Con l’avvento della messaggistica istantanea, utile a risolvere le questioni urgenti, le email sono state declassate a qualcosa di sostanzialmente vetusto. Oggi le email possono essere a tratti comparate a quello che a suo tempo è stato il fax, uno strumento di comunicazione essenziale per le conversazioni in differita. Le comunicazioni in tempo reale, quelle che esigono una risposta immediata, sono declinate a sistemi di messaggistica istantanea – ritenuti vera e propria corrispondenza secondo i canoni normativi – ma le email assumono ancora un ruolo centrale, pure imponendo alcune differenze tra la posta elettronica per le grandi aziende e la posta elettronica per le Pmi, piccole e medie imprese.
Le aziende più grandi si sono interamente votate a server di posta elettronica, quelle più contenute nelle dimensioni possono permettersi di non avere un’infrastruttura proprietaria e, di conseguenza, di usare client di posta elettronica diversi rispetto a Outlook il quale, vale la pena sottolinearlo, rimane un punto di riferimento di qualità, capace di integrarsi con un numero crescente di applicativi.
I vantaggi della posta elettronica per l’organizzazione aziendale
Non c’è soltanto il disbrigo della corrispondenza e la comunicazione in generale. Un’infrastruttura di posta elettronica assolve anche scopi organizzativi e, se il primo pensiero è per i reminder e le agende, è anche vero che sono concetti che si espandono a qualsiasi entità sia dotata di indirizzo email.
Per esempio, un’azienda che dispone di sale riunioni, può creare un account email per ognuna di queste. Chi organizza una riunione invia un’email ai partecipanti aggiungendo la sala scelta e, nel calendario, il luogo scelto per il meeting risulterà occupato. Questo obbliga chi dovesse organizzare riunioni di diverso carattere nel medesimo giorno e orario a cambiare sala.
I vantaggi della posta elettronica per l’assistenza ai clienti
Anche in questo caso l’email si rivela molto utile. Il cliente che dovesse avere bisogno di un supporto pre-vendita o post-vendita, può scrivere all’indirizzo email di riferimento, ricevere un numero di ticket e sapere che qualcuno si sta occupando delle sue necessità.
Non di meno, usando Chatbot, è possibile indirizzare verso l’ufficio competente le richieste dei clienti, le quali possono, per esempio, essere di ordine tecnico oppure amministrativo.
I vantaggi dei server di posta elettronica
Le aziende che hanno dei server di posta elettronica siano questi in interni oppure in Cloud, hanno un certo grado di personalizzazione dei servizi che tali server possono erogare.
Tutto ciò, però, ha un costo che non si limita alle licenze per l’uso della tecnologia necessaria ma si estende all’amministrazione oppure al pagamento del canone al provider e impone di garantire una continuità di servizio che può essere demandata all’esterno, quindi a provider dotati di sistemi di sicurezza e ridondanza tali da non causare interruzioni e in grado di risolvere eventuali problemi in tempi rapidi.
I perché di Microsoft Outlook
I client di posta elettronica sono sempre più coltellini svizzeri: oltre a inviare e ricevere email gestiscono contatti, agende private e condivise, si integrano con applicazioni di vario tipo, a partire da quelle per le videoconferenza fino ai gestionali e alle piattaforme CRM.
In questo Outlook è maestro, così come rivelano le quote di mercato che lo vedono primeggiare con il 40,28%.
La gestione della posta, dei calendari (anche condivisi), l’elenco dei compiti da svolgere (To do List), la gestione dei contatti, la possibilità di automatizzare compiti e creare macro, così come la possibilità di integrazione con altre applicazioni, sono peculiarità di Outlook.
Tra le integrazioni più sollecitate, indichiamo:
- Microsoft OneDrive
- Microsoft Teams
- Slack
- Zoom
Allo stesso modo, esistono versioni di Outlook per pc (anche Mac), online e per dispositivi mobili. Il mondo Linux può avvalersi di client non ufficiali.
Tuttavia, sia che si usi la versione inclusa nella suite Microsoft Office propriamente detta, sia se si ricorra alle versioni online, Outlook ha un costo. Le licenze per i server Exchange hanno una politica di prezzo che varia, Outlook online ha un prezzo che va dai 3,70 agli 11,70 euro al mese per utente.
