L’attuale contesto di programmazione e attuazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza in particolare rispetto ai temi della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dello sviluppo della digital health, prevede un quadro normativo che detta tempistiche, ripartizione delle risorse economiche e specifiche tecniche definite a livello nazionale che stabiliscono un punto di partenza e di arrivo uguali per tutti.
In un contesto nel quale dunque il cosa, il quando e il come sono predefiniti qual è il ruolo e il contributo che l’Azienda Sanitaria territoriale può dare rispetto al rapporto con il proprio territorio e nell’ecosistema regionale e nazionale?
PNRR, un grande passo verso la Sanità digitale: obiettivi e sfide
Questa è la domanda che ASL Roma 1 si è posta quando ha iniziato ad approcciare i piani di sviluppo della digitalizzazione dei propri servizi, dei processi interni e dei servizi digitali ai cittadini.
Cultura aziendale e revisione dei processi per la trasformazione digitale della sanità
La risposta che ci siamo dati come direzione ICT, insieme alla Direzione strategica e ai principali stakeholder interni è stata che sviluppare quanto previsto dal PNRR poteva voler dire assolvere ad un mero adempimento amministrativo e tecnologico, oppure, lavorare sulla cultura aziendale e sulla revisione dei processi per attuare una vera trasformazione digitale.
Per fare in modo che gli investimenti del PNRR nell’ambito della digitalizzazione degli ospedali, dei servizi territoriali e del modello di comunicazione e interazione con i cittadini possano marcare un reale cambiamento nella modalità di erogazione e fruizione dei servizi sanitari e dei servizi amministrativi sottesi, da parte rispettivamente dell’azienda e del cittadino, è necessario che l’Azienda ripensi i propri modelli organizzativi in una logica di semplificazione, razionalizzazione e sequenzialità.
Per questo motivo sono stati attivati in diversi ambiti percorsi di analisi e riprogettazione tramite le tecniche lean, che hanno portato alla definizione di specifiche richieste funzionali e di interoperabilità delle piattaforme informatiche, in particolare in riferimento alla logistica dei farmaci e dei dispositivi, sia nel contesto ospedaliero, in particolare la gestione dell’approvvigionamento e della tracciabilità dei consumi nei reparti di degenza e nelle sale operatorie, sia nel contesto territoriale, con lo sviluppo di progettualità per l’home delivery e la tracciabilità dell’aderenza terapeutica.
Questo modello di analisi e riprogettazione è stato esteso ai servizi territoriali al fine di riorganizzare le attività di sportello per digitalizzarle e delocalizzarle attraverso l’attivazione di piattaforme in grado di gestire sia il self service digitale che il servizio digitale assistito, portando a efficientare i servizi di backoffice e ad aumentare l’offerta in termini di tempo, in considerazione sia della fruibilità H24 del servizio in modalità self service digitale che della riorganizzazione e delocalizzazione delle risorse agendo sulla rimodulazione dell’offerta.
Lavorare sulla formazione in ottica lean
Lavorare sulla formazione in ottica lean ha consentito a tutti e a tutti i livelli di mettere a fuoco un altro elemento fondamentale della trasformazione digitale, ovvero la capacità di formulare alla componente tecnica una richiesta strutturata e finalizzata al raggiungimento di un obiettivo specifico di fabbisogno funzionale e non la richiesta di una soluzione tecnologica pre-identificata. Un demand management appropriato consente all’interlocutore tecnico di poter rispondere al fabbisogno con la tecnologia più appropriata in quel contesto, in relazione al fabbisogno, sfruttando le potenzialità delle tecnologie già disponibili, introducendone di nuove in una logica di continuo consolidamento ed innovazione.
La richiesta di una particolare tecnologia rischia di essere un segnale di una organizzazione che mantiene uno status quo legato all’abitudinarietà delle azioni e alla propria zona di confort, mentre l’espressione di un fabbisogno in termini di esigenza organizzativa o funzionale orientata al raggiungimento di un preciso obiettivo di efficacia ed efficientamento, offre la possibilità di proporre soluzioni tecnologiche a supporto di un nuovo processo e quindi di poter sostenere nel modo migliore lo sviluppo dell’organizzazione e il suo percorso verso la digitalizzazione.
Certamente questa modalità di lavoro, se da una parte rende veramente lo strumento informatico una reale alternativa a quello analogico, sostituendolo come strumento di lavoro, dall’altra non può essere gestita in una logica emergenziale ma necessita di una programmazione a medio e lungo termine che possa garantire il superamento dello scoglio iniziale legato alla curva di apprendimento di una nuova tecnologia per poter arrivare alla soglia di equilibrio in cui si possono rilevare e misurare i reali benefici introdotti.
