Le regole

Come cambia il protocollo aziendale covid dal primo maggio: accessi, mascherine e smart working, le novità

Dal primo maggio le aziende non sono più obbligate ad adottare un protocollo aziendale anti Covid. Si assiste a un allentamento delle disposizioni, come l’uso delle mascherine FFP2 il cui obbligo è limitato a trasporti, spettacoli e attività sportive al chiuso fino al 15 giugno. Nelle aziende si va verso la proroga al 30/06

09 Mag 2022
Chiara Ponti

Avvocato, Privacy Specialist & Legal Compliance e nuove tecnologie – Baccalaureata

Le aziende dal primo maggio 2022 non sarebbero più obbligate ad adottare un protocollo aziendale anti Covid, anche grazie alla deregulation in atto che prevede un progressivo allentamento delle misure: dalle eliminazioni delle limitazioni/restrizioni (zone a colori) allo stop della verifica del Greenpass base e super. Ma è bene continuare ad avere prudenza.

Smart working, se lo conosci non ti danneggia: norme, rischi e tutele

Protocollo aziendale nel post Covid, come fare

Nel post Covid in azienda resta l’opportunità di avere un protocollo aziendale in linea prudenziale, conformemente peraltro alla nota di aggiornamento del 30 aprile scorso di Confindustria, disponibile qui.

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Le ragioni di opportunità, non di meno, risultano importanti specie in un bilanciamento di interessi basato sulla considerazione di fondo secondo la quale, possiamo convenire chiedendoci: attesi i tanti sforzi profusi finora, che senso avrebbe disperderli? Da qui, l’opportunità di adattare il precedente protocollo aziendale, alleggerendolo di molto, anche in forza del solo fatto che molti degli adempimenti come, una per tutte, le verifiche del Green pass non dovranno più essere effettuate.

Prorogato il Protocollo del 6 aprile 2021, in azienda fino al 30 giugno

Lo scorso 4 maggio alcuni esponenti di vari ministeri (del Lavoro, della Salute, dello Sviluppo Economico), dell’INAIL e relative parti sociali, sono giunti alla decisione condivisa di prorogare al 30 giugno 2022 la validità del Protocollo condiviso sulle misure di contrasto e contenimento della diffusione del COVID-19 negli ambienti di lavoro del 6 aprile 2021.

In attesa della formalizzazione di ciò, non parrebbero ad oggi esserci particolari modifiche alla versione del 6 aprile 2021.

In pratica, negli ambienti di lavoro, siano essi al chiuso o all’aperto, continua ad essere obbligatorio l’uso delle mascherine almeno chirurgiche. Solo se si lavora in spazi non condivisi, si potrà non indossare la mascherina.

In previsione della scadenza del 30 giugno, le parti sociali potranno frattanto decidere di fissare, se opportuno, un nuovo incontro in cui discutere eventuali aggiornamenti connessi all’evoluzione della situazione epidemiologica.

Vince la linea di prudenza

Con l’obbligo delle mascherine al lavoro, il Governo ribadisce la linea prudenziale, andando pur sempre verso un’uscita progressiva dall’emergenza da COVID-19.

Stop ai controlli del Green pass

Stante l’obbligo della vaccinazione per i lavoratori senior (over 50), fino alla data del 15 giugno come per legge, di fatto in azienda non è più richiesto alcun controllo. Men che meno del Green pass base. Di conseguenza, frana tutto l’impianto impositivo e sanzionatorio nel caso in cui un lavoratore con più di cinquanta o li avesse nell’anno compiuti ovvero dovrà compirli entro metà giugno, non si fosse vaccinato. In sostanza, può lavorare e per il vero già da oggi, anzi per la precisione dallo scorso primo aprile con l’ultimo decreto covid quando è stato decretato un primo massiccio, ancorché graduale, allentamento.

Via libera allo smart working ma non più per emergenza sanitaria

Il ricorso allo smart working, fino al 30 giugno e in attesa che cambi tutto da luglio, continua a essere accessibile nella forma semplificata, stante la cessazione dello stato di emergenza avvenuta con il 31 marzo. Tuttavia, è diventata una modalità di lavoro cd agile che le aziende hanno attuato prima per fronteggiare l’emergenza specie nei suoi picchi, e poi per ragioni di opportunità venendo altresì incontro alle nuove esigenze e non meno richieste sempre più preponderanti, in ottica di work life balance.

