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le sfide

Conservazione elettronica, ci credono solo gli addetti ai lavori: il problema

Archivisti, informatici, ingegneri sono da tempo a lavoro per assicurare il futuro digitale delle nostre memorie. La stessa attenzione non si riscontra nei soggetti produttori di patrimoni digitali: imprese e PA sono lontane e disattente. Un workshop a Torino fa il punto su cosa serve per evitare l’eclissi delle memorie

06 Nov 2018

Mariella Guercio

Università Sapienza di Roma, Anai


Fornire un quadro chiaro di riferimento operativo soprattutto ai soggetti pubblici e privati cui vengono imposti i nuovi obblighi di conservazione del documento informatico è il primo passo  – prima ancora della normativa (incluse le linee guida destinate a sostituire le attuali regole tecniche) – per avviare un serio piano di gestione dei nuovi processi e per affrontare con adeguatezza di risorse e di competenze le grandi responsabilità che ne derivano.

Il tema della conservazione digitale e delle sue criticità organizzative, infrastrutturali e tecnologiche sarà al centro del workshop che si terrà a Torino il 16 novembre 2018 nell’ambito della serie dei seminari organizzati annualmente in quella sede (siamo alla nona edizione) sui nodi più rilevanti della formazione e della conservazione digitale.

I problemi principali della conservazione digitale

A partire dall’analisi del quadro normativo del 2010, i colleghi torinesi hanno esaminato tutti i principali problemi che il digitale solleva in termini di cura: l’archivio ibrido (2011), la gestione delle e-mail (2012), la selezione e lo scarto (2013), la conservazione delle basi di dati (2014), il web archiving (2015), la sostenibilità economica e organizzativa del digitale (2016), la dimensione informatica degli archivi personali (2017). Quest’anno il tema è quello specifico della conservazione digitale e delle sue criticità organizzative, infrastrutturali e tecnologiche. Per la prima, dopo molti anni, lo sguardo sarà internazionale, grazie alla presenza di alcuni responsabili dei progetti più avanzati nel mondo in questo ambito (in particolare gli archivi nazionali dell’Australia e della Gran Bretagna e la rete delle istituzioni culturali olandesi), oltre ad Agid e all’Archivio centrale dello Stato. Inoltre, saranno oggetto di analisi critica le soluzioni software sviluppate nei diversi contesti e soprattutto in Italia, dove – a fronte di un numero elevato di conservatori accreditati – nessuno ha ancora avviato la valutazione della qualità archivistica delle piattaforme utilizzate.

Assicurare il futuro digitale delle nostre memorie

La scelta di Torino non è tuttavia un caso isolato in questo autunno 2018: il 30 ottobre l’Università di Macerata organizza a Roma un incontro dedicato anch’esso all’analisi dei sistemi di conservazione digitale con specifico riferimento ai requisiti di cui tener conto nella progettazione e realizzazione degli applicativi e delle soluzioni operative, mentre il giorno dopo a Milano su iniziativa di ANAI Lombardia e dell’Archivio di Stato si terrà un incontro (“Le vite degli altri. La sfida degli archivi di persona”) destinato a far emergere i tanti nodi irrisolti che attendono le nuove fragilità delle memorie documentarie degli individui. Non mancano corsi di formazione specialistici sulla tenuta dei database e dei siti web e sulla normativa (webinar organizzati da Agid e curati dal Formez).

Insomma, non si può negare che le comunità di pratiche (archivisti, informatici, ingegneri) non si siano preoccupati da tempo e continuino a preoccuparsi degli interventi necessari ad assicurare il futuro digitale delle nostre memorie, organizzando confronti tra conservatori italiani e stranieri e, soprattutto, interrogando con domande pesanti gli operatori del settore (aziende che sviluppano soluzioni informatiche, istituzioni che conservano, istituzioni che tutelano, ricercatori e professionisti che guidano i processi di trasformazione digitale).

La disattenzione di imprese e PA

I soggetti produttori di patrimoni digitali sembrano invece ancora lontani e disattenti, spesso confusi, sia nel caso delle imprese, sia nel caso delle pubbliche amministrazioni nonostante gli obblighi crescenti (ma non forse non abbastanza sanzionati) previsti dalla normativa. Basterebbe far riferimento agli articoli 43, comma 1-bis del Codice dell’amministrazione digitale e 44 comma 1-bis per prendere atto che la normativa ha creato un sistema di responsabilità precise e rilevanti a carico delle amministrazioni. Da un lato, infatti, è cessato l’obbligo di conservazione, in capo ai cittadini e alle imprese, del documento informatico già conservato per legge dalla PA (art. 43), dall’altro è previsto che almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provveda a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi, allargando (almeno sulla carta) la quantità della documentazione destinata ad essere gestita molto precocemente (nella fase ancora attiva) con sistemi e ambienti di conservazione.

Perché e per chi conservare?

Un impegno che dobbiamo assumerci (come ricercatori, esperti del settore, professionisti impegnati in questo campo) è quello di elencare gli interrogativi concreti che meritano una o più risposte altrettanto concrete, come del resto ci chiedono coloro che, sempre più numerosi, partecipano ai webinar e agli incontri informativi organizzati in questi mesi. In attesa di definire questa lista, rimane la domanda di fondo presente nel titolo di questo intervento e del workshop torinese: perché e per chi conservare? Quali sono gli utenti reali che il legislatore aveva in mente nel momento in cui ha costruito un sistema così complesso, costoso e articolato di conservazione? Come affrontare il nodo della sostenibilità organizzativa e come assicurare controlli di qualità che non siano solo formali e legati alla sicurezza informatica?

Le iniziative autunnali sul tema dovrebbero innanzitutto aiutarci a formulare bene sia gli interrogativi principali sia i quesiti specifici e fornire occasioni di incontro capaci di promuovere una robusta cooperazione inter-istituzionale. Un coordinamento di natura strategica è necessario per confrontarsi seriamente con le soluzioni che il mercato offre oggi e per elaborare risposte convincenti in grado di consentire alle pubbliche amministrazioni, alle organizzazioni private e alle persone di sfidare con successo il rischio di un’eclisse delle memorie che già nel 1993 preoccupava le istituzioni di conservazione e i centri della ricerca internazionale. Il quadro che emergeva dagli atti del convegno coordinato allora da Tullio Gregory e Marcello Morelli e intitolato Eclisse delle memorie (Laterza 1993) ci conforta almeno su un aspetto: diagnosi e cura erano chiaramente descritte e alcune delle proposte delineate in quella sede sono oggi parte della nostra normativa e di alcune buone pratiche.

Mancano ancora la diffusione delle buone pratiche, i controlli per assicurare la qualità e la coerenza degli interventi e la realizzazione di un sistema integrato ed efficacemente interoperabile.

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