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ERP, ecco come supporta la supply chain e come scegliere il giusto software



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L’ERP si rivela un utile alleato per le aziende nella gestione della supply chain: vediamo le differenze con un sistema di supply chain management, i vantaggi e come scegliere il software ERP più adatto alle proprie esigenze

Pubblicato il 12 mar 2024

Federica Maria Rita Livelli

Business Continuity & Risk Management Consultant, BCI Cyber Resilience Committee Member, CLUSIT Scientific Committee Member, FERMA Digital Committee, ENIA Scientific Committee Member



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La tecnologia ERP può alleviare l’onere della gestione della supply chain, aumentando l’efficienza, la produttività e l’adattabilità con una suite di strumenti di automazione e permettere alle organizzazioni di affrontare scenari sempre più erratici.

Nell’intricata rete del commercio globale, le interruzioni nei trasporti e nella logistica possono provocare onde d’urto lungo tutta la supply chain, con un impatto sia sulle imprese sia sui consumatori. Dai disastri naturali alle tensioni geopolitiche e geoeconomiche e ai conflitti in atto, la resilienza delle supply chain non è mai stata così cruciale. In mezzo a queste incertezze, i sistemi ERP ( Enterprise Resource Planning ) sono emersi come strumenti indispensabili per le organizzazioni che cercano di ridurre al minimo i rischi in modo efficace, affrontare le interruzioni e costruire resilienza nelle loro supply chain.

Il ruolo dell’ERP nella resilienza della supply chain

I sistemi ERP per la gestione della supply chain si riferiscono a una suite completa di strumenti e moduli software integrati progettati per ottimizzare e semplificare i vari processi coinvolti nella gestione della supply chain di un’azienda.

L’ERP svolge un ruolo fondamentale nella moderna gestione della supply chain (Supply Chain Management – SCM) fungendo da centro nevralgico della logistica e delle operazioni di un’organizzazione.

Questo software facilita la visibilità e il controllo end-to-end sulle operazioni della supply chain, comprendendo funzioni come l’approvvigionamento, la gestione dell’inventario, l’elaborazione degli ordini, la pianificazione della produzione, la logistica e la distribuzione.

Inoltre, i moderni moduli ERP per la supply chain incorporano anche soluzioni digitali quali, dashboard, business intelligence e tecnologia Internet of Things (IoT), artificial intelligence e machine learning per semplificare ulteriormente processi.

Di fatto si tratta di una piattaforma centralizzata che consente di connettere tutti i reparti all’interno di un’organizzazione, nonché partner, fornitori e clienti esterni, consentendo una collaborazione senza soluzione di continuità nel flusso di informazioni.

Vantaggi dell’utilizzo dell’ERP nelle catene di approvvigionamento

Di seguito, i principali vantaggi scaturiti dall’utilizzo di un sistema ERP per la supply chain:

  • Integrazione e centralizzazione ed abbattimento dei silos – Il software ERP integra vari aspetti di SCM, tra cui approvvigionamento, produzione, gestione dell’inventario, distribuzione e previsione della domanda. Centralizza i dati, fornendo un’unica fonte di verità per tutte le parti interessate della supply chain, consentendo un migliore processo decisionale e un migliore coordinamento dei processi, oltre che a contribuire ad abbattere le barriere dipartimentali, unificando le informazioni in un unico posto.
  • Visibilità in tempo reale e meno colli di bottiglia – La visibilità in tempo reale della supply chain significa che le parti interessate possono accedere a dati aggiornati in tempo reale in termini di livelli di inventario, stato degli ordini e programmi di produzione. Questo tipo di visibilità completa aiuta le organizzazioni a identificare potenziali colli di bottiglia, a informare i team coinvolti e ad allocare le risorse necessarie per mantenere la capacità produttiva e continuare a consegnare gli ordini ai clienti in tempo. Pertanto, grazie all’ERP è possibile gestire le fluttuazioni della domanda, ridurre i tempi di consegna e migliorare la capacità di rispondere rapidamente alle interruzioni operative o ai cambiamenti del mercato.
  • Analisi, reportistica e previsione della domanda – Un buon ERP per la supply chain può offrire strumenti di analisi e report in tempo reale sullo stato attuale della propria attività, oltre a fornire previsioni per il futuro, che possono essere utilizzate per prendere decisioni aziendali informate sui fornitori. Esistono vari moduli di previsione della domanda nel sistema ERP che sfruttano i dati storici e l’analisi, contribuendo a mantenere il giusto livello di inventario e a soddisfare le richieste dei clienti in modo efficiente.
  • Controllo dei costi – I sistemi ERP aiutano a migliorare il flusso di cassa, il controllo dei costi all’interno della supply chain, ottimizzando i livelli di inventario, semplificando i processi, riducendo gli sprechi e fornendo informazioni in tempo reale. Queste efficienze portano a una riduzione delle spese operative e a un aumento della redditività.
  • Migliore gestione dei fornitori – . I sistemi ERP per la supply chain permettono il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e la collaborazione con i fornitori, facilitando la gestione e l’elaborazione degli ordini senza soluzione di continuità. Ciò si traduce in migliori relazioni con i fornitori, costi di approvvigionamento ridotti e una supply chain più affidabile. Di fatto, grazie all’ERP, non solo tutti i partner della supply chain sono consolidati in un unico luogo, ma la funzionalità analitica consente agli utenti di approfondire le prestazioni individuali dei fornitori ed aiutare a identificare quando è il momento di abbandonare un determinato fornitore che non soddisfa più le esigenze dell’organizzazione.
  • Collaborazione e comunicazione – La collaborazione e la comunicazione sono essenziali per costruire la resilienza nelle supply chain. I sistemi ERP facilitano la collaborazione senza soluzione di continuità tra le parti interessate fornendo una piattaforma centralizzata per la condivisione di informazioni, il coordinamento delle attività e la risoluzione dei problemi in tempo reale. I sistemi ERP – che si tratti di comunicare con i fornitori in merito a spedizioni in ritardo o di coordinarsi con i partner di trasporto per reindirizzare le consegne – semplificano i canali di comunicazione e migliorano la collaborazione lungo tutta la supply chain.
  • Gestione del rischio – Una gestione efficace del rischio è fondamentale per identificare e mitigare potenziali interruzioni prima che si trasformino in crisi. I sistemi ERP consentono alle organizzazioni di valutare e gestire i rischi lungo tutta la supply chain, dalla dipendenza dai fornitori alle tensioni geopolitiche e ai disastri naturali. Di fatto, identificando i potenziali rischi e implementando piani di emergenza, le organizzazioni possono mitigare in modo proattivo le interruzioni e migliorare la resilienza delle loro supply chain.
  • Automazione – I sistemi ERP automatizzano l’intero processo della supply chain integrando varie funzioni della supply chain, come la gestione dell’inventario, l’elaborazione degli ordini e la previsione della domanda. In questo modo, l’automazione guidata da ERP nella supply chain porta a una maggiore produttività e a un risparmio sui costi.
  • Miglioramento del business e del processo decisionale e maggiore agilità – Grazie ai moduli ERP per la supply chain, sarà possibile di creare nuovi modelli di business, aumentare la possibilità di entrare in nuovi mercati, conquistare clienti con modelli di acquisto alternativi e, in ultima analisi, far crescere la propria attività. Inoltre, l’analisi predittiva e le funzionalità di pianificazione degli scenari aiutano le organizzazioni a identificare e ad affrontare i potenziali rischi prima che influiscano sulle operazion. r considerando che, in tempi di crisi, l’agilità è fondamentale, i sistemi ERP facilitano un processo decisionale agile fornendo alle parti interessate informazioni accurate e aggiornate. Con l’accesso ai dati in tempo reale sui livelli di inventario, capacità di produzione e percorsi di trasporto, le organizzazioni possono valutare rapidamente l’impatto delle interruzioni e ideare strategie alternative per ridurre al minimo i tempi di inattività e mantenere la soddisfazione del cliente.
  • Meno problemi IT. L’utilizzo di un sistema ERP per la gestione della supply chain può semplifica le operazioni IT e della stessa supply chain. Ovvero, le organizzazioni non devono più affrontare il problema complessità dell’integrazione di dati provenienti da diversi sistemi software o imparare a operare applicazioni di diversi fornitori. I moduli ERP condividono tutti gli stessi dati in tempo reale, eliminando la necessità di convertire i dati tra le applicazioni.

