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Digital Transaction Management (DTM): cos’è e come può migliorare la gestione documentale nella PA

Il Digital Transaction Management (DTM) consente una innovazione semplice, economica e non invasiva della gestione documentale nell’ambito della Pubblica amministrazione. Vediamo di cosa si tratta e in che modo può fare evolvere il modello di gestione documentale classico

06 Giu 2019

Giovanni Manca

consulente, Anorc


Digital Transaction Management (DTM), questo grande dimenticato. Anche dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Già, il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2019-2021 Agid dedica un paragrafo, il 6.7, al “Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionali (SGPA)”.

Ora, quanto stabilito nel Piano sarà certamente essenziale, come si legge a inizio paragrafo, “per il raggiungimento degli obiettivi di digitalizzazione, di semplificazione e di efficientamento dell’azione amministrativa della Pubblica Amministrazione previsti dall’Agenda digitale italiana e dal CAD”.

Ma ancora una volta ci si concentra su un modello di gestione documentale classico senza prendere in esame, magari anzi solamente in via sperimentale il modello del Digital Transaction Management (DTM) che sempre di più si afferma sul mercato privato mondiale.

Per capire meglio lo scenario vediamo cos’è un DTM e come può far evolvere i tradizionali sistemi che gestiscono i dati con i sistemi di gestione documentale.

Cos’è il Digital Transaction Management

Il DTM si inserisce perfettamente negli innovativi obiettivi di gestione documentale dei procedimenti amministrativi, potendo garantire che l’intero ciclo di vita del documento, dalla sua produzione fino alla sua conservazione, si colloca nell’ambito di un modello unico di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi.

Tramite un sistema DTM è semplice mettere in opera una serie di modalità operative che permettano alla PA, ai cittadini e alle imprese di usufruire di transazioni che rappresentano servizi innovativi e che sono utilizzabili tramite un unico punto di accesso e con un’interfaccia utente fisiologicamente più semplice perché omogenea agli obiettivi e semplicemente realizzabile con interfacce utente unificate e coordinate nell’intero sistema.

Un DTM è associabile a una categoria di servizi cloud utilizzabili per gestire transazioni informatiche basate sui flussi documentali.

Gli utenti operano in un contesto che gestisce in modo univoco e omogeneo la sicurezza dei dati, anche ai fini della protezione dei dati personali e consente l’adeguato livello di autenticazione degli utenti. I cittadini e le imprese possono usare SPID per l’accesso al sistema e ove necessario le imprese e la PA firmano digitalmente mentre i cittadini possono sottoscrivere utilizzando SPID nell’ambito di quanto stabilito nell’articolo 20, comma 1-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

DTM e Piano triennale

Il fatto che il DTM sia una particolare categoria di servizi cloud rende immediatamente soddisfatti due principi basilari del Piano triennale, cloud first e once only.

Un utente che vuole chiedere un’autorizzazione alla PA si collega al punto unico di accesso con le credenziali tipiche del suo genere (Es. il cittadino con SPID o la Carta d’Identità Elettronica – CIE). Fornisce i dati e i documenti necessari aiutato dai meccanismi denominati di “agreement”  nativi nel sistema DTM. In questo scenario di esempio il sistema invia al cittadino la modulistica predisposta ovvero consente la compilazione online. Viene verificato automaticamente che tutto il necessario sia stato inviato e parte il procedimento istruttorio. Sempre in modo automatico il personale della PA interagisce con l’utente su integrazioni e richieste di spiegazioni. E’ l’agreement cloud che si fa carico della gestione dei flussi interni ed esterni e della gestione dei formati documentali.

Il disegno del procedimento è molto semplice e consente di tener conto anche di dettagli come l’assenza di personale per malattia, maternità o altri aspetti similari. Il DTM è integrabile con CRM, ERP e HRM (gestione risorse umane) quindi ordini, controllo di gestione e il personale possono essere inseriti nel disegno generale del transazionale, disegnato esattamente sulle esigenze delle singole amministrazioni.

Il sistema è anche rispettoso di applicativi specifici operando sui documenti e quindi non ci sono problemi con i sistemi di protocollo informatico ovvero con la conservazione digitale a norma.

Riprendendo le previsioni del Piano triennale è evidente che la previsione di analisi dei procedimenti amministrativi della PA e dei dati prodotti rimane cruciale.

E’ indispensabile un’analisi di dettaglio su un campione di procedimenti amministrativi della PA, partendo da quelli di maggior interesse ai fini della trasparenza amministrativa per cittadini ed imprese. L’analisi porterà alla individuazione dei flussi documentali di riferimento e ne consentirà, oltre al censimento, un disegno coordinato e omogeneo a livello nazionale.

L’analisi evidenzierà anche le tipologie di dati e documenti scambiate e la semplificazione che permette la piattaforma dell’Anagrafe Nazionale delle Persone Residenti (ANPR) e dell’AIRE per i residenti all’estero.

In base agli esiti di tale verifica, saranno definiti una serie i criteri di base a supporto della redazione delle linee guida di interoperabilità dei sistemi di gestione documentale previste nel presente Piano Triennale.

Su questo aspetto è senz’altro valido il meccanismo delle API che consentono i colloqui machine-to-machine tra sistemi della PA ma anche l’agreement cloud del DTM. Infatti questo sistema permette di disegnare in modo semplice e flessibile il procedimento amministrativo, le interazioni con l’esterno possono essere automatizzate con varie modalità e la memorizzazione dei dati e i motori di ricerca documentale disponibili sul mercato possono essere anche supportati da meccanismi semantici e di intelligenza artificiale.

Ove necessario è anche possibile integrare un libro mastro transazionale con la tecnologia blockchain e ovviamente, in uno scenario più conforme alla PA con i tradizionali sistemi di conservazione digitale accreditata.

Come ulteriore pregio dei sistemi DTM possiamo annoverare anche quello delle possibili integrazioni con meccanismi di pagamento (quindi anche PagoPA) e di gestione del flusso acquisti e della fatturazione elettronica.

Un’innovazione semplice e non invasiva

Per quanto detto è auspicabile che la trasformazione digitale della pubblica amministrazione non trascuri il DTM che consente una innovazione semplice, non invasiva e integrabile con quanto esistente. Per la sua natura di servizio cloud è evidente come sia facile la poca invasività e l’integrabilità nei sistemi della PA che devono soddisfare il Piano triennale.

Il messaggio finale è quindi che con i sistemi DTM il limite realizzativo è solo quello della capacità di individuare i procedimenti amministrativi, il resto risulta estremante semplice da realizzare e anche economico quando si sceglie la possibile opzione del pagamento basato sul reale utilizzo (pay for use) anch’esso tipico dei sistemi cloud.

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