Come modificare il protocollo anti Covid in azienda

A ciascun dipendente e/o collaboratore esterno e/o visitatore, sarà suggerito di continuare a effettuare, per mero scrupolo, autonomamente presso la propria abitazione e prima di recarsi in Azienda:

  • rilevazione della temperatura corporea, ed evitando di presentarsi nel caso in cui la stessa vada oltre i 37,5° centigradi;
  • sintomi della malattia (temperatura alterata, raffreddore, tosse, dolori muscolari, mal di gola, affanno, difficoltà respiratorie, assenza di gusto, assenza di olfatto, dissenteria, dolori addominali, ecc. così come riportato dal Ministero della Sanità) in presenza dei quali, l’Azienda potrebbe chiedere, ma non imporre, di non recarvisi in Azienda.

Le visite/attività presso clienti e quindi da svolgere all’esterno dei locali aziendali restano libere, avendo cura di prestare ancora attenzione, valendo anche in questo caso quanto suggerito circa le verifiche preventive e autonome della temperatura corporea.

I risvolti privacy

Circa gli adempimenti privacy, nonostante la cessazione dei controlli sul Green pass e quanto per conseguenza generando di fatto uno dei trattamenti dati più invasivi, si consiglia di mantenerli e in particolare di aggiornare l’informativa; dando per presupposti e già effettuati ulteriori adempimenti di compliance in termini di privacy tra i quali:

  • aggiornamento dei registri;
  • robusta analisi dei rischi ed eventuale valutazione di impatto;
  • formazione – autorizzazione/designazione

Protocollo Covid aziendale, un modello

Le aziende potranno stabilire rispettivamente nei contenuti preliminari del nuovo protocollo:

  • scopo
  • riferimenti e valutazioni dei rischi
  • responsabilità

Circa i riferimenti, nonostante l’allentamento è bene seguire l’evoluzione normativa in materia di Covid-19. Quanto alla valutazione dei rischi, restano fermi, invariati e validi punti di riferimento i contenuti di cui al documento INAIL del 23 aprile 2020 i quali riproducono la scala di rischio associato. Con particolare riguardo alle “responsabilità” per la messa in atto di un eventuale ulteriore protocollo, incombe alla Direzione/membri del direttivo/Direttori/Responsabili affinché tale documento aziendale possa sortire gli auspicabili effetti e renda possibile di (continuare a) lavorare in sicurezza, suggerendo caldamente un’attenzione scrupolosa alle indicazioni nello stesso fornite, attraverso comportamenti responsabili.

I contenuti centrali che essenzialmente riguardano, sul presupposto di voler rafforzare la politica aziendale, alcune misure organizzative prudenziali come vedremo più oltre, e soprattutto un forte richiamo al senso di responsabilità che senza toni impositivi, con autorevolezza l’Azienda potrà chiedere appellandosi, per ragioni di buon senno, a un senso più generale di responsabilità individuale.

I contenuti conclusivi, da ultimo, possono riguardare le ragioni della sussistenza del Team che sostanzialmente potrebbero ricalcare quelle iniziali di prudenza e opportunità. Rammentiamo che il Team Covid generalmente è composto da un esponente dei seguenti Uffici:

  • Risorse umane o HR;
  • Direttore tecnico, ove presente;
  • Ufficio Legal & compliance, ove insediato;
  • DPO, ove presente
  • RSPP Aziendale.

Best practice comportamentali

Non è affatto anacronistico, nel post Covid, continuare a parlare di buone norme comportamentali e cautelative. Si tratta di suggerimenti e che, come tali, vanno trasferiti anche nei propri contesti di riferimento. Il leitmotiv di fondo suona sempre allo stesso modo: le persone presenti in azienda (interne ed esterne) sarà bene che adottino le arcinote utili a prevenire l’esposizione al rischio del Covid, proteggendo sé stessi e gli altri

PRECAUZIONI IGIENICHE
Cosa (continuare a) fare
  • lavarsi frequentemente le mani con acqua e sapone per almeno 60 secondi o con soluzioni alcoliche per 30 secondi;
  • non toccare occhi, naso e bocca con le mani;
  • mantenere in ogni contatto sociale una distanza interpersonale di almeno un metro;
  • evitare contatti ravvicinati (strette di mano, abbracci e contatti fisici diretti con ogni persona);
  • starnutire e/o tossire coprendosi bocca e naso, utilizzando un fazzoletto (meglio se di carta) o con il gomito flesso ed evitando il contatto delle mani con le secrezioni respiratorie;
  • sterilizzare le superfici di lavoro, in caso di necessità, utilizzando gli appositi materiali messi a disposizione dall’Azienda.
Movimenti all’interno dei locali aziendali
  • da effettuare con ragionevole buon senso
  • se ci si muove dalla propria postazione si deve sempre e comunque indossare la mascherina di protezione.

