dopo il decreto Cura Italia

Smart working nella PA: come renderlo modo di lavorare “normale”

I Comuni hanno già oggi in casa praticamente tutto per permettere ai dipendenti di lavorare in modalità agile, semplicemente, oggi il “tutto digitale” non è usato in modo corretto. Vediamo allora come pianificare correttamente le “condizioni” per lo smart working, a prescindere dall’emergenza

25 Mar 2020
Michele Vianello

consulente e digital evangelist


Il Decreto “Cura Italia”, riferendosi allo smart working, prevede che esso sia il modo ordinario di operare nelle Pubbliche Amministrazioni “fino alla fine dell’emergenza epidemiologica”.

Ovviamente questa misura è concepita con lo scopo di evitare contatti tra lavoratori e tra i lavoratori e i cittadini.

Smart working che viene esteso, anzi diviene obbligatorio, non perché sia un modo più produttivo di operare, non perché finalmente i cittadini interagiscono su piattaforme digitali con la P.A., bensì perché esiste una emergenza epidemiologica.

Diciamolo con molta franchezza, non basta l’entusiasmo: durante questo periodo -assolutamente contingente- si dovrà dimostrare, attraverso sperimentazioni estese, che lo smart working incrementa la produttività del lavoro pubblico, lo migliora, elimina gli sprechi.

Si dovranno inoltre affermare, in modo strutturale, tutte le forme di fruizione da parte dei cittadini dei servizi offerti attraverso le diverse piattaforme di interoperabilità (SPID, PagoPA, ANPR).

Ritengo che, per tanti motivi, il mondo delle Autonomie Locali possa essere una ottima “palestra” di sperimentazione, grazie anche alle estese relazioni che ha un Comune con i cittadini, con le imprese, con i liberi professionisti.

Aggiungo infine che, sono assolutamente convinto che lo smart working possa essere uno dei modi per migliorare la qualità del lavoro, aumentare la produttività, sviluppare le relazioni con i cittadini.

Fatta questa “dichiarazione di fede” aggiungo che:

  • lo smart working non sarà mai di per sé il migliore dei mondi lavorativi possibili;
  • lo smart working è un modo di lavorare, più o meno bello, più o meno gratificante come il lavoro presso una qualsiasi sede “fisica”;
  • lo smart working non è un diritto da invocare, ma una opportunità da praticare;
  • non sarà lo smart working a determinare se un lavoro è gratificante, retribuito correttamente, ricco di soddisfazioni.

Lo smart working nei piccoli comuni: come attivarlo

Veniamo al dunque, per attuare attività di smart working in un Comune di medio piccole dimensione in genere non servirà spendere nulla per acquistare nuovi applicativi o altre inutili piattaforme. Come dirò più avanti i Comuni hanno già oggi in casa praticamente tutto. Semplicemente, oggi non usano il “tutto digitale” in modo corretto.

In tutti i casi segnalo, soprattutto per le Amministrazioni che avessero la necessità di integrare software gestionali diversi (system integratation) le modalità “facili” di acquisto previste all’art. 72 del Decreto Cura Italia.

Senza polemica alcuna, credetemi, l’approccio del Dipartimento della Funzione Pubblica (Guida pratica al lavoro agile nella PA) è un po’ troppo basico. Per carità, va tutto bene, ma il vademecum è concepito per affrontare una emergenza e poi tornare “alla normalità”.

D’altronde è ciò che sta succedendo nella stragrande maggioranza dei Comuni “costretti” al “lavoro agile”: si usano di più le mail, si scopre l’uso delle videoconferenze, magari si condividono i file, si comincia a masticare il termine cloud (che in sé non vuole dire nulla), si rilevano tutti i limiti del non aver incrementato la potenza della fibra ottica, di non aver un sito istituzionale “veramente a norma” (le linee Guida AGID non sempre sono sufficienti) ecc.

D’altronde nei Comuni -come in tutta la PA – siamo reduci dal famoso “telelavoro”, ovvero una attività rivolta a fasce marginali dei lavoratori, concepita per lavori non di qualità.

