business continuity

Appalti digitali, proteggerli con il “risk management”: che c’è da sapere

Garantire la business continuity è una priorità in un contesto globale dove il mercato degli approvvigionamenti è sempre piaciuto dinamico, aperto e digitale. Ecco quindi che il risk management assume un ruolo importante nell’ambito del procurement. Vediamo in che modo

27 Mag 2019
Federica Maria Rita Livelli

Business Continuity & Risk Management Consultant

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La digitalizzazione modifica profondamente il procurement dematerializzando il settore degli appalti: in questo contesto il risk management assume un ruolo di rilievo. Importante infatti garantire la piena continuità operativa, per un’efficiente gestione della supply chain. Tutti gli addetti sono quindi chiamati ad affrontare il tema, contestualizzato nell’ambito dello scenario globale attuale del mondo degli appalti alla luce della normativa vigente.

Lo scenario attuale

Di base, la premessa è che lo sviluppo tecnologico sta modificando oramai anche la gestione degli Appalti e della funzione procurement. Sempre più realtà, dalla Pubblica Amministrazione alle aziende, fanno uso d’innovazione e si stanno sempre più modernizzando. In un passato poco remoto il processo degli Appalti e della funzione procurement era “paper-based” in particolar modo per quanto riguardava le comunicazioni con i fornitori e la gestione delle negoziazioni. Oggi si assiste ad un miglioramento delle sinergie tra i vari “attori” per rendere la gestione degli approvvigionamenti e dei servizi più efficace ed efficiente. Se da un lato assistiamo ad un proliferare di soluzioni informatiche ed organizzative, dall’altro si rende necessario un cambio culturale.

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Mi piace ricordare, a questo proposito, il libro di Kotler e Rathgeber – “Il nostro iceberg si sta sciogliendo” che illustra egregiamente la gestione del cambiamento da parte di un gruppo di pinguini. L’iceberg rappresenta l’ambiente in cui la comunità dei pinguini sino ad ora ha vissuto, con la convinzione di continuare a vivere nel tempo senza cambiamento. Ma un giorno l’iceberg incomincia a sciogliersi e bisogna necessariamente prendere delle contromisure.

Similarmente, in questo momento di massima accelerazione dell’utilizzo della tecnologia, dobbiamo attuare un cambiamento per poter sopravvivere anche per quanto riguarda la gestione degli Appalti e della funzione Procurement: bisogna individuare nuove modalità per rendere tutto più strutturato ed avere un maggior controllo per garantire la conformità rispetto alle normative vigenti.

Le varie istituzioni e realtà aziendali stanno creando portali di acquisti o si appoggiano a portali di acquisti di gruppo che diventano il punto di riferimento per tutti i fornitori e funzioni di procurement all’interno delle varie realtà aziendali ed istituzionali. Si costituiscono sempre più Albi Fornitori centralizzati (mentre prima ogni società aveva il proprio), si implementano piattaforme negoziali per inviare delle richieste di offerta e per ricevere gli inviti a partecipare a gare. Grande importanza sta ricoprendo il controllo delle performance dei fornitori unitamente alla qualità dei servizi resi, in modo da poter effettuare una valutazione; ma non meno importanti sono le procedure di gara centralizzate!

Siamo di fronte ad uno scenario complesso che vede da una parte l’innovazione e, dall’altra parte, necessariamente, il cambiamento di un modus operandi che deve adeguarsi ai tempi in continua evoluzione, in quanto nessuno può permettersi di rimanere indietro e, camaleonticamente, deve mutare l’approccio agli Appalti ed alla funzione procurement. Bisogna cambiare, per innovare ed, innovando, attuiamo il cambiamento necessario per mantenere il “passo con i tempi. Ma, ricordiamoci che il cambiamento non ha un termine, è in continua evoluzione, in quanto cambiano le normative ed il business è sempre più dinamico e bisogna, a volte, precorrere i trend di mercato che si evolvono velocemente.

Fonti dati esterne

Da un lato assistiamo alla continua apertura dell’Albo Fornitori a molteplici fonti di dati esterne che aiutano a fornire un quadro esaustivo, mentre parallelamente si integrano le varie analisi, gestendo le varie informazioni disponibili sui fornitori, sia per soddisfare i fabbisogni, sia per anticipare le esigenze e supportare le strategie., i.e. il cosiddetto procurement predittivo. L’apertura dell’Albo Fornitori a fonti dati esterne si rende necessario, soprattutto per rispondere alle recenti normative quali le direttive ANAC, l’introduzione del GDPR e il nuovo decreto Sblocca Cantieri, oltre alle misure connesse a sanzioni ed embarghi; inoltre questa apertura serve anche per monitorare i fornitori dal punto di vista reputazionale e di affidabilità economico-finanziaria.