Ci sono alternative per le Pmi e per quelle imprese che non hanno una struttura di posta elettronica interna.
Le alternative a Microsoft Outlook
I provider di posta elettronica offrono portali web, i canonici webmail, mediante i quali accedere alla propria mailbox via browser e quindi da qualsiasi dispositivo.
I costi sono variabili e, laddove ci si limita a usare la webmail messa a disposizione dal provider, ci sono molte alternative completamente gratuite (si pensi a Gmail, Alice, Libero e altri ancora).
Le aziende che hanno un proprio dominio web e quindi che possiedono indirizzi email personalizzati sostengono un esborso pari a quello per la registrazione del dominio stesso, indicativamente una cinquantina di euro l’anno (anche in questo caso i provider offrono soluzioni a prezzi diversi).
Ci sono però client che possono essere installati sui personal computer. Vediamone alcuni.
Thunderbird
È tra i client più popolari e può essere installato su Mac e personal computer con a bordo Windows o distribuzioni Linux (anche a 32 bit).
Non include un calendario che, tuttavia, può essere prelevato ricorrendo a Lightning Calendar e, benché sia un client molto intuitivo e parzialmente personalizzabile, non offre le medesime prestazioni di Outlook, nonostante le due interfacce grafiche non siano particolarmente distanti tra loro.
Offre componenti aggiuntivi che aggiungono funzionalità e questo è un punto positivo, parzialmente bilanciato dal fatto che non esiste una versione per dispositivi mobili. Rimane un client pratico e snello che può soddisfare le esigenze delle piccole imprese e dà il meglio di sé anche su computer non di nuovissima generazione. Thunderbird è completamente gratuito.
eMclient
Client di posta elettronica promettente che accontenta sia gli utenti Windows sia quelli Mac. Offre molte delle caratteristiche proprie di Microsoft Outlook a partire da quelle pratiche come l’interfaccia pulita e ordinata, fino a quelle delle possibilità di integrazione che, nel caso di eMclient, guardano soprattutto alle risorse Cloud storage come Google Drive o Dropbox.
Il client ha molti aspetti interessanti. Vanno citati:
- il calendario
- la gestione dei task
- una chat per la messaggistica istantanea
- la crittografia PGP
Può essere usato nella versione gratuita che, per quanto funzionante ha diverse limitazioni, oppure nelle due versioni Pro il cui prezzo una tantum è di 39,95 euro oppure di 172,95 euro a seconda della configurazione scelta.
Le app per dispositivi mobili sono attualmente in fase beta e già disponibili all’uso.
Spark
Spark è un client dotato di un sistema AI che interpreta le azioni utente replicandole, così da archiviare oppure ordinare per priorità le email in entrata.
Mette la collaborazione al centro, permettendo di lavorare a più mani sulle bozze e di inviare notifiche quando le email sono pronte per essere inviate.
Spark può essere prelevato gratuitamente e prevede dei piani a pagamento i quali, tra le altre cose, consentono la sincronizzazione tra diversi dispositivi. I prezzi variano da 5,83 euro a 6,99 euro al mese.
Mailspring
Essenziale, leggero e scattante. Mailspring è disponibile per Windows, Mac e Linux e funziona anche su macchine datate.
È un client intuitivo senza fronzoli che, nella sua versione gratuita, fa tutto ciò che deve fare senza particolari limitazioni mentre, ricorrendo alla versione a pagamento (8 dollari al mese, 7,60 euro) consente la programmazione dell’invio delle email, i reminder e schede contatti più dettagliabili.
Mailbird
Esclusivamente dedicato al mondo Windows è un client meno improntato all’ordine rispetto ad Outlook ma ha la propria raison d’être nelle integrazioni con altre applicazioni tra le quali:
- X (Twitter)
- Servizi Google
- Dropbox
- Slack
Diventa così uno strumento molto valido per rimanere in contatto con clienti e stakeholder in generale.
La versione gratuita, limitata nel numero di account configurabili e nel tipo di servizio ricevuto, lascia spazio a quella per professionisti il cui prezzo parte da 3,10 euro al mese.