La figura che dovrà coordinare, sviluppare e promuovere queste attività è il Responsabile per la transizione al digitale di cui all’art. 17 del CAD.

La legislazione e le circolari applicative danno al RTD tutti i poteri necessari per coordinare e promuovere lo smart working.

Cercherò ora di evidenziare i limiti culturali e strutturali che dobbiamo, assieme, superare per consentire di pianificare una organizzazione del lavoro nei Comuni efficiente e produttiva, “citizen oriented” anche in virtù di un uso diffuso dello smart working.

Abbandonare la logica emergenziale e pianificare correttamente le “condizioni” per lo smart working

Già da tempo sostengo la necessità di pianificare le attività di digitalizzazione di un Comune. Fino ad ora si è agito secondo i tempi dettati dalle diverse prescrizioni, senza un piano preciso, spesso in attesa delle proroghe (ultima nel tempo PAGOPA).

Come si leggerà più avanti lo smart working, se vogliamo consolidarlo, necessita di alcune precondizioni organizzative, culturali e digitali.

Esse andranno accuratamente pianificate attraverso gli strumenti che la legge mette a disposizione dei Comuni (DUP, PEG, PTCPT).

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Questa attività di pianificazione, assolutamente trasversale, va iniziata da subito, visto che il DUP andrà redatto, o aggiornato entro luglio.

L’attività di pianificazione dovrà iniziare con un censimento delle attività che possono essere svolte in modalità “decontestualizzata” e altre che inevitabilmente si svolgeranno inevitabilmente on site.

Per i Comuni che non avessero ancora approvato il PEG è il momento di introdurre obiettivi più puntuali e di sperimentare criteri di pesatura e di retribuzione del processo di digitalizzazione.

Le aree di intervento dovranno essere:

  • l’estensione dell’utilizzo da parte dei cittadini (e ovviamente dei Comuni) delle piattaforme di interoperabilità (SPID, PAGOPA, ANPR). Ciò implica la dematerializzazione dei flussi interni di lavoro e una diminuzione dell’afflusso allo sportello;
  • la messa a norma dei siti istituzionali concepiti come hub di interazioni, fruizione di servizi da parte dei cittadini;
  • totale adesione al paradigma cloud ma, anche, se del caso, adeguamento della potenza di banda ed estensione dell’utilizzo dei device mobili;
  • totale dematerializzazione del flusso documentale.

Questa attività di programmazione potrà essere realizzata in modo decontestualizzato (smart working). Necessiterà semmai di un accesso condiviso al gestionale che consente la stesura del PEG e del DUP, condividendo così le informazioni necessarie.

La completa digitalizzazione del flusso documentale

Lo smart working non è applicabile a tutto il lavoro che si svolge nella Pubblica Amministrazione. Ma, larga parte delle attività di back office e di elaborazione/predisposizione di atti programmatori e di indirizzo già oggi si potrebbero tranquillamente realizzare in modalità decontestualizzata.

Preferisco adesso utilizzare il termine decontestualizzazione. La decontestualizzazione delle attività -di ogni attività- è il presupposto per lo smart working.

Posso affermare senza dubbio di smentita che i cittadini, le imprese e i liberi professionisti il “loro dovere” già lo fanno.

Il flusso in entrata (istanze di qualsiasi tipo) in formato digitale oggi rappresenta una dimensione che oscilla tra il 70 e 80%. La tanto vituperata PEC, le mail ordinarie, le piattaforme SUAP e SUE hanno consentito di generare un flusso in entrata in formato digitale.

Restano le istanze (tra il 20 e il 30%) che arrivano via posta ordinaria o vengono presentate al protocollo (allo sportello). Anche queste istanze, bene o male, vengono scansionate (come il CAD prevede).

In prospettiva, l’estensione dell’utilizzo di SPID ridurrà ulteriormente tale mole di istanze analogiche (così si spiega la mia insistenza sulla diffusione di SPID).