D’altro canto, per arrivare ad una gestione della domanda con questo livello di maturità è necessario lavorare sulla consapevolezza che il modo dell’Information and commnication technology è fatto di regole, normative e linee guida, come molti altri ambiti tecnici e scientifici. Si pensi al Regolamento Privacy, al Codice dell’amministrazione digitale, alle normative sulla sicurezza informatica (NIS2), ai Decreti e alle Linee Guida emanate dagli Enti e dai Dipartimenti competenti in materia (Agenas, Agid, ACN, Garante della Privacy, Dipartimento della trasformazione digitale…).
Un elemento fondamentale che questa occasione del PNRR ci deve lasciare è dunque un linguaggio comune che nasce dalla reciproca consapevolezza delle complessità di ciascun mondo, tecnico, scientifico, amministrativo. Da parte del mondo tecnico è necessario comprendere le complessità del mondo clinico, assistenziale, sociale, della relazione con il cittadino e del contesto socio-economico e politico. Da parte del mondo clinico è necessario comprendere le regole e le peculiarità del mondo digitale e l’importanza della revisione dei modelli organizzativi per consentire alle tecnologie di esprimere le potenzialità massime a supporto dell’erogazione dei servizi.
Il lavoro sulla formazione
In questo ambito pertanto sono state attivate diverse iniziative di formazione. Formazione sulla cybersecurity a tutto il personale attraverso l’attivazione di una piattaforma aziendale nella quale son veicolati contenuti con tecniche di intrattenimento e gaminification. Formazione sulle competenze digitali di base sempre estese a tutto il personale tramite il progetto del Dipartimento della funzione pubblica che consente alle amministrazioni che aderiscono all’iniziativa, di mettere a disposizione dei propri dipendenti di una formazione sulle competenze digitali relative alle 5 aree descritte nel Syllabus ( Dati, informazioni e documenti informatici, Comunicazione e condivisione, Sicurezza, Servizi-on-line, Trasformazione digitale) individuata a partire dall’autovalutazione delle conoscenze individuali, e con ammissione a percorsi di autovalutazione e formazione personalizzata disponibili sulla piattaforma.
Accompagnare lo sviluppo delle piattaforme digitali con adeguati programmi formativi sulle competenze digitali di base consentirà a tutti gli operatori di cogliere le opportunità che derivano da un utilizzo consapevole delle stesse e di sfruttarne appieno le potenzialità e ripensandone l’utilizzo e l’applicazione anche in contesti più estesi o differenti rispetto alla destinazione d’uso originaria. È proprio questo il processo che una volta innestato genera la reale transizione digitale di una organizzazione.
L’importanza della conoscenza degli strumenti digitali
La conoscenza genera fiducia. La fiducia consente di aprirsi al nuovo con maggiore entusiasmo e predisposizione.
Le linee di indirizzo sul Fascicolo sanitario elettronico 2.0 impongono inoltre ai contesti aziendali un grande lavoro di alfabetizzazione sugli standard e sui nomenclatori che caratterizzano il mondo sanitario e che garantiranno una reale interoperabilità dei dati.
Dati e documenti nativi digitali il cui processo di generazione è accompagnato dalla transizione all’utilizzo diffuso della firma digitale. Anche su questo l’Azienda ha da tempo intrapreso un percorso di alfabetizzazione e di innovazione degli strumenti di firma. Sono in corso di sostituzione le tecnologie di firma, passando all’utilizzo di firme remote, remote automatiche e massive, firme elettroniche avanzate per l’archiviazione dei documenti in cui sia richiesta l’apposizione della firma da parte dell’utente, così come è stato completamente digitalizzato e delocalizzato il processo di identificazione, generazione e distribuzione dei certificati di firma.
Analoga modalità è stata introdotta per la distribuzione delle credenziali SPID per uso professionale che l’Azienda ha messo a disposizione di tutti i propri dipendenti che in nome e per conto debbano effettuare operazioni sui portali istituzionali di altri Enti.
PNRR Salute grande occasione per una vera svolta: cosa manca per centrare gli obiettivi
Dati e mobile first per rinnovare le attrezzature sanitarie
Il Piano Nazionale di ripresa e resilienza offre una straordinaria occasione di rinnovamento degli strumenti di lavoro digitali, anche in termini di attrezzature. Questa occasione non può non essere colta per definire il fabbisogno in relazione al principio del mobile first e della generazione e consultazione del dato, del documento e dell’informazione contestualmente all’attuazione dell’atto clinico, assistenziale e ammnistrativo.
