scuola digitale

Accesso al registro elettronico con Spid: vantaggi e problemi

L’uso di Spid per l’accesso al registro elettronico permetterebbe a insegnanti e genitori di avere una sola credenziale a prescindere dal numero di scuole e di figli e alle segreterie amministrative di risparmiare tempo. Ma l’uso ubiquo dell’identità digitale, pur obbligato dal DL Semplificazioni, è ancora lontano

02 Nov 2020
Patrizia Saggini

avvocata, esperta di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

registro elettronico

Il Decreto Semplificazioni  ha reso più evidente l’obbligo giuridico e quindi la necessità che tutti i servizi erogati dalle Pubbliche Amministrazioni siano resi accessibili con SPID: tra i servizi pubblici rientra ovviamente a pieno titolo anche il registro elettronico scolastico, in quanto tutti gli istituti scolastici, che fanno capo al MIUR, rientrano tra le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, richiamato dall’art. 2 lett. a) del CAD.

Il registro elettronico ha, quindi, tutte le caratteristiche per essere una killer application di Spid: permetterebbe di avere una sola credenziale per gli insegnanti per accedere a tutti i registri in qualunque scuola siano; ai genitori di avere una sola credenziale a prescindere dal numero di figli; alle segreterie amministrative di sgravarsi di un compito oggettivamente complesso.

Infatti, per garantire il pieno successo di Spid è necessario individuare alcuni servizi di interesse generale, frequentemente utilizzati dai cittadini, di natura pubblica e privata e capaci di avviare il circolo virtuoso dell’utilità dello strumento acquisito.

Vediamo quali sono i vantaggi e i problemi.

Il registro elettronico scolastico

Il registro elettronico scolastico è una piattaforma online che permette al docente di inserire i principali dati sull’andamento scolastico dei propri alunni. In particolare il docente, tramite un pc o un tablet, può inserire informazioni su:

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  • presenza e assenze;
  • voti delle interrogazioni e dei compiti in classe;
  • ritardi, uscite anticipate e giustificazioni;
  • compiti assegnati e verifiche programmate;
  • orario delle lezioni;
  • pagelle in formato elettronico;
  • note dei docenti;
  • comunicazioni scolastiche.

È uno strumento fondamentale nel rapporto scuola-famiglia: i genitori, infatti, possono accedere al registro e prendere visione di tutti le informazioni inerenti al rendimento scolastico del proprio figlio; tramite il registro elettronico possono inoltre essere contattati dalla scuola stessa per eventuali colloqui, o per prenotare i colloqui con gli insegnanti.

Per di più, il registro elettronico ha molti vantaggi anche per gli studenti, i quali possono accedere al registro per visualizzare tutti i compiti assegnati ed eventuali comunicazioni della scuola, oltre alla possibilità di visionare il proprio rendimento trascritto all’interno del registro online.

Il registro elettronico è stato introdotto con una specifica previsione normativa, a partire dal 2012; nel corso degli anni il suo uso si è diffuso nella maggior parte delle scuole italiane, come dimostrato anche dagli ultimi dati dell’Osservatorio Scuola Digitale 2019, in cui risulta che circa il 90% delle scuole adotta il registro elettronico.

Le criticità che ostacolano l’adozione del registro elettronico

A titolo esemplificativo, da un’indagine condotta nel 2019 dall’Ufficio Territoriale scolastico di Milano, risulta che su un totale di 332 siti web analizzati – che ricomprende tutta la Città Metropolitana – il censimento dei registri elettronici adottati è stato reso particolarmente ostico dalla poca visibilità del link o del banner che permette l’accesso; in quasi nessun sito vengono descritte a visitatori e/o utenti le funzionalità attive nel registro.

In particolare, su 10 siti non appare alcuna traccia dell’utilizzo di un registro elettronico da parte della scuola e su altri 23 si dichiara che il registro è riservato ai soli docenti.

L’adozione progressiva di questo strumento di supporto è stata anche oggetto di finanziamento da parte del MIUR, con il Piano Nazionale Scuola Digitale: i fondi destinati a supportare la sua adozione nelle scuole primarie sono stati, per il triennio 2015-2017, pari a 48 milioni di euro.

Le criticità che ancora si riscontrano sono dovute principalmente a:

  • scarse competenze informatiche del personale docente, che crea difficoltà nella compilazione dei registri e molti errori in fase di inserimento dei dati;
  • Inserimento dei dati non contestuale, dovuto alla mancanza di disponibilità della connessione di rete;
  • problematiche in merito alla privacy e al trattamento dei dati personali degli studenti.

A causa di questi problemi, in molti istituti si utilizza ancora il registro cartaceo o entrambi le tipologie di registro. Tuttavia il tradizionale registro cartaceo del docente rimane ancora uno strumento efficace di rilevazione e molti insegnanti “tradizionalisti” ne difendono l’ utilità attribuendogli una valenza significativa nel proprio lavoro.

Il Decreto Legge n. 95 del 2012 all’art. 7 rispettivamente ai commi 27 e 31 dispone che “Il Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca predispone entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie.”

Tuttavia, quest’obbligo non è mai stato del tutto attuato a causa del mancato piano di dematerializzazione previsto dal decreto stesso, che doveva regolamentare la digitalizzazione delle procedure amministrative nelle scuole.