Il limite è che se il flusso in entrata è digitale, le modalità con le quali si lavorano le istanze avanzate dai cittadini (il lavoro di back office che si dovrebbe potenzialmente fare in smart working) segue ancora logiche organizzative e lavorative di tipo analogico.

Il 90% dei Comuni italiani non fascicola digitalmente, o fascicola in modalità non consone a ciò che la legge prevede.

Il lavoratore che opera in smart working oggi non può accedere ad un fascicolo (digitale), semplicemente perché non viene realizzato a monte del procedimento. Digitalmente esistono singoli “pezzi” di un procedimento, non il procedimento nella sua interezza.

Non è un problema di software, ve lo posso garantire!

Tutti i software di gestione del flusso documentale, di qualsiasi fornitore (soprattutto se iscritti al marketplace di AGID) consentono di fascicolare e di conservare digitalmente.

Permane una vecchia logica analogica: ciò che si condivide (con diversi livelli di responsabilità e di rispetto della privacy) non è il fascicolo, ma il singolo documento.

Ovviamente questo atteggiamento determina la stampa degli atti, la firma analogica e non quella digitale, il permanere del fascicolo cartaceo e così via.

Questo modo di lavorare rende impossibile lo smart working qualificato in larga parte dei lavori di back office.

Come capirete non c’è niente di nuovo da comprare. Si tratta semmai di utilizzare ciò che c’è nelle dotazioni software.

Ciò che il RTD deve imporre ai fornitori (e chiarito nell’Amministrazione) è il rispetto dei principi di interoperabilità tra i diversi software gestionali. In un Comune potrò anche avere diversi fornitori, ma ciò che deve essere obbligatorio per tutti è il rilascio delle API.

Il cloud è un luogo di condivisione e di fruizione “agile”, non è la panacea per tutti i mali.

Se io lavoratore decido di operare da casa (nel parco ecc. ecc.), di giorno (di notte ecc.) non potrò mai trovare lo spazio cloud “disabitato” o abitato da singoli documenti disorganici. La mia produttività sarà pari allo zero.

Senza falsi trionfalismi, con una buona formazione e con direttive precise degli RTD si potrebbero fare importanti passi in avanti in pochi mesi.

Non servono dotazioni particolari (al netto di una “decente” connettività). Semmai, per problemi di sicurezza andranno protette le connessioni tra i device personali (BYOD) e i data base delle Pubbliche Amministrazioni.

La completa dematerializzazione del flusso documentale è la base fondare lo smart working in modo non emergenziale.

Cosa valutare per garantire lo smart working, a prescindere dal coronavirus

La più grande sciagura culturale e organizzativa nella Pubblica Amministrazione è la valutazione del dipendente -si fa per dire- in base alla presenza fisica nel posto di lavoro.

Le timbrature dei cartellini, le impronte digitali ecc. ecc., se utilizzate in modo burocratico, sono negative e -come si è dimostrato- assolutamente inutili. Sono in queste ore, questi “orpelli”, l’ostacolo alla diffusione dello smart working.

Per poter affermare la “cultura” dello smart working, sarà necessario affermare sempre di più una forte incentivazione di obiettivi individuali e/o di team.

Ciò oggi, generalmente, non si fa. I PEG non sono concepiti in questo modo.

La realizzazione di strumenti di bilancio e/o di programmazione di nuova generazione sarà un bel banco di prova per lo smart working.

In una diversa visione ciò che andrà premiato/valutato non sarà tanto la presenza in loco, in ufficio, quanto il “prodotto” di un lavoro individuale o di gruppo in un tempo fissato, con risorse umane, materiali e finanziarie stabilite, indipendentemente dal luogo in cui si opera (decontestualizzazione).

Ciò che andrà valutato in modo privilegiato, anche da un punto degli incentivi salariali, sarà il risultato del lavoro decontestualizzato.

Cosa ci manca? Ci mancano le best practice da replicare, la cultura del lavoro per obiettivi e, soprattutto, corrette metriche di valutazione.

In questo campo la Corte dei Conti potrebbe aiutare i Segretari Generali e gli OIV affermando un ruolo non più coercitivo, ma collaborativo.

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