La scelta di un sistema ERP rispetto ad una soluzione di SCM

Le organizzazioni, quando decidono di avvalersi di sistemi per gestire la propria supply chain, devono decidere se desiderano un ERP o una soluzione di Supply Chain Management. La scelta della soluzione dipende dall’ampiezza della catena di approvvigionamento e dal fatto che si tratti principalmente di un distributore o di un produttore. Sebbene i sistemi ERP contengano spesso un componente SCM, le organizzazioni hanno la possibilità di acquistare una soluzione SCM più specializzata. Le soluzioni SCM sono più focalizzate sulla gestione della supply chain dall’inizio alla fine.

Tuttavia, i sistemi ERP hanno spesso funzionalità sufficienti per consentire alla maggior parte delle PMI di gestire la propria catena di approvvigionamento. Pertanto, se si decide di optare per una soluzione SCM, è necessario considerare come si intende gestire la contabilità, l’e-commerce, le vendite e altri aspetti della propria attività. Avere una soluzione SCM e una soluzione separata per altri aspetti del business può rivelarsi costoso.

Quali organizzazioni devono considerare le soluzioni di Supply chain management

Le organizzazioni produttrici che danno priorità alla logistica e alla gestione della supply chain end-to-end potrebbero prendere in considerazione il software SCM. Di fatto, sebbene il software ERP includa integrazioni per il monitoraggio dei lotti e la gestione della logistica, la gestione della supply chain end-to-end è più importante per i produttori che convertono le materie prime in prodotti finiti, considerando che devono essere in grado di ridurre le complessità e semplificare il processo di passaggio delle merci dalla fase delle materie prime all’output , i.e. quando pronte per essere vendute nei negozi al dettaglio.

Inoltre, le organizzazioni che hanno solide operazioni internazionali potrebbero trarre vantaggio da un sistema SCM in modo da garantire che il flusso di merci e materiali sia regolare e senza interruzioni.

Quali organizzazioni devono considerare le soluzioni ERP

La maggior parte dei grossisti e dei distributori di piccole e medie imprese deve solitamente garantire che i fornitori consegnino le merci ai loro centri di distribuzione in tempo, assicurandosi che tali merci raggiungano direttamente i negozi al dettaglio o i propri clienti. Ovvero, supply chain non così complesse che non richiedono l’approvvigionamento di materie prime e la proprietà di impianti di produzione e sono più focalizzate sulla gestione del magazzino, sulla gestione dell’inventario, sulla spedizione/ricezione, sul monitoraggio dei lotti (ecc.) e si preoccupano che i propri sistemi siano integrati con i propri canali di vendita, compresi i negozi online e al dettaglio.

Il software ERP, in questo senso, ha in genere le funzionalità necessarie per i grossisti di PMI per gestire la propria catena di approvvigionamento e rispettare le normative specifiche del settore, consentendo loro di gestire anche il resto della loro attività. Questo rende le soluzioni ERP perfette per la gestione della catena di approvvigionamento di un distributore di PMI.

Come scegliere il giusto sistema ERP per la gestione della supply chain

La selezione del giusto sistema ERP per la gestione della supply chain è una decisione critica che può avere un impatto significativo sull’efficienza e sulla competitività di un’organizzazione.

Prima di intraprendere un percorso di implementazione dell’ERP, le organizzazioni devono formulare un piano e una strategia completi. Ciò comporta la definizione degli obiettivi e dei traguardi che il sistema ERP dovrebbe raggiungere. Durante questa fase, le organizzazioni dovrebbero identificare i punti critici specifici all’interno dei processi esistenti che la soluzione ERP affronterà. È fondamentale coinvolgere le principali parti interessate, compresi i capi dipartimento e gli utenti finali, nel processo di pianificazione per acquisire una comprensione olistica dei requisiti.