La contemporaneità e la contestualità sono elementi fondamentali perché il dato porti con sé intrinsecamente e come attributi le informazioni che descrivono esattamente l’evento e le sue caratteristiche, consentendone anche a posteriori una lettura contestualizzata e coerente con il percorso.
Nell’ambito della realizzazione dei progetti di telemedicina il PNRR pone alle strutture tecniche di information and communication technology e di ingegneria clinica una sfida che non può non essere colta, ovvero quella di un terreno comune di discussione sulla sicurezza e interoperabilità dei sistemi.
Le linee guida per lo sviluppo delle piattaforme, infatti, impongono e definiscono per i dispositivi standard di interoperabilità che garantiscano la trasmissione e la raccolta del dato e quindi la tracciabilità in relazione ai livelli di utilizzo, il monitoraggio il tempo reale dello stato di salute, la verifica e il check di corretto funzionamento e configurazione del dispositivo per garantire la massima sicurezza al paziente.
Potenziare le infrastrutture in termini di cloud e di connettività
Il PNRR non offre solo occasioni di rinnovamento e sviluppo dei servizi digitali ma anche la possibilità di potenziare le infrastrutture in termini di cloud e di connettività. Il Polo strategico nazionale, la predisposizione e certificazione dei cloud regionali o pubblici, i grandi progetti di connettività delle strutture sanitarie come Sanità Connessa, che offrirà gratuitamente per sette anni, connettività in fibra a 17.000 strutture sanitarie, sono solo alcune ma sicuramente tra le più importanti iniziative messe in campo a livello centrale per consentire lo sviluppo della digitalizzazione di tutta la pubblica amministrazione, dai livelli locali a quelli regionali e nazionali, in una logica di miglioramento continuo e di equità di accesso.
La nostra Azienda ha aderito e sta aderendo con entusiasmo e con consapevolezza e attenzione a questi progetti, al fine di offrire migliori performance e potenzialità di sviluppo ma garantendo la continuità operativa e la sicurezza in azienda.
La riorganizzazione della rete dei servizi e delle strutture territoriali
La riorganizzazione della rete dei servizi e delle strutture territoriali in Case della Comunità e Ospedali di Comunità, Centrali operative e la relativa definizione dei servizi e della attività che dovranno essere garantiti, anche con il supporto delle nuove tecnologie ICT che supportano la nuova modalità di erogazione attraverso la Telemedicina, ha reso per le Aziende sul territorio e per le Regioni, sempre più centrale il tema della analisi dei dati di popolazione, della domanda e dell’offerta rispetto a specifici bacini di utenza connotati non solo dal punto di vista clinico ma anche sociale, economico e culturale. Anche la ASL Roma 1 dunque da tempo ha iniziato un percorso di implementazione di piattaforme tecnologiche, modelli organizzativi e formazione finalizzate alla fruizione di dati di qualità, in tempo reale ed elaborati per poter restituire informazioni sull’organizzazione, sui propri processi e le proprie performance oltre che per abilitare progetti basati sull’utilizzo dei dati stessi.
Questo fabbisogno ha reso necessaria una attività tecnica di documentazione relativa ai processi di estrazione e trasformazione, l’implementazione di processi di validazione formalizzati, ad attività di normalizzazione delle banche dati estratte dai diversi applicativi verticali.
Tutti questi fattori hanno garantito uniformità e coerenza dei dati in termini di formato, completezza e aggiornamento, l’affinamento dei processi di estrazione in un formato più leggibile dall’utente e facilmente elaborabile da sistemi di BI.
Lo sviluppo di una organizzazione data driven è possibile solo con un forte indirizzo da parte del top management aziendale e, nel nostro caso, il focus del progetto è stato caratterizzato dal fatto che sempre di più l’organizzazione sia stata messa nella condizione di imparare a leggere e sfruttare i risultati messi a disposizione per incidere sui singoli processi, attraverso eventi di formazione e confronto anche con importanti interlocutori del mondo universitario e della ricerca, oltre che con le altre realtà aziendali e regionali del territorio.
Gli stakeholder e gli interlocutori delle Centrali operative territoriali aziendali stanno apprendendo a rapportarsi sempre più spesso con i risultati delle analisi proposte utilizzandole come strumento per il miglioramento continuo e il raggiungimento dei risultati attesi.
