importanza e storia delle Linee guida Agid

Le Linee Guida sulla Gestione Documentale sono importanti, anzi fondamentali, perché senza queste, una parte cruciale del Codice dell’Amministrazione Digitale, quella che forma la base su cui innestare ogni altra azione orientata alla digitalizzazione della PA, rimane inattuabile.

Infatti, quasi ogni articolo del CAD fa riferimento alle indicazioni contenute nelle LLGG; la loro assenza li rende perciò inapplicabili. Nel caso delle LLGG in oggetto, gli articoli coinvolti riguardano i cardini del Codice stesso, a partire dall’articolo 20, per proseguire con la formazione dei documenti (art. 40), la gestione dei fascicoli e dei procedimenti (art. 41) e alla loro conservazione (art. 44), solo per citarne i più importanti. Insomma l’intera area documentale, in sostanza una parte rilevantissima dell’attività amministrativa.

Perché una proroga è così dannosa, ci si potrebbe domandare? Per il semplice motivo che, dai tempi dell’emanazione del Codice, il 2005, ad oggi, le Linee guida non sono mai entrate in vigore. Ossia da 16 anni il Codice è solo molto parzialmente attuabile, con le nefaste conseguenze che sono sotto gli occhi di tutti. Anche perché la PA italiana è ancora fortemente ancorata all’aspetto documentale, che rimane comunque un caposaldo anche nell’era informatica, molto più di quello, ben più ovvio, se si parla di IT, del dato. Un ritardo nella sua regolamentazione risulta di fatto bloccante, inficiando o come minimo riducendo, ogni altro sforzo fatto per digitalizzare l’azione amministrativa.

Il framework normativo

Come si diceva il Codice nasce nel 2005 e sin dalla sua prima stesura, la sua applicazione era fortemente ancorata alle Regole Tecniche, di cui all’art. 71. Regole Tecniche, che nell’ambito della Gestione Documentale videro la luce solo nel 2013 e 2014, ma di fatto non entrarono mai in vigore. Infatti, quelle emanate nel 2014 prevedevano ben 18 mesi come periodo di adeguamento e la loro entrata in vigore definitiva avrebbe dovuto avvenire alla fatidica data (per chi l’ha vissuta in prima linea come il sottoscritto, per lo meno) dell’11 agosto 2016.

Allora, così come oggi, arrivò però la proroga (un solo giorno prima) per effetto del Decreto Madia, anche allora con giustificazioni tutto sommato deboli, la necessità di adeguarle ad eIDAS. Il Decreto sospese la validità di parte delle Regole Tecniche, fintando queste non fossero adeguate e dispose, per il loro adeguamento, un termine massimo di quattro mesi. Che spostò di fatto il termine al gennaio 2017. Come quasi sempre accade in questi casi, il termine dei quattro mesi non fu rispettato ed anche in considerazione di questo, la successiva modifica al CAD operata su spinta del succitato Piacentini, dispose la delegificazione delle Regole Tecniche e decretò, proprio al fine, come si diceva sopra, di accelerare i tempi e rendere la modifiche più snelle, la nascita della Linee Guida, non più DPCM, ma semplicemente emanate da Agid, senza nemmeno la necessità di pubblicazione in GU (dove viene solo data notizia della pubblicazione della LLGG avvenuta sul sito istituzionale di Agid).

Conclusione

Ebbene, siamo al 2021, e nonostante tutto, contro ogni logica e previsione, nemmeno quest’anno avremo il piacere di vedere le LLGG vigenti. Da queste breve excursus storico si può meglio capire perché questa ennesima proroga, specie nei tempi e nei modi in cui è avvenuta, risulti agli occhi di molti, devastante, un’ennesima pugnalata al processo di digitalizzazione della PA.

@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articolo 1 di 3