Questo insieme di informazioni esterne, integrate ad esempio con quelle interne di analisi della performance, sono in grado di evidenziare segnali di eventuali “punti deboli e di anticipare potenziali criticità finanziarie ed operative dei fornitori. Anche l’attenta analisi dei contratti e delle proposte dei vari fornitori può facilitare l’interpretazione dei trend e supportare le strategie ed indurre al cambiamento i fornitori, rendendoli maggiormente proattivi. Un nuovo approccio che implica, ovviamente, una gestione delle informazioni più strutturata e la capacità di interpretare i dati, soprattutto in un’epoca come la nostra dove tutto “gira” intorno alle informazioni che viaggiano alla velocità della luce, ma, a volte, l’interpretazione non è immediata ed efficace e, la sfida del futuro, consiste sempre più nella corretta e veloce interpretazione delle informazioni.

Il procurement come facilitatore aziendale

Gli Appalti e la funzione procurement svolgono una parte importante nelle aziende, non si prefiggono solo efficienza delle forniture, ma devono continuamente migliorare il business aziendale. Non dobbiamo fermarci alla mera convinzione che il loro valore si riduca solamente ad una riduzione di costi del bene o del servizio, è necessario migliorare l’efficacia del business aziendale.

Gli Appalti e il procurement devono diventare dei “facilitatori” in grado di garantire, attraverso la fornitura di beni e servizi, la qualità a supporto del business e della tutela dell’azienda. La trasformazione digitale sta cambiando profondamente il contesto e, l’integrazione di processi automatizzati fa si che sia possibile, per quanto riguarda il procurement, tracciare i vari processi, in un’ottica di gestione dei rischi e garanzia di continuità operativa, garantendo la sicurezza dei dati e la trasparenza delle operazioni, quindi una tecnologia che va a supportare tutta la gestione aziendale.

Adottare una piattaforma di e-procurement comporta la revisione dei processi, la loro ottimizzazione e standardizzazione, contribuendo a migliorarne l’efficienza e riducendo i costi, in un contesto olistico aziendale. Inoltre, il conseguimento di beni/servizi di maggior valore al miglior prezzo ed alla migliore qualità, attraverso l’implementazione delle piattaforme, comporta che i processi di procurement vengano svolti in maniera più agevole ed efficace.

La normativa di riferimento

Dallo scorso 18 ottobre 2018 è entrato in vigore l’obbligo di procedere in modalità digitale all’espletamento di tutte le fasi di gara per tutte le stazioni appaltanti della PA come prescritto dall’Art. 40 del Codice dei Contratti Publici (dgls 50/2016). Ne consegue l’obbligo di dotarsi di piattaforme telematiche che garantiscano la legittimità delle procedure per tutte le stazioni appaltanti operanti sul territorio italiano. Non tutti gli attori degli Enti pubblici sono stati in grado di dotarsi nel breve tempo di tale piattaforme e ciò ha comportato un crollo di ca. 40% dei bandi di gare d’Appalto pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale. ASMEL (Associazione per la Sussidiarietà e la Modernizzazione degli Enti Locali), per ovviare la situazione, ha messo a disposizione degli Enti Locali, una piattaforma gratuita – la Centrale Telematica di Committenza ASMECOMM – già attiva da 2 anni – perché questi possano ottemperare agli obblighi normativi e garantire l’efficienza, trasparenza e risparmi di spesa. Attraverso questa piattaforma in questi due anni sono stati gestiti appalti per circa 2 miliardi di euro con un risparmio per lo stato di oltre 200 milioni di Euro.

Inoltre l’art. 40 del dgls 50/2016 risponde all’applicazione dell’Art. 52 della Direttiva 2014/24/EU riferita agli appalti pubblici, la quale rende obbligatoria la trasmissione di bandi ed avvisi per via elettronica e disponibile in forma elettronica i documenti di gara e la comunicazione in tutte le fasi della procedura, compresa la trasmissione di richieste di partecipazione e la presentazione delle offerte, semplificando enormemente la pubblicazione degli appalti ed accrescendo l’efficacia, la legalità e la trasparenza delle procedure di appalto.

Mercato elettronico e catalogo digitale

Il programma di razionalizzazione degli acquisti affidato a Consip ha, inoltre, garantito la messa a disposizione delle PA di una serie di servizi atti a conseguire il raggiungimento di tutti gli obiettivi di digitalizzazione dei processi di acquisto. Di fatto il sistema delle Convenzioni e degli accordi quadro consente alle PA di procedere direttamente all’acquisto di prodotti e servizi dai fornitori aggiudicatari di gare quadro centralizzate per via telematica. Esiste, e si sta sempre più affermando, anche il MePA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione), un catalogo digitale in cui le PA possono approvvigionarsi di beni, servizi e lavori di manutenzione offerti da fornitori abilitati. Sempre attraverso il mercato digitale vengono forniti i requisiti di partecipazione (in base a classi merceologiche o di fatturato) per abilitare i fornitori che verranno invitati dalle PA a partecipare agli Appalti; si possono fissare le regole generali per la competizione, stabilendo i criteri di aggiudicazione ed i modelli utili a gestire gli appalti specifici.