La valorizzazione del patrimonio informativo pubblico
Uno degli obiettivi strategici del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione a cui la nostra Azienda si è ispirata, oltre alle linee di indirizzo e programmazione di Agenas, è la valorizzazione del patrimonio informativo pubblico ed è per realizzare tale obiettivo che sono stati affermati alcuni principi ritenuti fondanti per il progetto stesso, tra questi il superamento della logica a silos in favore di una visione sistemica e la messa a disposizione dei dati verso la società.
Questo filone progettuale ha inoltre consentito alla Direzione Strategica di acquisire ancora maggiore consapevolezza della necessità di una regia unica che disegni i processi di standardizzazione, generazione, conservazione e riuso dei dati.
Come indicato nel Piano stesso, la creazione e il potenziamento di strutture dedicate a queste attività può portare ad un miglioramento delle performance amministrative dell’organizzazione ma anche e soprattutto ad un ampliamento delle possibilità di analisi e ad un maggiore e innovativo sviluppo dei servizi al cittadino.
L’obiettivo tecnico di costruire un sistema di business intelligence efficiente in grado di fornire lo sviluppo di reportistiche integrate ed evolute, accompagna quello strategico di implementare un sistema omogeneo di informazione e trasferimento di conoscenza al servizio della Direzione Strategica e dell’intera organizzazione aziendale, in modo utile a generare valore aggiunto per l’utente finale per le diverse componenti professionali dell’Azienda.
Ambiti di progettazione e realizzazione a medio e lungo termine
Altri ambiti di progettazione e realizzazione a medio e lungo termine che l’Azienda si propone di sviluppare, in una logica di progetti “data driven”, sono la sperimentazione di progetti su Internet of Things, di Realtà Aumentata, di Telemedicina, di Data linkage per la valutazione trasversale di processi produttivi lineari.
Tali obiettivi si stanno declinando operativamente nell’introduzione di strumenti evoluti di ricerca semantica basati sulla metadatazione, di strumenti di rappresentazione geolocalizzata attraverso l’utilizzo di sistemi GIS integrati, nello sviluppo di un progetto di Population Health Management per i pazienti cronici multipatologici e nell’implementazione di un sistema di Customer Relationship Management per la sanità.
In particolare nell’ambito del progetto di Population Health Management applicheremo algoritmi per la definizione di classi di popolazione omogenee per patologia e condizioni socio-economiche, geo-localizzazione dei cluster di popolazione in relazione ai fenomeni relativi ai consumi e all’offerta aziendale, definizione di schemi che individuino comportamenti comuni per classi uniformi di popolazione in relazione ai percorsi proceduralizzati in azienda per definire scostamenti e ambiti di miglioramento, analisi delle sovrapposizioni tra classi di popolazioni per l’identificazione di bisogni comuni, analisi di trasformazione della cardinalità e delle caratteristiche delle classi di popolazione per l’analisi dell’evoluzione dei bisogni sanitari e socio-economici.
Il progetto di Customer Relationship Management
Nell’ambito del progetto di Customer Relationship Management abbiamo iniziato ad affrontare il tema dei Big Data. In tale ambito la componente di dati semi e destrutturati provenienti da sorgenti esterne all’Azienda – quali i Social network – con le loro caratteristiche di varietà ed eterogeneità, rivestono un elemento essenziale.
Obiettivo del progetto è realizzare un’infrastruttura tecnologica con funzionalità in grado di supportare adeguatamente la sistematizzazione e l’evoluzione dei modelli di relazione con gli Utenti, sfruttando il potenziale che le tecnologie digitali (data analytics, web 2.0…) rendono disponibili. L’esigenza di una piattaforma tecnologica a supporto di queste attività nasce dalla necessità di semplificare e velocizzare le attività svolte e sfruttare appieno le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie.
I principali obiettivi del progetto sono anticipare le esigenze degli Utenti, rendendoli maggiormente autonomi e partecipi nella fruizione dei servizi, conoscerli meglio attraverso la costruzione di un profilo personale e un’accurata segmentazione, a partire dalle quali personalizzare i servizi resi e “favorirne” la fruizione, ascoltare la voce degli Utenti, attraverso i diversi canali di comunicazione – in particolare quelli digitali – richiedendo feedback sui servizi fruiti, condividendo la presa in carico delle problematiche riscontrate ed accogliendo i suggerimenti di miglioramento.
Lo sviluppo di questi progetti deve essere accompagnato da riflessioni di carattere tecnologico e amministrativo. In particolare sarebbero da approfondire e meglio comprendere alcune modalità di acquisto dei beni e dei servizi previste dal Codice degli Appalti e poco utilizzate, che potrebbero meglio supportare queste nuove progettualità, come ad esempio il parternariato pubblico privato e tutte le modalità che consentono e facilitano la coprogettazione dei servizi.
