Anagrafe Unica, ecco come funziona laddove è già realtà

In Austria, nel caso di un cambio di cittadinanza, la persona mostra all’ufficio il documento nuovo, in base al quale vengono aggiornati i dati nel registro centrale. L’ufficio fa una fotocopia del documento, ma uno degli obiettivi a breve è la gestione di un servizio di upload del documento. Vediamo che cosa può imparare l’Italia: necessaria una formazione continua degli operatori

16 Mag 2016
Patrizia Saggini

avvocata, esperta di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

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Nell’ambito di uno scambio internazionale organizzato da ANUSCA – associazione che che da oltre 20 anni ha avuto esperienze internazionali nel settore della gestione anagrafe e stato civile – c’è stata l’occasione di approfondire come funziona e come è stata costituita l’Anagrafe Unica dell’Austria, a cui da pochi anni è stata anche collegata la gestione dello Stato Civile.

Innanzitutto, alcuni dati di partenza: l’Austria ha una popolazione complessiva di 8.488.511 ab. (al 2013), ed è composta da 9 stati federati, a loro volta suddivisi in 84 Distretti e 15 Città a Statuto Autonomo. Gli 84 Distretti sono suddivisi in 2.357 Comuni.

Proprio nello Stato di Graz – che ha ospitato lo scambio di esperienze – è intervenuta in tempi recenti un’unificazione di Comuni “ex lege” che ha ridotto il numero dei Comuni della Regione da 539 a 287.

Il registro anagrafico centrale è nato nel 2001, con il trasferimento nella database centralizzato dei dati relativi all’anno in corso; le informazioni storiche precedenti continuano ad essere garantite solo dal singolo Comune.

Prima del 2001, l’Anagrafe era gestita in modo quasi esclusivamente cartaceo dalla Polizia (di Stato o municipale), quindi con un livello di informatizzazione non elevato, a differenza di ciò che accade oggi nella quasi totalità dei Comuni italiani.

Gli unici disponibili nei Comuni erano i dati elettorali dei cittadini: ogni amministrazione aveva una banca dati che derivava dalla registrazione dei dati presenti nel certificato di residenza, ma erano presenti molti errori o incongruenze dovuti ad una gestione pressocchè “manuale”, come si è poi visto al momento della costituzione dell’archivio unico.

Nel 2005 è stato “sdoppiato” il registro anagrafico, tra nazionale e locale: i comuni più piccoli con poche risorse utilizzano direttamente la piattaforma web, i comuni più grandi utilizzano la modalità Web Services per la replica dei dati anagrafici a livello locale, che serve per alimentare le banche dati dei servizi locali.

I dati anagrafici locali vengono utilizzati, tra l’altro, per la gestione delle liste elettorali, in occasione delle elezioni a livello comunale e nazionale.

Le città più grandi hanno dei portali locali che offrono servizi online: al momento della compilazione della domanda, i dati anagrafici vengono inseriti dal richiedente, poi confrontati e verificati con il registro nazionale; in caso di errore la richiesta non viene inviata fino a quando i dati non sono corretti.



La normativa prevede dei Registri gestiti a livello centrale, tra cui rientrano:

Anagrafe

Privacy

Automobili

Commercio

Catasto

Imprese

Associazioni



E altri Registri gestiti invece a livello locale:

Indirizzi e toponomastica

Bambini che frequentano le scuole

Elettori

Pagamenti delle tasse comunali

Le tipologie di dati della banca dati locale sono contenute in una norma di legge, ma a questi possono essere aggiunti altri dati che hanno rilevanza locale (ES. religione).

Non si tratta di una duplicazione della banca dati centrale, è solo un’estrazione dei dati anagrafici delle persone che risiedono in una città.



Ci sono dei controlli che verificano l’effettiva trasmissione o scarico dei dati dal sistema centrale a quello locale, ma in ogni caso la modifica ed inserimento dei dati nel registro centrale (anagrafe e stato civile) avviene esclusivamente tramite l’interfaccia web centrale.

Prossimo obiettivo è la gestione dei documenti scansionati da inserire nella banca dati locale; l’implementazione vale sia per il DB di anagrafe e sia per lo stato civile.



Per quanto riguarda lo Stato Civile, in Austria ci sono 3 registri (nascita, matrimonio e morte), a cui si aggiunge quello di cittadinanza.

Dal 1/11/2014 il sistema unico di gestione dello stato civile è stato reso effettivo per tutto il territorio Austriaco; all’epoca non esistevano le Unioni Civili, che ora sono iscritte e gestite da un’autorità distrettuale (analoga alla provincia italiana).

Ciascuna autorità locale ha dovuto organizzare il trasferimento dei dati dei propri registri di stato civile nel registro centrale.