La stessa modalità è adottata anche dalle centrali di committenza regionale riconosciute nelle regioni e nelle città metropolitane. In questo modo le piattaforme telematiche vengono messe a disposizione degli Enti del territorio e la legge 89/2014 ha sancito le modalità con cui le Regioni possono realizzare le Centrali di Committenza Regionali, creando una propria Centrale di Committenza Regionale, designare un soggetto aggregatore (tra quelli inseriti nell’elenco dei soggetti aggregatori gestito da ANAC), costruire una Centrale di Committenza unitamente ad altre regioni. Inoltre Consip, a fronte della convenzione tra la Regione ed il Ministero dell’Economia e delle Finanze, può svolgere l’attività di Centrale di Committenza per gli Enti del territorio regionale.

Questo modus operandi garantisce la tracciabilità e l’archiviazione digitale di ogni singola fase garantendo la trasparenza delle procedure negoziali, e non lascia dubbi sui comportamenti degli operatori economici e dei funzionari pubblici, costituendo uno strumento utile per prevenire e contrastare il fenomeno della corruzione e facilita l’accesso di tutta la documentazione di gara da parte dei soggetti deputati ai controlli (i.e Direzione Audit, Guardia di Finanza, ecc.). È inoltre stato dimostrato che l’adozione di un sistema integrato di e-procurement crei un fattore moltiplicativo fino a 3, i.e. il buyer, grazie all’ausilio della tecnologia è in grado di gestire fino a 3 volte i processi di acquisto a parità di tempo a disposizione.

Il ruolo del risk management nel procurement

Ovviamente imprescindibile, anche in un contesto di digitalizzazione degli Appalti e della funzione procurement, l’analisi dei rischi per la garanzia della continuità operativa, in quanto una efficiente ed efficace gestione della catena di fornitura dal punto di vista organizzativo e manageriale, è un requisito essenziale per il conseguimento del miglior livello di servizio nei confronti del cliente e da cui dipende la capacità dell’azienda di conseguire un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti. Mercati cosi “liquidi”, con la crescente interconnettività delle forniture a livello nazionale e globale, implicano rischi e perdite per interruzione delle attività di supply chain, soprattutto a causa dei mutamenti politici che stiamo osservando in Europa e negli Stati Uniti, unitamente a cambiamenti sociali che si stanno verificando in Cina.

Stiamo passando da un’economia globale interdipendente ad un prevalere di interessi nazionali e nazionalistici e, conseguentemente, le catene d’approvvigionamento si stanno modificando di fronte alle incertezze e alla maggiore volatilità. Diventa sempre più urgente, in un’ottica di continuità operativa e risk management, attuare dei piani di emergenza per proteggere le forniture dalla nascita di future barriere doganali (basti pensare allo “spettro” dell’impatto della Brexit) e prendere in considerazione la possibilità di creare catene di approvvigionamento all’interno dei propri confini nazionali. Catene di approvvigionamento che dovranno essere organizzate in tempi brevi per garantire la continuità e ridurre il rischio di disagi.

I fornitori saranno valutati in base alla loro puntualità nelle forniture, reattività e flessibilità nei processi di fornitura. Inoltre sarà necessario, in un ottica di prevenzione e gestione dell’imprevedibile, individuare fornitori alternativi, ottenere sempre più informazioni e verificare il grado di natura informatizzata del fornitore e rispondenza ai requisiti della ISO 22301 e 9001 in modo da comprovare la loro capacità di affrontare con successo le sfide ed aver sotto controllo il proprio livello di prestazione ed evitare “punti di cedimento” nel processo della fornitura.

Inoltre il continuo presidio dei costi dei prodotti e dei servizi d’acquisto, unitamente all’analisi dei mercati in cui i fornitori operano e dove si approvvigionano permette, alla funzione di Procurement, di fronteggiare al meglio eventuali variazione dei costi e poter prontamente rinegoziare contratti, anticipare fabbisogni e rivolgersi a fornitori alternativi qualificati già individuati. Le variabili da considerare, nel settore del procurement, sono molte e, alle aziende ed istituzioni non rimane che implementare programmi di resilienza sempre più strategici, con una visione olistica dell’insieme, identificando i possibili impatti sul business con il supporto e l’implementazione di una corretta cultura della Business Continuity e del Risk Management.

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