Mascherine, cosa cambia

La mascherina FFP2 che resterà obbligatoria sui mezzi di trasporto, agli spettacoli e agli eventi sportivi al chiuso fino al 15 giugno, e in azienda fino al 30 giugno.

Accessi ai locali aziendali

Circa gli accessi ai locali aziendali, posto lo stop alla verifica del Green pass sia esso rafforzato o base, in attuazione delle misure per la totale ripresa delle attività economiche e nel rispetto delle esigenze cautelative avverso l’epidemia da Covid 19, l’Azienda potrà liberamente decidere di mantenere alta l’attenzione adottando nel protocollo una serie di suggerimenti tra cui, come detto, l’effettuazione autonoma della temperatura anche grazie agli strumenti come colonne o termometri, al momento dell’ingresso.

Uso delle aree comuni

Con riferimento all’uso delle aree comuni è possibile generalizzare pensando che, ciascun ambiente aziendale più o meno grande preveda degli spazi comuni. É evidente che contemplare delle indicazioni per suggerire la presenza in sicurezza presso questi ambienti varierà a seconda di contesto/luogo e circostanze specifiche. Tuttavia, il messaggio di fondo che le aziende nel redigere un protocollo più “slim” dal prossimo maggio, risponderà al solito criterio di fondo: «l’accesso… è consentito, purché limitato e nel rispetto del distanziamento». Anche il locale mensa, per l’azienda che ne fosse provvista, sarà regolamentato secondo detto criterio.

Casi particolari e specifiche esigenze organizzative

Per taluni settori (RSA, lunga degenza, hospice, scolastico, socioassistenziale, universitario, ecc.) le attività presso Clienti potrebbero determinare ancora l’applicazione di più restrittive misure di contenimento, derogando al “liberi tutti”. Qualora dovessero pervenire particolari richieste da parte dei Clienti, le stesse dovranno essere inoltrate all’Ufficio competente generalmente HR e all’eventuale Ufficio Legal & compliance se presente. Entrambi, in coordinamento e armonia tra di loro, si occuperanno della valutazione e gestione dei singoli casi, informando i dipendenti di quanto per conseguenza.

Cosa può fare l’azienda

L’azienda in generale può chiedere di:

  • rispettare il limite di capienza del locale, attendendo il proprio turno;
  • non creare assembramenti;
  • rispettare la regola di igienizzazione delle mani;
  • tenere la mascherina indossata quando non si è seduti al tavolo;
  • organizzarsi per limitare la permanenza all’interno della sala anche mensa al tempo necessario alla consumazione del pasto;
  • sanificare ogni tanto, la postazione e le attrezzature utilizzate, in ogni caso sempre prima di lasciare spazio a eventuali altri colleghi (i prodotti per igienizzazione e sanificazione sono a disposizione di tutti all’interno della sala)

DPI e distanziamento

Di seguito i cd DPI riassunti per tipologia e descrizione, come da tabella che segue.

DPI
Mascherine
  • Mascherine Chirurgiche e FFP2 per il personale addetto al magazzino
  • Sacchetti per lo smaltimento dei materiali di cui al punto precedente
  • Mascherina FFP2 per eventuali attività presso clienti (tecnico e/o commerciale)
Distributori di DisinfettanteDislocazione di gel disinfettanti (piantane per la distribuzione automatica) ubicate presso:
  • zona reception;
  • corridoi;
  • ingresso dei locali Servizi igienici;
  • Aree Break.
Disinfettanti per Pulizia del Posto di LavoroPer ciascun ufficio, a disposizione
  • panni
  • detergenti disinfettanti
Schermi in Plexiglass/VetroPermangono schermi in plexiglass/vetro presso:
  • la postazione della reception, Sede centrale
  • uffici, sale riunioni, altri con più postazioni (frontali)

Conclusione

In definitiva, rivisitare il protocollo aziendale significherebbe non disperdere i risultati raggiunti grazie alle fatiche di tutti. Basti pensare agli talora ingenti investimenti fatti per adeguare i locali aziendali per fronteggiare la situazione di emergenza pandemica.

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