Il PNRR e le opportunità di ripensare le Asl
Le risorse del Piano nazionale di ripresa e resilienza offrono sicuramente per una azienda delle dimensioni e della complessità della ASL Roma 1 un punto di partenza per ripensare sé stessa in una visione di azienda vicina e digitale, pienamente integrata in un percorso di sviluppo regionale e nazionale, ma non sono certamente esaustive delle necessità di rinnovamento necessarie ad un contesto che per dimensioni ed eterogeneità risulta di grande complessità.
A partire dal tema delle risorse umane, delle competenze e della formazione delle stesse. Il PNRR è una grande occasione di portare in azienda a supporto dello sviluppo dei progetti, tecnici e project manager provenienti dal mondo della consulenza e dei produttori di piattaforme digitali. Ma sarà veramente l’occasione di rinnovare e rafforzare gli organici e le competenze della pubblica amministrazione, delle sue tecnostrutture? Ormai il ruolo del Chief Information officer, del Chief Digital Officer, del Responsabile della transizione digitale e del Chief security officer assumono la conformazione di un professionista con caratteristiche manageriali che deve necessariamente gestire e coordinare competenze tecniche eterogenee , con forti autonomie decisionali e competenze di settore specifiche, che concorrono spesso sulle stesse risorse economiche con obiettivi complementari ma spesso contrapposti, la sicurezza verso la rapidità di implementazione, la trasparenza e la circolarità del dato verso la tutela del diritto alla privacy e si potrebbero citare molti altri esempi. Anche all’interno della nostra Azienda ci si interroga su come rendere compatibili risorse spesso scarse rispetto alla necessità di integrare le aree tecniche e di formare adeguatamente le risorse sia dal punto di vista delle competenze di settore che manageriali e di project management.
Per contro spesso si rischia per necessità di tempistiche stringenti di attuazione dei progetti, di doversi affidare a competenze esterne che sicuramente arricchiscono in termini di multidisciplinarietà, metodologia e aggiornamento sui contenuti l’organizzazione e che oggi spesso possono trovare copertura economica nei finanziamenti stessi del PNRR, ma rischiano di sottoporre l’Azienda a fenomeni di lockin non solo tecnologico ma anche di risorse umane in termini di conoscenza e competenza dei processi interni oltre che a fenomeni di turn over non governabili dall’azienda come committente, non essendo il diretto datore di lavoro.
Conclusioni
In sintesi il PNRR rappresenta come fin qui evidenziato una grande opportunità ma dal mio punto di vista non solo in termini economici relativamente agli investimenti in tecnologie e infrastrutture, che sicuramente resteranno come patrimonio tangibile di questa fase storica, ma soprattutto che dovrà essere l’occasione di strutturare e lasciare un patrimonio intangibile di soft skills , competenze, modelli organizzativi, visione e cultura digitale che continueranno ad alimentare le generazioni future e che disegneranno la pubblica amministrazione del futuro così come saremo capaci di immaginarla oggi, grazie alle potenzialità delle tecnologie e malgrado le stesse, che evolveranno più rapidamente di quanto possiamo immaginare, rendendo disponibili possibilità che potranno essere colte solo se avremo saputo rinnovare e riorientare le persone e quindi le organizzazioni.
Marco Polo descrive un ponte, pietra per pietra. – Ma qual è la pietra che sostiene il ponte? – chiede Kublai Kan. – Il ponte non sostenuto da questa o quella pietra, – risponde Marco,- ma dalla linea dell’arco che esse formano. Kublai Kan rimane silenzioso, riflettendo. Poi soggiunge: – Perché mi parli delle pietre? E’ solo dell’arco che m’importa. Polo risponde: – Senza pietre non c’è arco.
Se il cosa, il quando e il come sono predefiniti dalle Istituzioni centrali il compito non scritto che devono trovare le organizzazioni locali nell’execution del Piano è trovare il Perché, ovvero dare un senso all’insieme delle diverse iniziative del Piano stesso, portando alle Comunità il beneficio delle soluzioni realizzate nell’immediato e la prospettiva che può dare la costruzione di un ponte per terre apparentemente separate. Le pietre le ha fornite il PNRR, ma il senso, la costruzione e soprattutto la responsabilità di avere un arco che sottenda alle singole pietre ed alla robustezza del ponte è da identificare negli attori che realizzano i progetti, solo così il PNRR può avere un valore che va oltre l’importo nominale traghettando le nostre Comunità verso un futuro efficiente e sostenibile.