Il processo di migrazione dei dati è stato molto complesso: sono state rilevate molte incongruità, soprattutto perché erano previsti campi di testo libero (quindi da controllare e verificare), oltre – ad esempio – il modo di inserire i nomi delle vie, che poteva dar luogo ad errori.

Nel 2015 è stato creato il Registro delle persone naturali, destinato a tutti quei soggetti che non hanno la residenza in Austria, ma i cui dati debbono comunque essere gestiti in modo elettronico per qualche motivo.



La gestione centrale delle informazioni ha costretto un cambiamento organizzativo all’interno dell’ente, facendo venir meno la rigida divisione delle competenze tra i 3 tipi di eventi.

Ora le pratiche amministrative relative agli eventi debbono essere gestiti da tutti gli operatori; gli eventi diversi vengono collegati alla stessa persona, a differenza di prima, in cui c’erano dei registri (cartacei) diversi.

Questo ha ovviamente richiesto un notevole investimento nella formazione professionale degli operatori, sia riguardo all’utilizzo del software e soprattutto riguardo alle normative di settore.



Al momento dell’inserimento dei dati di un evento di stato civile, questi vengono automaticamente inviati e aggiornati nel DB del registro anagrafico.

Se – ad esempio – un bambino nasce a Graz, l’atto di nascita viene gestito dal Comune di Graz: se la residenza del bimbo è a Vienna, l’aggiornamento del Registro anagrafico viene fatto direttamente anche per il Comune di Vienna.

Infatti, secondo la normativa nazionale, la nascita deve essere documentata nel luogo dove è avvenuto l’evento: l’ospedale registra direttamente sul software del registro centrale i dati dell’atto di nascita, e il Comune riceve una notifica; dopo si aggiorna automaticamente il Registro anagrafico.

Al termine della procedura di inserimento dei dati, viene elaborato una denuncia di nascita, che viene firmata in modalità elettronica dai genitori (con firma grafometrica).



Nel caso di un cambio di cittadinanza, la persona mostra all’ufficio il documento nuovo, in base al quale vengono aggiornati i dati nel registro centrale; l’ufficio fa una fotocopia del documento, ma uno degli obiettivi a breve è la gestione di un servizio di upload del documento.



Tra gli altri Stati Europei, la Slovenia ha impiegato tre anni per costituire il registro unico; dopo la migrazione dei dati, è stato effettuato un anno di test prima di partire con il registro unico a regime.



Tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno accesso al registro di anagrafe e di stato civile, e dipende comunque dal livello di autorizzazione; le forze dell’ordine hanno un livello di accesso elevato.

È previsto un accesso ai propri dati dei registri anche per le persone, attraverso il documento di identità elettronico.



L’istituto centrale di statistica ottiene l’accesso ai dati senza alcun riferimento ai dati anagrafici; l’ultimo censimento con modalità tradizionali è stato fatto nel 2001.

Come si può vedere, sono molte le analogie tra ciò che è stato realizzato in Austria e il progetto di ANPR italiano; sono però diversi i dati di partenza: la popolazione complessiva dell’Italia è più del triplo di quella austriaca, così come anche per il numero complessivo dei Comuni, che in Italia è di circa 8.100 (contro i 2.357 dell’Austria), e ciò spiega la maggiore complessità e ambiziosità del progetto italiano.

Anche le modalità pregresse di gestione dei dati anagrafici sono diverse, perchè – a differenza dell’Austria – in Italia la quasi totalità dei Comuni ha da tempo una gestione informatizzata.

È interessante anche la modalità di utilizzo dei dati del Registro Anagrafico Centrale che si è consolidata nel modello austriaco, che permette l’estrazione dei dati a livello locale per i Comuni di maggiori dimensioni, che li utilizzano per la gestione delle banche dati di interesse locale (servizi scolastici, tributi, ecc.).

Tenuto conto delle notevoli differenze tra le situazioni di partenza dell’Italia rispetto all’Austria, il progetto avrà successo se da un lato verrà garantita la qualità dei dato anagrafico sia al momento del subentro e sia successivamente, con una omogeneizzazione e staandardizzazione di pratiche tra tutti gli operatori dei servizi anagrafici dei Comuni: e per questo sarà necessaria una formazione continua.

Dall’altro lato, i Comuni debbono avere la certezza di poter continuare ad usufruire dei dati anagrafici dei propri residenti per la gestione dei servizi locali di competenza, nel modo più agevole possibile, evitando malfunzionamenti e disallineamenti; in una prima fase, in attesa della completa maturità della versione web dell’applicativo, ciò potrà essere garantito utilizzando il trasferimento dei dati ad ANPR con web services, come infatti è previsto dal DPCM 194/2014.

L’autore è componente del gruppo di Comuni sperimentatori di ANPR ma scrive a titolo personale

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