Di seguito una illustrazione dei vari step da considerare per selezionare il giusto software ERP per la gestione della supply chain:

  • Valutazione le proprie esigenze – Si tratta di: effettuare una valutazione approfondita dei processi della propria catena di approvvigionamento; identificare i punti di cedimento, le aree di miglioramento e i requisiti specifici. Tutto ciò servirà come modello per selezionare l’ERP giusto.
  • Selezione del fornitore – Si dovrebbero condurre ricerche approfondite e due diligence quando valutano potenziali fornitori di ERP. Le considerazioni dovrebbero includere la reputazione del fornitore, il track record, l’esperienza nel settore e la funzionalità della soluzione ERP.
  • Scalabilità – Si tratta di assicurarsi che il sistema ERP sia in grado di adattarsi alla organizzazione anche in caso di crescita, senza la necessità di una revisione completa.
  • Capacità di integrazione – Si tratta di valutare le capacità di integrazione dell’ERP con i sistemi esistenti, considerando che compatibilità è fondamentale per un’integrazione senza soluzione di continuità. L’esigenza di integrazioni ERP di ogni singola organizzazione è unica. Pertanto, è importante considerare gli utilizzi attuali e futuri del software quando si acquista un ERP per la supply chain, esaminando attentamente ciascuno dei potenziali fornitori, anche se si tratta di un fornitore full-stack come Oracle , Microsoft o SAP, per assicurarsi che le soluzioni software interne soddisfino le proprie esigenze e/o offrano integrazioni per i programmi più essenziali quali, la gestione del magazzino e del vettore.
  • Personalizzazione – Si tratta di valutare le opzioni di personalizzazione dell’ERP, che dovrebbe essere adattabile ai processi unici della supply chain dell’organizzazione senza eccessiva complessità.
  • Costo – I tradizionali hosted ERP, in passato, risultavano particolarmente costosi da acquistare e mantenere e spesso non mantenevano la promessa di un ritorno sull’investimento (ROI). Le soluzioni ERP basate su abbonamento, invece, includono tutti i costi operativi, come gli aggiornamenti e lo storage, offrendo spese più prevedibili e un time-to-value più rapido. Inoltre, nella fase di selezione deve essere valutato il Total Cost of Ownership (TCO), ovvero non solo il costo d’acquisto, ma anche i costi di licenza, implementazione, formazione e manutenzione continua, assicurandosi che sia in linea con il budget.
  • Interfaccia user-friendly – Si consiglia di prediligere un sistema ERP con un’interfaccia user-friendly poiché l’adozione da parte degli utenti è determinante per il successo dell’implementazione.
  • Supporto da parte dei fornitori – È importante valutare il livello di supporto e formazione offerto dal fornitore ERP, dato che un supporto tempestivo può essere fondamentale sia durante sia dopo l’implementazione.
  • Piattaforme basate su cloud – Sebbene la maggior parte degli ERP, compresi quelli della supply chain, siano stati originariamente progettati come soluzioni on-premise, sempre più organizzazioni sono alla ricerca di opzioni basate su cloud perché non richiedono di acquistare, implementare e mantenere l’hardware e il software in loco, oltre a consentire ai dipendenti di accedere da diversi dispositivi. Alcuni ERP offrono anche soluzioni sia locali che basate su cloud.
  • La sicurezza dei dati – Un ERP per la supply chain dovrebbe proteggere i dati e le informazioni aziendali sia da violazioni accidentali sia da attacchi deliberati. Di fatto, garantire la sicurezza delle informazioni sulla supply chain è fondamentale per mantenere un vantaggio competitivo, motivo per cui qualsiasi soluzione ERP per la supply chain dovrebbe offrire numerose funzionalità di sicurezza dei dati, come l’autenticazione a più fattori, la crittografia e altro ancora.
  • Coinvolgere i dirigenti negli ERP della supply chain – Il coinvolgimento degli stakeholder aziendali – in particolare il Top Management – nella fase di selezione di un ERP per la supply chain è assolutamente essenziale. Si tratta di trasferire i vantaggi e le caratteristiche delle varie soluzioni di ERP per la supply chain, oltre ad illustrare le specifiche della distribuzione e dell’integrazione del prodotto software, le funzionalità di sicurezza dell’ERP prescelto, nonché i pro e i contro di una soluzione locale, basata su cloud o ibrida.. sarà altrettanto importante spiegare come l’ERP per la gestione della supply chain sostituirà le soluzioni esistenti o si integrerà con i presenti prodotti software. Inoltre, sarà fondamentale trasferire il ROI e fare una previsione dei risparmi nel lungo periodo.