Sul punto, è intervenuta di recente anche la Cassazione che, con sentenza n. 47241 del 21/11/2019 si è espressa in maniera contraria al previsto obbligo: i giudici hanno ribadito che non essendo stato ancora attuato il piano di dematerializzazione previsto dal Decreto Legge n. 95 del 2012, si vanifica del tutto il contenuto normativo previsto dal Decreto stesso, rendendo non obbligatorio l’utilizzo del registro e delle pagelle elettroniche, con conseguente coesistenza, nella pratica, di entrambe le forme di registri, quella cartacea e quella elettronica.

L’adozione del registro elettronico è quindi obbligatoria solo nel caso in cui il Collegio docenti deliberi il suo utilizzo nella scuola; secondo alcuni, dovrebbe essere deliberato solo nei casi in cui la scuola sia dotata di infrastrutture e strumenti tali da mettere l’insegnante nella condizione di poter operare in classe durante le lezioni; nello specifico, quando vi sia un’efficiente connessione wireless e pc/tablet a disposizione dei docenti in ogni classe.

L’accesso al registro elettronico è consentito solo attraverso credenziali che vengono fornite direttamente dalla scuola e sono costituiti da un nome utente e una password. Attraverso le credenziali, il docente accede esclusivamente ai dati riguardanti le sue classi e le sue materie.

Allo stesso modo, le famiglie possono consultare in qualsiasi momento l’andamento del proprio figlio e avere informazioni generali sulla sua classe, sempre utilizzando le credenziali di accesso assegnate dalla scuola.

Lo stato di adozione del registro elettronico

Il periodo di lockdown ha già ampiamente dimostrato che se si rendono disponibili servizi “SPID only” gli utenti si adeguano e corrono a dotarsi delle credenziali necessarie; oltre al fatto che più servizi ci sono da utilizzare con SPID, più si giustifica e si ricompensa il piccolo sforzo iniziale richiesto alle persone al momento della richiesta delle credenziali presso il provider scelto.

Ma da una breve indagine in rete si vede subito che il 99% delle scuole prevede ancora l’accesso al registro tramite credenziali assegnate in modo manuale, che non hanno niente a che fare dall’identità digitale.

L’unica esperienza diversa sembrerebbe essere quella del Trentino, in cui hanno reso possibile l’accesso con SPID alla parte riservata ai docenti; ma non ci sono dati specifici sulle modalità di accesso da parte dei genitori.

Gli artt. 64 e 64 bis, modificati dal DL Semplificazione, prevedono ora che:

– a decorrere dal 28 febbraio 2021, i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettera a) – quindi tutte le Pubbliche Amministrazioni- utilizzano esclusivamente le identità digitali e la carta d’identità elettronica ai fini dell’identificazione dei cittadini che accedono ai propri servizi online.
– sempre entro la stessa, data le PA rendono fruibili i propri servizi in rete tramite applicazione su dispositivi mobili anche attraverso il punto di accesso telematico presso la Presidenza del Consiglio – cioè l’app IO – salvo impedimenti di natura tecnologica attestati dalla società PAGOPA S.p.A.

Quindi, seguendo queste disposizioni, a breve ci dobbiamo aspettare che genitori e docenti possano accedere al registro elettronico con le credenziali SPID e che possano essere inviate notifiche e messaggi dal registro tramite l’app IO.

Il tema dell’integrazione del registro elettronico con le principali piattaforme abilitanti si era posto un po’ di tempo fa anche sul Forum Italia, ma senza nessuna soluzione definitiva.

Vantaggi e problemi dell’accesso al registro tramite Spid

Vediamo ora quali sono i vantaggi e i problemi di questo nuovo scenario:

  • Innanzitutto, ci sarebbe un risparmio di tempo del personale delle segreterie scolastiche per la gestione manuale degli account dei genitori e docenti, che verrebbe sostituita dall’integrazione del servizio con SPID;
  • Inoltre, ci sarebbe una diffusione ancora più capillare di SPID, visto che si amplia notevolmente la platea dei servizi disponibili;
  • Risulterebbe invece problematico come garantire l’accesso al registri per i ragazzi – dalle scuole medie in poi – che non possono essere in possesso di un account SPID perchè non ancora maggiorenni;
  • Sarebbe anche necessario individuare una modalità semplificata per effettuare gli adempimenti previsti per l’accreditamento dei fornitori di servizi presso AGID, visto l’elevato numero delle istituzioni scolastiche presenti sul territorio nazionale.

Da questo punto di vista, probabilmente è anche importante capire quale ruolo potrebbe essere esercitato dal Responsabile per la Transizione Digitale nelle scuole, che il MIUR ha individuato – con Decreto Ministeriale n. 529 del 1 agosto 2017 nella persona del Direttore generale della Direzione Generale per i contratti, gli acquisti e per i sistemi informativi e la statistica.

Sicuramente tutto il sistema scolastico ha bisogno di un forte coordinamento in questo senso, per rimanere al passo con le novità e per rendere i servizi offerti ai genitori sempre più digitali e accessibili, vediamo se nei prossimi mesi ci sarà qualche iniziativa specifica in questo senso.

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