Formazione e adozione dei sistemi ERP per la supply chain da parte degli utenti

L’importanza della formazione degli utenti e della loro accettazione dei sistemi ERP nella gestione della supply chain è spesso trascurata, nonostante sia cruciale per il successo dell’implementazione di tali sistemi. Le organizzazioni, pertanto, dovrebbero sviluppare programmi di formazione esaustivi per gli utenti che affrontino diversi elementi del software ERP, inclusi l’uso dell’interfaccia, l’inserimento dei dati e la creazione di report. È fondamentale personalizzare queste sessioni di formazione in base ai ruoli specifici e alle funzioni dei vari gruppi di utenti all’interno dell’ente. Inoltre, promuovere un’esperienza utente positiva e sottolineare i benefici offerti dal sistema ERP può incentivare una maggiore accettazione da parte degli utenti. Infine, istituire un meccanismo di feedback continuo e fornire supporto post-implementazione può risolvere eventuali problemi emergenti e assicurare un’adozione efficace della nuova tecnologia da parte dei dipendenti.

Valutazione post-implementazione

L’attivazione di un sistema ERP non segna la conclusione del suo processo di implementazione. È vitale procedere con una valutazione post-implementazione. In altre parole, successivamente all’installazione iniziale, le organizzazioni sono chiamate a esaminare con cadenza regolare le performance e l’efficacia del sistema ERP, oltre alla sua coerenza con gli obiettivi aziendali prefissati. Questo passaggio permette di rilevare i settori suscettibili di miglioramenti o aggiustamenti. È essenziale, inoltre, acquisire il feedback degli utenti finali e degli stakeholder chiave, in modo da poter identificare e risolvere tempestivamente eventuali criticità, implementare le necessarie modifiche e assicurare che il sistema ERP risponda in modo efficace alle necessità aziendali che si evolvono nel tempo.

La fase di valutazione post-implementazione offre inoltre l’occasione per quantificare il ritorno sull’investimento e stabilire se l’adozione dell’ERP ha generato i risultati sperati.

Altri fattori da tener presente quando si implementa un ERP per la supply chain

Di seguito si elencano alcuni altri fattori da considerare quanto si implementa un sistema ERP per la supply chain e, precisamente:

  • La sicurezza informatica nei sistemi ERP – Nell’attuale scenario digitale, assicurare la sicurezza dei sistemi ERP riveste un’importanza cruciale. Questi sistemi racchiudono dati critici, come informazioni finanziarie e dettagli sui clienti, diventando così bersagli appetibili per i cyber criminali. Di conseguenza, per salvaguardarsi, le organizzazioni devono adottare robuste misure di sicurezza informatica. Ciò implica la necessità di implementare firewall avanzati, sistemi di crittografia e meccanismi di controllo dell’accesso per tutelare i dati sensibili. Effettuare periodicamente verifiche e test di sicurezza consente inoltre di scoprire vulnerabilità, rafforzando così la difesa dei sistemi ERP contro le minacce informatiche.
  • GDPR e protezione dei dati ERP – Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha reso la tutela delle informazioni un aspetto fondamentale per le organizzazioni. Dato che i sistemi ERP elaborano dati personali e sensibili, è imperativo che aderiscano scrupolosamente alle normative imposte dal GDPR. Questo si traduce nella necessità di implementare misure di sicurezza rafforzate, tra cui la crittografia, la gestione accurata del consenso e la capacità di eliminare i dati su richiesta, assicurando così la conformità al regolamento. Le organizzazioni, adottando tali pratiche, possono proteggere efficacemente le informazioni dei clienti, scongiurando il rischio di incorrere in severe sanzioni e complicazioni legali.
  • Conformità specifica del settore – I vari settori sono soggetti a normative specifiche, il che implica che anche i sistemi ERP debbano adattarsi a queste esigenze regolamentari, integrando funzionalità su misura per ciascun ambito d’attività. Questo significa che i sistemi ERP devono essere progettati o personalizzati con caratteristiche uniche che rispecchino le particolarità di ogni settore, consentendo alle organizzazioni non solo di rispettare le regole vigenti ma anche di ottimizzare le loro operazioni.
  • Formazione e promozione di pratiche di sicurezza nell’ERP – L’osservanza di rigorose pratiche di sicurezza rappresenta un pilastro fondamentale per garantire la protezione e la conformità dei sistemi ERP. Questo implica un’attenta formazione del personale riguardo le potenziali minacce alla sicurezza informatica, insieme alla promozione di un approccio responsabile alla gestione dei dati. Altrettanto cruciale è l’aggiornamento costante e l’applicazione di patch ai sistemi ERP, al fine di correggere eventuali vulnerabilità. Inoltre, è essenziale predisporre accurati piani di disaster recovery e di continuità operativa, per assicurare la resilienza dei dati di fronte a situazioni di emergenza. Infine, l’implementazione del principio del “privilegio minimo”, riducendo al minimo l’accesso ai sistemi solo al necessario, contribuisce a limitare la superficie di attacco e rafforzare la sicurezza complessiva del sistema..
  • Pratiche ERP sostenibili per il futuro – Man mano che le organizzazioni iniziano a dare maggiore importanza alla sostenibilità, i sistemi ERP per le supply chain si stanno evolvendo per incorporare funzionalità che supportano questo crescente imperativo e, in un prossimo futuro, si prevede che includeranno strumenti avanzati progettati per assistere le aziende nel ridurre il proprio impatto ambientale. Questo includerà la capacità di monitorare le emissioni di carbonio, ottimizzare l’uso dell’energia e gestire efficacemente i rifiuti. Inoltre, le pratiche di ERP sostenibili si estenderanno anche oltre la semplice riduzione dell’impatto ecologico, abbracciando l’approvvigionamento etico e la promozione di supply chain che rispettino l’ambiente.

Ciò significa conformarsi alle normative ambientali vigenti e rispondere alle aspettative dei consumatori, che sono sempre più orientati verso scelte responsabili e sostenibili. Pertanto, le organizzazioni, implementando in futuro queste pratiche non solo contribuiranno a proteggere l’ambiente, ma rafforzeranno anche la propria immagine di marchio e la fiducia dei clienti, posizionandosi come leader nel campo della sostenibilità.

Conclusione

L’affrontare le incertezze e le instabilità del contesto globale attuale richiede che le organizzazioni di ogni settore incrementino la resilienza delle proprie supply chain. Ne consegue che l’adozione di sistemi ERP emerge come una strategia fondamentale per ottimizzare la gestione della supply chain, migliorando significativamente la visibilità, l’agilità e la cooperazione. Ovvero, soluzioni tecnologi che si rivelano strumenti cruciali per navigare con successo in scenari in costante evoluzione, garantendo la continuità operativa e ampliando la capacità di adattamento delle organizzazioni.

L’importanza dell’evoluzione tecnologica degli ERP nel plasmare il futuro delle supply chain non può essere sottovalutata. L’integrazione di funzionalità sempre più sofisticate nei sistemi ERP per la supply chain permetterà alle organizzazioni di elevarsi al di sopra della concorrenza, sfruttando opportunità per incrementare l’agilità, la resilienza e l’efficienza. In un mondo che esige una crescente reattività e maggiore interconnessione, gli ERP si confermano, quindi, come pilastri indispensabili per lo sviluppo di supply chain capaci di affrontare le sfide del domani, attestandosi come fondamenta per un vantaggio competitivo sostenibile e per una gestione efficace nell’era della globalizzazione.

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Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
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PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
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Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
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Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
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Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
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Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
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PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
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Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
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Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
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PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
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Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
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